关于切实推进基层档案登记工作的思考——以江苏省常熟中学为例

陶丽霞丁耀琪（1.江苏省常熟中学，江苏常熟，215500；2.常熟市档案局，江苏常熟，215500）



关于切实推进基层档案登记工作的思考
——以江苏省常熟中学为例

陶丽霞11丁耀琪22
（1.江苏省常熟中学，江苏常熟，215500；2.常熟市档案局，江苏常熟，215500）

统计是任何一项管理工作的基本任务，有了统计才能够准确认识本行业的成就业绩，才能通过数据分析问题，科学规划未来的发展规划，因此档案工作必然要有统计工作，档案统计也是档案业务工作的重要环节。但是，在业界对档案统计的研究是十分薄弱的，无论在档案理论和实际操作中，档案统计环节明显弱于其他档案业务环节，档案统计理论单薄肤浅，实践缺少章法。档案统计由登记和统计两部分组成。登记，是对档案的收进、移出，以及整理、鉴定、保管、利用等情况，通过簿、册、表、单等形式加以记载，以揭示它们的过程、现状和变化。登记是统计的基础和前提，是档案统计的一种原始资料，有了准确详尽的登记才会有科学的统计，这也是维护档案的完整与安全的必要手段之一。因此，如何做好档案依法登记就成为当前档案工作的重要课题。

一、全面分析基层档案登记的现状与存在问题

目前，广大基层单位统计工作没有适合的统计平台，没有规范的定式样本，各自为政，登记质量普遍低下。如图1，在基层档案室的统计工作中档案登记不规范，统计报表所需的统计数据没有登记齐全。在这样的登记基础上，统计数据靠的是在上年报表上进行简单累加，或是进行数据估计，更有为了数据体面进行编造。基层档案统计质量的准确性堪忧，带来全局性的统计忧患。

1.没有建立好系统的档案登记台账。档案登记以数字将有关档案和档案工作的原始情况，分门别类、连续地登记，并形成表册台账。登记是所有管理工作最基本的普惠方法，有了基础登记才有后续的各项管理工作。登记是档案管理最基本的管理手段，在档案编目过程中的编制卷内目录、案卷目录、归档文件目录就是一种登记。然而，正因为做了大量的目录登记工作，档案人员普遍认为档案登记就是这方面的工作，后续的其他登记趋于虚无了。基层档案室对档案目录和档案工作情况很少有一系列详尽系统的登记，并像会计工作一样建立总账、分类账、日记账等，建立齐全的档案登记台账簿。只有孤立的档案利用登记、收进移出登记等少量表式，一些必要的“检索工具登记”“档案设备登记”“编研成果登记”“库房安全检查记录”等或没有建立完整，或简单粗略。

图1档案室年报（档基3表）项目登记状况分析

2.档案登记科目目的取向不全面。目前基层档案室仅有的几种档案登记表式都是沿袭以前的习惯程式，没有适应现代档案统计之需。比如《档案利用登记簿》常见项目有：日期、利用单位、案卷或文件材料题名、档号、数量、利用目的、借阅人签名、归还日期、备注等，这些登记项目是基于档案馆长期的经验方法积累形成的，确有一定的作用，但是有些项目不适应基层档案室。如“利用单位”，基层档案室利用者基本是本单位人员，这个栏目设立就没多大意义，改成“部门”更合适。而且这些登记的目的指向仅是管理之用，使有关工作有案可查，没有考虑年报统计的需要。国家档案统计年报近年得到迅速改进，如需要填报利用电子档案数，而基层档案登记没有跟进，出现了档案登记不全却要填报统计数据的窘境。还有各类档案排架长度、页数等数据都没有登记，基层单位为了完成统计任务，只得进行估计测算和臆想数据，得出的统计数据全无价值。

3.档案登记方法陈旧。档案工作台账和档案登记簿等绝大部分仍为纸质形式，有的单位档案登记即使运用了电子表格方式进行登记，也仅是独立的单个表式，不是一个档案登记的数据库。好多数据分散孤立，文本结构缺乏数据关系与自动统计功能，进行年报统计时还需要各个登记表分别统计计算后得出数据，填入档案工作报表对应表格中，导致经常出现繁重的重复统计核对，反复地纠错更正。档案登记和统计没有进入数字化时代，这与发展迅速的档案信息数字化工作形成鲜明的落差。

4.科学统计意识淡薄。档案登记是统计的基础工作，不仅需要科学严谨，更应当严守法治要求。档案工作的每个数据都必须来源于原始登记，然后按国家统计方法程序进行科学统计汇总。各级档案部门的统计法治意识普遍不高，因各单位登记统计方式各异，责任意识不强，造成基础数据缺失，档案人员发现数据不全，也不去刨根问底，为了报表亮丽，通过主观推测、猜想直至臆造填写，应付上级档案行政部门，以致档案统计数据出入较大。上级监管部门监管力量也薄弱，无法进行纠正。这种状态下形成的统计表，小则影响本单位业务质量，大则影响国家宏观业务决策，最根本的是违背了统计的科学性和法治精神。

