档案记忆观下的企业档案管理分析

吴峻（北京市自来水集团，北京，100053）



档案记忆观下的企业档案管理分析

吴峻
（北京市自来水集团，北京，100053）

［摘要］企业档案是维护企业组织记忆的重要依据，在档案记忆观视野下做好企业档案管理工作，必须做好档案收集工作，对企业档案进行科学的整理分类，加强对档案信息的开发和利用，以实现传承与传播企业记忆的目的。

［关键词］档案记忆观现代企业档案管理企业档案

档案个人是在国社家会机活构动、社中会直组接织形或成的有价值的各种形式的原始记录。企业档案记录着企业生产、管理的全过程，是企业记忆的载体。在档案记忆观视野下，利用企业档案构建企业记忆可以加强企业文化建设，提高企业凝聚力，从而推动企业健康快速发展。

1　档案记忆观概述

档案记忆观是档案界的一个新概念，是指人们对档案工作具有的构建人类记忆价值的一种基本认识。在组织发展过程中，档案管理是对组织各项活动原始数据的记录和保存。档案记忆观将档案和社会以及社会人员的历史记忆相联系，从而发挥档案的社会责任［1］。在档案记忆观视野下，档案作为很多事件以及活动的记忆保存载体，发挥着重要的作用。通过对档案记忆观的研究，可以充分认识到档案在社会记忆中的重大作用，档案是社会记忆的一种基本形态，在国家以及社会记忆中具有独特的地位。除此之外，档案记忆观还揭示了档案在社会记忆的保护以及构建工作中的重要作用［2］。正是由于对档案记忆观的研究，企业才能在历史不断发展的进程中，更好地发挥档案的价值，实现档案的重要使命。

2　档案记忆观视野下企业档案管理的必要性

从档案记忆观的视野来看，在企业的组织记忆构建中，档案管理发挥着重要的作用。企业记忆的保存和传承必须依赖一定的媒介和载体，而这个载体和媒介就是档案。因此，在企业组织记忆的构建中，企业档案具有重要的作用，在传承企业优秀文化中也发挥着重要的作用。企业所有经营活动之间都具有紧密的联系，这种内在的联系是相对客观的，将所有经营活动信息按内在联系组合起来，就可以完整地反映出企业的过去。通过对这些信息的整理，可以帮助企业员工更好地理解企业的组织记忆，并且将不同的经营活动联系起来。企业档案可以作为企业组织记忆的内容和载体，也为企业组织记忆的构建和传承提供了一个良好的环境［3］。所以，企业的记忆必须通过档案进行保存和传承。这就要求我们做好档案收集工作，保证档案的真实性、完整性与连贯性，才能保证企业组织记忆的完整性；做好档案整理分类工作，便于档案信息资源的开发利用；做好档案信息资源的开发利用工作，达到传承与传播企业记忆的最终目的。

3　档案记忆观视野下的企业档案管理措施

3.1做好档案收集工作，构建完整的企业组织记忆

记忆可以分为个人记忆、集体记忆和社会记忆等，企业组织记忆是企业员工对企业认同的一种表现，在企业的发展过程中，必须将企业的组织记忆传承下去。所有类型记忆的存在以及流传都必须依靠一定的载体。企业在自身发展过程中需要从事各种经济活动，通过企业的生产和经营满足社会的需求［4］。众所周知，企业档案是企业在研发、生产以及所有经营活动中形成的各种形式的记录，承载着企业发展的记忆。因此，需全面、系统、完整地收集企业档案，维护企业档案在内容上、时间上和空间上的连续性，保证企业组织记忆的完整。

新时期下，社会逐渐向多元化的趋势发展，企业的发展也越来越多地体现多元化，在这样的一个大背景下，企业文档产生的方式也是各种各样的，具有多元化的特点。企业在进行档案管理，尤其是在收集数据和资料的时候，应该从多种角度出发，全面收集资料，从而保证档案资料的全面性。在收集企业档案资料的过程中，应该及时控制和管理具有保存价值的档案信息。为了保证企业组织记忆的完整性，必须对企业的各种档案信息进行全面收集和管理。因此企业在收集档案材料的过程中，应该从多方面同时入手，积极鼓励相关人员以及部门参与，最终构建完整的企业组织记忆。在实际的工作中，企业应该从宏观的角度全面地把握企业在现阶段的发展方向，并积极收集企业所有类型活动数据的资料，并对其进行整理分类和保存［5］。值得注意的是，档案资料具有真实性和完整性，因此在收集资料的时候，也应该注重档案资料的真实性，保证所有资料都真正来源于企业活动中。在收集企业档案资料的时候，可以以时间为链条收集企业从发展初期一直到逐渐壮大的不同阶段的相关信息。除此之外，为了提高档案资料收集和管理的效率，企业应该与时俱进，充分利用现代化信息技术，建立信息化的档案资源库，从而对企业的组织记忆更好地进行管理。

