浅谈高校教学秘书如何应对新形势新挑战

王强强（吉林大学计算机科学与技术学院，吉林长春130012）



浅谈高校教学秘书如何应对新形势新挑战

王强强
（吉林大学计算机科学与技术学院，吉林长春130012）

摘要：高校教学秘书是高校教学管理链不可缺少的一环，其工作能力、自身素质直接影响教学工作的开展。新形势下教学秘书的工作面临学术权力与行政权力的界限不清、大学生新特点与既有工作模式的碰撞、工作内容与办公手段的不断变化等新挑战。可以在创新管理理念、增进师生沟通、坚持业务学习等方面下功夫，提高业务水平和管理水平，保证高校教学、科研工作的顺利进行。

关键词：高校；教学秘书；行政管理；教学管理

Abstract:The work of teaching secretary in colleges and universities is an indispensable part of the teaching management. The work ability of teaching secretary and their quality directly affect the teaching work. In the new situation, teaching secretary work faces such challenges as the unclear line between academic power and administra原tive power, the collision between college students' new characteristics and existing operation modes, the constant changing of working content and working methods. This paper proposes that teaching secretary work should pay at原tention to the innovation of management idea, promote the communication between teachers and students, business study and so on, so as to improve the level of business and management, ensure the smooth progress of university teaching and scientific research work.

Keywords:university; teaching secretary; administration management; teaching management

习近平总书记在北京师范大学考察时指出，高校作为科技创新的生力军，要创新人才培养机制和教育方法，为国家现代化建设培养造就更多的合格人才、创新人才[1]。在高校的众多工作人员中，教学秘书是学校各部门、院系领导与师生之间的桥梁，是负责协调日常教学管理工作、考务工作及其他常规性工作的高校基层行政人员，其业务水平、工作能力与高校的发展、人才的培养密切相关。针对这些挑战，教学秘书应当与时俱进，采取可行对策，积极应对。

一、新形势下高校教学秘书面临的挑战

随着经济社会的发展，各高校规模不断扩大，高校体制改革不断深化，新的教学科研手段不断出现，教学秘书的工作面临诸多新挑战。

（一）学术权力与行政权力的界限不清

学术权力与行政权力的主体分别是教师和包括教学秘书在内的行政人员。教师的工作主要是教学与科研，其工作具有很大的独立性，追求学术自由、平等，反对约束，排斥权威。而行政人员则通过严密的组织结构、明确的责任分工，严格的规范来保证工作的顺利进行，追求高效和稳定。可见二者职业文化背景不同，工作权责不同，追求的目标也不相同[2]。教师时常会觉得行政人员的工作刻板生硬，反复传达教师群体觉得不重要的信息，不断组织教师群体觉得不重要的活动，并时常对自己的教学和科研活动提出范式要求。而行政人员则会感觉自己的工作不被理解与不被支持，感觉教师无法从集体、全局的角度看待工作，感觉教师对自己提出的意见不具有可操作性。这样的差别与碰撞在日常工作中一直存在。而随着高校的深化改革，去“行政化”、“官僚化”的深入人心，教师对高校运行有了更多的话语权，这样的碰撞日渐增多，而与教师直接接触的教学秘书则需要直面这样的碰撞。

（二）大学生新特点与既有工作模式的碰撞

目前，在校本科大学生已都是“90后”，并已有不少“95后”。新的大学生群体有着新的特点。一是依赖网络却不善运用网络获取有用信息。目前，在校大学生对网络的依赖达到前所未有的状态，“低头族”充斥课堂，传统社交方式被各种社交网站、app取代。不少大学生上网的主要目的是娱乐消遣，在真正需要运用网络寻找教育资源等与自己切身相关的信息时却发现无所适从。笔者曾遇到过学生找不到已公布在学院网站上的考试安排通知，只因该生所在班级班长没有将网页链接发布在班级“QQ群”中。二是思想活跃却不善解决问题。新一代大学生群体乐于思考、渴望独立、崇尚自由[3]。但受限于社会阅历和知识水平，常产生“思而不学则殆”的现象，在面对现实问题或与高校教学过程产生矛盾时首先想到的不是如何解决，而是发牢骚、“吐槽”。