校史二馆

二、认清档案登记统计的意义和价值取向

在法治时代，档案登记统计是一项法定的任务，也是科学管理的基本方法。机关、企事业单位对本单位档案状况和档案工作状况进行分门别类登记，科学统计后按照要求向档案行政管理部门逐级报送，档案行政部门对档案事业进行统计分析，并以登记统计方式实现依法监管。因此，基层单位档案登记统计的科学性和法定要求十分重要。在常熟市档案局的监督指导下，我们在优化创新基层单位档案登记工作中坚定几个方向：

一是档案登记服从于国家档案报表填报工作。国家档案统计系统是反映档案事业现状的科学体系，从项目设置到统计方法不仅是用数据反映档案工作成果，同时也是对全国档案工作的一种引导，更是一种依法监管的方法，体现了档案工作的国家意志。基层档案室填报工作报表是一项严肃的法定任务。因此，基层档案室的登记工作首先要满足国家报表统计的需要，这是档案登记的主要的价值取向。基层档案室要对报表所需的117个项目建立完备的档案和档案工作登记表，并如实认真地登记好，保证报送的各种工作报表内容真实、数据准确、报送及时。

二是档案登记服务于档案管理工作。登记是各项管理的基础工作方式，通过编制文件级、案卷级目录进行详细的著录登记，是对档案资源进行科学管理和有效利用的必要手段。对档案工作状况、流程也必须进行严格的登记，做好移交接收、收进移出、鉴定销毁、借阅利用等各个业务环节的登记才能保证档案的安全。档案工作组织管理、安全管理、现代化管理等也需要登记工作。档案设备设施、库房安全检查、档案信息化等，有了完整的登记，才能组成科学管理档案的完整流程。全宗卷中的文件材料大都属于这一类型的登记。

三是以登记促进档案工作的科学发展。档案登记是一种行为概念，是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的具体行政行为，体现的是档案行政监管职能。因此档案登记还要满足于档案行政管理。这种登记不是对档案实体和档案管理具体行为的登记，但在档案管理工作过程中不可或缺。如立档单位综合情况、基层单位的档案工作分管领导、档案部门负责人、专兼职档案人员。这类登记的目的，一是对档案工作队伍状况的登记，二是对管理法定责任的登记。不仅要登记好，还要向上级档案行政监管部门进行报备。因此，做好档案登记，加强与档案行政部门的联系，提供监管信息，是档案依法行政与科学发展的必然路径。

四是登记统计要走信息化之路。档案工作要走信息化之路，档案的登记统计是先驱领域，也是最基本的内容，我们在创新基层档案登记统计工作中坚持走信息化形式，从登记到统计，以至报表报送均采用信息化的方式。档案工作信息的快速集成，对基层单位和档案行政管理部门宏观调控、优化管理、促进档案事业改革都是必要手段。这是档案人突破困境、谋求发展的时代追求。

三、依托互联网平台推进档案登记工作的创新实践

基于常熟档案行政监督指导工作的良好基础，互联网与档案登记工作的深度融合，常熟市档案局最近研发的“档案信息化行政监管系统”，实现了档案行政“实时、无缝式”监管的目标，是转变档案行政管理模式，推进档案依法行政的有益尝试，是一个集“行政、执法、业务”于一体的管理平台，是一份科学合理的档案登记电子文本台账，项目齐全，内容丰富，智慧提示，科学有序，其项目内容围绕档案和档案工作状况展开登记。江苏省常熟中学积极参与档案登记和统计工作的创新优化实践，从实现年报生成、行政报备、业务管理等多重目标出发，建立了档案室全新的登记体系，进行了详细的登记。

1.立档单位概况。有单位名称、办公地址、法人代表、通讯方式等基本情况，还有成立时间、隶属关系、基本职能、组织机构代码等。通过这些要素内容，行政机关能掌握其基本的状况。

2.年度工作计划。有年初制订的工作计划、日常会议记录、活动记录，包括经费投入情况等日志管理。

3.档案工作管理网络名单。有档案工作领导小组、档案鉴定小组以及档案人员名单，分别含有相关责任人员的主要信息，包括专业、职称、职务、部门、通讯方式等基本信息。

4.专业档案目录。逐类登记文书档案、科技档案、会计档案、业务档案、特殊载体（含照片、光盘、音像）档案、实物档案等各类目录情况，详细登记项目有年度、保管期限、数量、是否数字化、排架长度等，最后一列还显示累计数量，便于掌握室藏数目。

5.室藏资料。即为室藏与档案相关的图书资料册数，有上年度数量、当年度增加数，逐年累计产生总数。

图2常熟市档案信息化行政监管系统档案登记界面（江苏省常熟中学）

6.检索工具登记。有各类档案名称、类型、条目数（卷、件）、起讫时间、目录号等要素，可直接输出打印。

7.档案室资产登记。内容包括档案用房面积、档案装具、档案工作设备等物质条件情况，对档案办公、阅览、库房、陈列室还设置图片链接功能，对档案柜、密集架等科学分类填写。