3.2对企业档案进行整理分类，便于利用

企业组织记忆的构建是一个比较漫长的过程，不仅要求收集到完整的企业组织记忆，并且还要求对所有的档案资料进行有效的分类和管理，保证资料的科学性和真实性，便于后期开发利用。企业组织记忆记录的是企业的发展历程以及现阶段所有的经营活动，其中包括工作人员以及部门的相关信息。通过对企业组织记忆进行整理分类，可以帮助企业更好地对自身的发展进行反思，可以帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出，从而促进企业的进一步发展。

真实性是档案的一个最关键的属性，所以企业在收集档案资料的时候，一定要保证所有的档案资料都是真实有效的。这就要求企业对收集到的企业档案资料进行有效的整理和分类，对所有的档案进行鉴定，通过多方鉴定最终保证档案资料的真实性。此外，档案管理者在对档案资料进行鉴定的时候，应该有效识别档案资料的重要性，对于与企业发展战略一致的信息应该进行重点保存，尤其是对企业未来发展有重要借鉴意义的资料，应该进行重点分类管理，以便后期查询和使用。随着信息化的不断发展，越来越多的企业都建立了数字化的档案信息库，数字化的档案信息库包含的资料更具完整性，并且管理上也更加便捷，可以大大提高档案管理工作的效率［6］。

3.3加强对档案信息的开发和利用，传承企业记忆

对企业档案信息进行收集和整理，最终目的就是充分发挥企业档案信息的价值。通过企业组织记忆的构建，还可以加强全体员工对企业的认同感，在企业发展进程中，员工对企业的认同感是非常重要的［7］。

在实际的档案管理工作中，档案管理者必须对档案管理的最终效果进行有效整合，然后通过员工容易接受的方式展现在员工的面前，这不仅可以有效提升员工的企业认同感，还可以有效激发企业内部的组织记忆［8］。档案管理者在将整合后的档案信息展现在全体员工面前的时候，不仅要使整个过程容易被接受，还应该考虑到提高员工的参与性和投入度，以当前特别受人们喜爱的方式表现出来。例如通过微电影、展览馆以及纪实等形式，内容要通俗易懂，并且涵盖企业的文化。

4　结语

档案本身具有记录性、真实性和原始性的特点，因此成为社会记忆的重要媒介和载体。企业在不断发展的过程中，通过档案承载企业发展的整个历程，将企业发展相关的记忆和档案紧密联系起来，为企业的进一步发展提供决策依据。在档案记忆观视野下，企业必须构建完整的企业组织记忆，并对档案资料进行有效的整理、保存和利用，充分利用档案的价值，从而促进企业健康持续发展。

参考文献

［1］李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析［J］.档案学通讯，2013（1）:141-142.

［2］余慧玲.档案记忆观视角下的高校档案管理与校庆关系探析［J］.广东技术师范学院学报：自然科学版，2013（7）: 75-77.

［3］李兰.档案记忆观视野下的企业档案管理探析［J］.黑龙江档案，2014 （4）:141-141.

［4］舒剑.新时期企业档案管理分析［J］.经济技术协作信息，2015（9）:32-32.

［5］马桂玲.档案记忆观视野下的企业档案管理探析［J］.民营科技，2014 （9）:141-141.

［6］方秋生，石华平，廖勇军.企业档案管理成本比较性经济分析——以成都市为例［J］.档案学研究，2013（1）:18-20.

［7］杨艳.市场经济下企业档案管理的创新实践分析［J］.中国新技术新产品，2012（2）:247-247.

［8］李楠.档案记忆观视野下的企业档案管理探析［J］.办公室业务，2015 （12）:52-53.

Analysis on Enterprise Archive Management from the View of Archival Memory

Wu Jun （Beijing Waterworks Group，Beijing，100053）

Abstract：Enterprise Archive is an important basis for the preservation of organization memory.In order to accumulate enterprise’s memory，it’s essential to manage enterprise archive from the view of archival memory.People should collect and organize archives scientifically，and strengthen development and utilization of archive information.

Keywords：View of Archival Memory；Modern Enterprises；Records Management；Enterprise Archive

［分类号］G271命。

［作者简介］

吴峻，女，北京市自来水集团禹通市政工程有限公司资料员。