会计电算化操作失误的纠正方法

2016-03-18翁志新

广东教育 2016年5期

关键词：计算公式凭证电算化

翁志新

会计电算化操作失误的纠正方法

翁志新

电算化实务操作分模块完成，学生在各模块操作中会出现一些操作失误，给教学带来一定的障碍，针对系统管理、账务处理、工资、固定资产模块操作过程中的操作失误，分别提出相应的解决方法。

会计电算化；失误；纠正

初级会计电算化已不是一门新鲜的学科，是学生取得会计从业资格证书的必备条件之一，在教学过程中，学生在老师的指导下操作都能顺利地完成并掌握得相对较好，但是，学生对一些模块操作的条件限制不是很清楚，在操作过程中出现失误时就无从下手，找不到正确的处理方法。因此，教师在教学过程中适时地传授一些纠错方法、限制条件的处理方法就显得非常重要。下面就笔者在电算化教学中，针对操作失误总结出的一些纠错方法介绍如下：

一、系统管理模块操作失误的纠错

1.账套信息有误

并不是所有账套信息设置有误都可以纠正，如账套号、启用会计期、核算类型等是不能更改的，一但录入有误只能重新建立，简单来说，建账成功后，凡是信息点参数为灰色状态的都不能修改，其余的都可修改，如账套名称、单位信息、基础信息、编码方案等则可通过修改账套的方法来加以纠正。这里值得注意的是，只有该账套的账套主管才能执行账套的修改操作，其余任何操作员都无权操作，包括系统管理员也不能修改账套信息。如果在建立账套过程中账套主管的设置有误，则可通过设置操作员权限的方式来重新指定和修改账套主管，这一操作只能由系统管理员来完成。另外，注册进入会计电算化通用教学软件后，如果所有模块都不存在，则说明无启用你所需用的模块，此时必须由账套主管进行模块的启用操作(启用时要注意启用会计期间必须与建立账套时设置的会计期间一致)，启用成功后再重新注册进入会计电算化通用教学软件即可。

2.操作权限设置有误

这里要注意，只有系统管理员和该账套的账套主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定账套主管以及对各个账套的操作员设置权限，而账套主管只可以对所管辖账套的操作员设置权限。

二、账务处理模块操作失误的纠错

1.填制凭证保存出现错误信息提示，如保存时与凭证类别的科目限制有冲突而不能保存：这一失误主要是在设置凭证类别的限制科目时出错了，只要打开凭证类别设置窗口进行修改保存后就可正常保存凭证了；保存时系统日期滞后制单日期而不能保存：这一失误主要是计算机的系统时间不正确，将其系统时间修改为当前的实际时间即可。

2.修改凭证。凭证的修改必须同时符合以下三个条件才能进行：第一该凭证必须为未审核未记账，第二必须由制单人进行操作，第三必须在填制凭证状态。具体修改操作有以下几种情况：

(1)填制凭证过程中发现有错误，即使保存了也可直接修改并重新保存即可。

(2)在查询凭证时发现未审核的凭证有错误，此时不能直接修改，应退出查询窗口，以制单人的身份进入填制凭证窗口，找到要修改的凭证进行纠正并保存。

(3)在查询凭证时发现已审核未记账的凭证有错误，此时也不能直接修改，应退出查询窗口，以审核人的身份进入审核凭证窗口进行取消该凭证的审核，然后以制单人的身份进入填制凭证窗口，找到要修改的凭证进行纠正并保存。

(4)已执行记账操作的凭证仍发现有错误，则不能再修改了，只能通过错账更正方法来进行修正了。

3.删除凭证。与修改凭证相似，也必须同时符合三个条件，不过删除凭证必须分步进行，先“作废”后“整理”。

三、工资核算模块操作失误的纠错

1.无法设置多个工资类别

工资账套建立完成后，无法设置多个工资类别，是因为在建立工资账套时，工资类别个数设置为“单个”，可通过以下方法进行修改：执行“[工资]——[设置]——[选项]”命令，打开工资选项卡，将工资类别个数修改为“多个”即可。