8.安全保管状况检查记录。即含有检查时间、检查情况记录、处理结果等内容的操作日志。

9.年度档案利用登记。有利用日期，利用者的姓名、证件号、单位，利用目的、审批权限、利用档案号、利用档案形式、利用数、利用电子档案类型、利用方式等要素构成，登记详细，实行权限管理。

10.编研成果登记。有名称、出版形式、印制数量、页数、字数等项目，利于总结汇报和业务延伸。

11.数字化档案情况登记。有归档电子文件、数字化室存档案。归档电子文件有电子文件、数码照片、数字录音录像等；数字化室存档案有纸质文档、照片档案、录音录像、影片及其他。按计量单位分类填写数据，部分重要数据还可根据智能统计自动生成。

12.库房安全等级评估表，围绕库房“八防”措施到位情况进行登记，如库房楼板承重，灭火器的种类、重量与有效时间，库房安全检查记录时间等重要内容。内设预警提示，可操作性强。

13.档案管理技术文件。有本单位的归档范围与保管期限表，档案分类方案、全宗指南、组织机构沿革、大事记，档案安全应急预案等，供业务参考和监督管理之需。

另外，室藏档案全宗情况、收进移出登记是从数据库中采集的。室藏全宗情况内的档案卷件总量、排架总长度等，收进移出登记表内的收进、移出档案的原因、数量等项目，均根据表间关联自动生成，无须一一登记，实现了档案登记、统计工作的智能化。

四、系统的档案登记对档案工作产生提振作用

基层档案室档案登记系统建立过程虽然艰辛，但成果喜人。

1.摸清家底。以前登记要求不明，登记随意，数据不详尽，由于档案人员几经交接，更是造成库藏档案情况不明，数据不清，账物不符，重复统计等乱象。进行系统登记就需要彻底盘库，厘清类别年度，逐卷逐件清点核实，丈量排架，统计页数。摸清了库藏家底，纠正、增补了台账数据，档案科学管理就有了坚实基础。

2.提升业务。系统的档案登记是对档案和档案工作从不同维度认知的过程，需要档案员具有一定的业务水平，对各种档案概念能准确把握。档案员按系统要求逐行登记，犹若有了一本业务教科书，认清要求，填准数据，对一些业务术语和易混淆概念得以重新认识。更主要的是要对登记过程中发现的业务工作存在的缺项或错误进行补充和纠错，如对电子文件的归档登记起到了提升档案室业务工作的务实效果。从理论认知的提高到具体业务的推进，档案登记功能得到拓展。

3.智慧分析。有了准确全面的登记数据，借助信息化管理平台，自动采集各单位上报的档案工作数据，建立适宜的档案工作统计分析模型，对数据进行分析，提取有用信息形成结论，以供宏观决策之用。如档案排架长度的登记，根据库藏档案排架长度数据的年度增长值，判断档案增长的合理性，推断库房容量，预测库容余量，以科学衡量库藏数量的变化。

4.积累数据。管理需要系统的数据，档案室的各种管理数据逐年积累，在电子信息平台上进行登记，能使档案管理数据库不断丰富，形成良性循环，档案人员移交工作时做到管理数据完整交接，工作传承有序。这不仅方便了档案室工作，各档案室数据在信息化平台中得到有效集成，更可以为档案行政管理部门宏观管理、微观监督提供强大的信息支撑。

5.报表生成。档案登记的价值取向之一是自动生成统计报表，档案室详尽的数据登记反映了档案状况或档案工作状况，满足了年报数据的采集要求。由于表式之间有密切的逻辑关联，实现了智能关联分析和即时统计，纸质档案、电子文件、数字化档案的量和所占比例等随登记进程即时统计更新，到年报统计时间再进行复核校对，就能生成符合要求的“基层档案室年报（档基表3）”，并可通过网络向上级档案监管部门报送，统计快速、准确，上级档案行政部门通过电子信息平台实现年报汇总，全面提升了档案登记统计的时效。

6.数据监管。档案登记也是数据备案的一种方式，它和档案本身一样也具有原始性和真实性，日常登记数据就需要谨慎严密，真实地反映档案室的客观情况。锁定是体现提供数据的严谨，登记内容一经提交，数据就被锁定，不容随意修改。特别是档案数量，档案监管就要以登记数据为凭，出现实物与数据不符就要追究责任，杜绝了档案室随意更改数据漏洞。系统档案登记带来的监督证据效力无法替代。

江苏省常熟中学积极实践常熟档案行政监管要求，通过几个月的档案登记和数据修正，已顺利完成2015年档案年报的自动生成和报送。档案室也通过登记工作的科学重塑，全面提振了学校的档案工作。