在既有工作模式中，教学秘书常觉得当今的学生难以约束、管教，没有集体意识，思想片面幼稚。而学生则可能会觉得关乎自己前途的诉求不被重视，觉得自己的思想和行动被束缚压抑。这样的矛盾如果处理不当，可能会影响学生的心理健康，极少数学生甚至可能产生过激行为，损害学校声誉。

（三）工作内容与办公手段的不断变化

随着社会经济的发展，科学技术日新月异，新的教学手段、教学方法也是不断推陈出新。这些变化影响的不仅是高校教师，也影响着教学秘书的工作。比如，一个新的教学改革项目的申报、研究和结项过程中，教学秘书需要辅助进行申报文件的准备、申报事宜的联络，结项材料的统计整理等诸多事务性工作。每个项目在具体实践中都不同，新种类项目的运行更可能没有先例可循，需要教学秘书进行新的探索。

同时，随着办公信息化的发展，新的办公手段也在不断出现。比如作者曾使用过学生管理系统、档案管理系统、职务申报系统等等许多不同的管理系统。也曾在师生与软件开发者之间为了网络实验平台的建设进行了多次沟通协调。这些不同的管理系统间有着不同的底层逻辑和设计思路，有的系统需要教学秘书适应，有的甚至需要教学秘书协助维护。

二、高校教学秘书应对新挑战的思路

教学秘书是组织协调员、宣传员，也是院系领导的助手和参谋。其业务水平、工作能力与高校的发展、人才的培养密切相关。因此，教学秘书面对新形势与新挑战，应当创新工作思路，为保证高校教育目标的实现。

（一）创新管理理念，提高服务意识

教学秘书要创新管理理念，明确角色定位，提高服务意识。不必割裂地看待学术权力与行政权力。教师与行政人员并不是一方领导另一方的关系，也不是主角与配角的关系[4]。不必害怕与教师之间的思想碰撞，实际上，“真理越辩越明”，很多高效的管理办法都是在激烈的思想碰撞中产生的。同时，要善用自己的专业素养，要拥有行政人员也是专业技术人才的职业自信，在与教师的讨论中多提供可行性分析。

（二）增进师生沟通，提高理解信任

大多数的矛盾与冲突都来自于沟通不畅，因此增进沟通了解就成为了解决矛盾与冲突的最好办法。在与师生的日常接触中，教学秘书应当注意沟通方法，做好学校各部门、院系领导与师生之间的纽带工作。

1.增进与教师的沟通

（1）开辟多种沟通渠道。高校教师不“坐班”，平时教学压力大，科研任务重，也时常出差参加学术会议，无法当面传达信息的情况占大多数。这时，可利用信息化工具，如建立“QQ群”、“微信群”，方便及时传达信息。同时，对于教师反馈的信息要予以重视，及时汇总分析处理。

（2）协商解决矛盾。在与教师有意见分歧时，应当认真考虑教师立场，冷静客观的分析问题，少向教师“吐苦水”，客观阐述现实情况，以大局为重，共同商讨解决对策。

（3）办事客观公允。在面对教师群体时要一视同仁，不能划分亲疏远近、厚此薄彼，办事应当对事不对人，客观公正。发布消息应公开透明。把握和运用好手中权力，预防实质性冲突的发生，在日常工作中增进与教师之间的相互了解和信任。

（4）发挥自身职业背景优势，运用好数据分析能力和文字表达能力，前置作业，为教师服务。比如辅助教师申报各类项目时，可将教师需要提交的材料、格式要求、时间限制进行精简准确的梳理，写成通知或邮件发送给有需要的教师。