2.无法设置代扣税工资项目

工资账套建立完成后，无法设置“代扣税”工资项目，是因为在建立工资账套时，在扣税设置窗口中没有选中“是否从工资中代扣个人所得税”复选框，可通过以下方法进行修改：执行“[工资]——[设置]——[选项]”命令，打开工资选项卡的扣税设置窗口，选中“是否从工资中代扣个人所得税”复选框即可。

3.不能设置某工资类别的工资项目

在系统初始中设置的工资项目包括本单位各种工资类别所需要的全部工资项目。由于不同的工资类别，工资发放项目不同，计算公式也不同。因此，应先打开某个已建立好的工资类别，然后设置此工资类别下的工资项目，并定义工资项目的计算公式。

设置某工资类别的工资项目，只能选择系统初始中设置的工资项目，不可自行输入。可见，不能设置某工资类别的工资项目，是因为在系统初始时未设置好所需要的工资项目。如：在“在职人员”工资类别下增加“住房公积金”工资项目，则必须先关闭所有工资类别，在系统初始窗口中设置“住房公积金”工资项目后保存退出，然后打开“在职人员”工资类别，进入设置工资项目窗口，再选择刚刚设置好的“住房公积金”工资项目即可。

4.不能定义某工资类别的工资项目计算公式

定义某工资类别下工资项目的计算公式，必须先设置好该工资类别下的“人员档案”资料及工资项目，如果人员档案资料未设置好，即使设置好工资项目也不能定义计算公式。所以，当不能定义某工资类别的工资项目计算公式时，首先检查有无设置人员档案，如果无人员档案则录入后再定义计算公式即可。

5.分摊工资费用无科目和金额

工资是费用中人工费用最主要的部分，因此还需要对工资费用进行工资总额的计算分配及各种经费的计提，并编制转账会计凭证，供登账处理之用。但是，当工资费用分摊设置完成后，进行工资费用的分摊时却无科目和金额，这主要是因为在工资分摊窗口漏选“明细到工资项目”复选框，只要选择此项目再确定分摊即可。

6.调整计税基数后，工资表中的代扣税与个人所得税数额不一致

个人所得税计算由系统自动完成，但是，工资表计算完成后再调整计税基数，则会出现工资表中的代扣税与个人所得税数额不一致，这是因为计税基数调整后未对工资变动表进行重新计算和汇总，只要在工资变动表窗口执行重新计算和汇总操作就可解决问题了。

四、固定资产模块操作失误的纠错

1.不知如何设置补充参数

建立固定资产账套的前提是在系统管理中首先建立本单位的核算账套并启用了固定资产管理子系统。建立账套时可以根据建账向导分六步进行：约定与说明、启用月份、折旧信息、编码方式、财务接口以及其他参数。前五步都可在建账向导指导下顺利完成，就是“补充参数”不知如何设置。其实“补充参数”的设置是在成功初始化固定资产账套的基础下，打开固定资产模块的设置选项窗口：执行“[固定资产]—[设置]—[选项]”命令，打开选项卡，进行补充参数的设置即可。

2.资产类别的设置(明细设置)出错

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确做好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。

对于同一级的资产类别，学生在设置时一般不会出错。对于设置下级类别即明细类别时，学生往往无法完成。如：设置“01交通运输设备”和其明细“011生产用” “012销售用”，则通过如下操作来完成：执行“[固定资产]—[设置]—[资产类别]—[增加]”命令，打开资产类别设置窗口，设置“01交通运输设备”完成后保存退出，然后选中一级类别“01交通运输设备”再执行“[增加]”进行设置二级明细类别“011生产用” “012销售用”，这样就能顺利完成了。

3.无法保存资产增加卡片

资产通过原始卡片录入还是通过“资产增加”录入，取决于资产的开始使用日期，只有当开始使用月份等于录入月份时，才能通过“资产增加”录入。

由于原始卡片录入窗口与“资产增加”录入窗口非常相似，往往学生在录入资产增加时打开的是原始卡片录入窗口，因此无法保存卡片信息，这时，只要退出原始卡片录入窗口，重新打开“资产增加”卡片录入窗口进行操作即可。