2.增进与学生的沟通

（1）多途径与学生互动。囿于有限的社会阅历，不少大学生不善表达，教学秘书应当主动引导大学生表达真实需要。还可尝试在校园BBS、微博、微信等大学生常用的网站上了解其思想动态，使用大学生容易接受的表达方式在网络上发布消息或与大学生互动，引导大学生科学的利用网络。

（2）对待学生温和得体。在与大学生沟通时要柔和平静，尊重学生的个性，理解学生的情感，包容学生的缺点和不足。比如有些问题可能已经解释多次，但仍应耐心细致，急学生之所急。不能用高高在上的管理者的姿态面对学生，让学生觉得自己被冷落排斥。

（3）及时正面地回应质疑。在大学生对教学手段或其他事务产生质疑时，应当及时正面回应。向学生解释学校的规定政策，在公开透明的条件下与学生交流。学生仍有异议的，应向其介绍申诉等正规处理途径，引导学生通过非冲突性的方式解决问题。

（4）与辅导员、教师相互配合，服务学生。比如，可以定期召开包括学生代表、辅导员、教学秘书、教师代表在内的见面会，让学生与教师、教学秘书面对面讨论学业难点，共同商讨更优化的课程安排。教学秘书还应当及时向辅导员、教师通知学生成绩情况，重点关注学习确有困难的同学，形成合力，及时提供帮助。

（三）坚持业务学习，提高自身素质

时代在不停发展，社会在不断进步。陶行知先生说：“出世便是破蒙，进棺材才算毕业。”教学秘书的工作内容和工作方法也应不断更新。因此，应当养成终身学习的理念，不断提升自己的专业素养、工作水平和综合素质，保证工作高质量高效率地开展。

1.学习专业知识

各学科的课程内容都在不断更新，虽然教学秘书无法也确无必要掌握全部专业课程知识，但可以尽可能多的了解课程体系、课程设置、课程要求，协助教师选择最适合的教学方法。而在每次辅助申报项目时，也应多了解，多学习，分析不同项目在申请、运行和结项中的通性与特性，总结经验，方便日后工作的开展。

2.学习管理知识

教学秘书不能墨守陈规，依靠经验处理所有业务。应当积极了解最新的管理知识，多和同事交流工作心得，多参加经验交流会和各种研讨会。不断更新管理知识，切实提高管理水平。

3.学习办公知识

教学秘书需要处理大量的数据和文字材料，在日复一日的工作中可能会渐渐麻木，失去对数据和材料的重视，这种思想倾向很容易造成教学事故。因此，在日常的工作中，要时刻有危机意识，妥善保存各种数据和纸质材料。同时，善用数据处理软件，比如数据较多时在excel中使用一个合适的函数，可以减少大量的工作量。而在面对一个新的管理软件时，则应当了解其功能，了解自己的权限以及权限开放的时间，了解误操作时应采取的补救措施。

新形势下高校教学秘书面临诸多实际挑战，教学秘书应当深化服务理念、提高沟通技巧，坚持学习。迎难而上，履行职责，提高管理水平，保证高校教学、科研工作的顺利进行，为国家现代化建设培养造就更多的合格人才、创新人才。

参考文献

[1]彭波.习近平在北京师范大学考察时号召全国广大教师做党和人民满意的好老师[N].人民日报，2014-09-10（01）.

[2]戎琪.高校教师和行政人员基于学术管理的互动机制研究[D].青岛大学，2007.

[3]高博.“90后”大学生思想特点及教育管理的新途径[J].吉林广播电视大学学报，2011（6）：27-28.

[4]李立国.大学行政权力与学术权力是对立的吗[N].光明日报，2015-05-12（13）.

作者简介：王强强（1988，9-），女，汉族，吉林松原人，吉林大学计算机科学与技术学院教学秘书，研究实习员，硕士，毕业于吉林大学数学学院，主要研究方向：高教管理。

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：2096-000X（2016）08-0181-02