浅议如何更好开展保险档案管理工作

周理

摘 要：保险档案管理是保险业务办理中的一项重要环节，保险业务的真实、完整和安全与否与保险档案管理工作好坏密切相关，档案管理决定了保险业务能否健康稳定发展，通过档案管理，可以对参保单位和员工的权益进行完整细致的反映，由此可见，保险档案正在保险工作研究中发挥着越来越重要的作用。

关键词：保险；档案；管理

保险业务档案详细记录了参保单位和个人缴纳的各种费用，是我国公民顺利享受国家提供的社会保障。当前我国的法律法规正随着社会的发展而逐渐完善，形成了健全的保障体系，保险所涵盖的范围越来越广，所以越来越多的人都希望可以参保，保险业务档案工作正在逐渐贴近人们的生活。

一、保险档案管理对于社会发展和国家的重要性

保险档案管理正随着保险业务发展而逐渐展现其价值。通过保险档案管理，可以更好促进社会和谐发展。如果未能妥善保管保险档案材料，则势必会影响参保人员和参保单位，并且对已退休人员产生不利影响，范围过大甚至会对社会稳定和谐造成影响。作为国家档案系统资源的重要组成部分，保险档案材料相关数据直接被应用到国家相关保险政策的制定和修订中，这样才能够对参保人员及单位最大程度的提供保障。因为员工参加保险后，其工作调转、保险费交纳、医药费报销以及个人的账户信息的维护等都需要确保完整、真实和可靠，这就需要保险档案工作一定要做好，因为与参保人直接密切相关。

二、当前保险业务档案管理存在的不足

（一）很多保险业务档案管理人员没有足够的积极性。在很多保险公司，管理层人员一般都较为看重业务工作，却不注重保险业务档案的管理。很多保险业务档案管理场所都存在太小，无法正常办公的情况。而且档案管理人员极少出身专业，并且学历不高，对于档案管理的专业知识以及国家的相关政策法规都不甚了解，所以经常出现保险业务材料随意丢弃，不及时归档的情况，在档案保管的过程中也没有认真执行相关规定，所操作的手法不够专业，所以就容易出现档案丢件、档案信息被泄露的情况，势必会对参保单位或个人以及保险公司自身带来不良的影响。

（二）保险业务档案分类不够真实和具体。很多保险公司的业务档案存档分类都非常简单随意，并没有切实按照内容进行分类，导致更新和查询都非常的困难，耗时费工。并且保险业务档案的管理督查力度不够，管理人员很少考虑如何提高保险业务档案的管理效率，严重阻碍了保险业务档案的日常管理。目前人们对于保险的需求量随着生活水平的提高而增加，服务标准越来越精细，服务水平不断提高，参与保险业务的服务部门数量越来越多，但目前在任何单独的部门都无法查询到完整的保险业务档案材料的情况，这就使得档案管理相关业务的效率底下，出现问题互相推脱，部门之间未能实现档案材料的共享，从而导致国家、保险公司、参保单位和个人的利益得到损害，严重者甚至影响社会和谐。

（三）保险业务档案管理信息化进展缓慢。经济的快速发展使得越来越多的群众开始注意参加保险，所以保险相关业务的种类也越来越多，保险业务档案管理也逐渐朝着信息化方向发展。但目前还处在发展初期，无论是信息化管理的硬件设备，还是相关负责人都明显的不足，无法追随社会发展的脚步，效果也未能彻底的体现出来。

三、解决保险业务档案管理相关问题的处理措施

（一）采用多种方式提高保险业务档案管理员工的积极性。目前我国有关部门已经就保险业务档案管理制定了具体的要求，对档案的日常管理、经办人员的操作流程以及业务管理的具体执行都有了明文规定，所以保险公司的管理人员应当注重对于保险业务档案的管理工作，为保险业务档案工作制定专项制度，将其作为保险业务档案管理部门考核的重要参考。此外还可以借助新旧媒体对保险业务档案管理对于保险业务的重要性。设定独立区域作为保险业务档案材料的保管处，档案管理人员还需要按时对保险业务形成的各项材料进行收集、整体、电子化处理并且归档，确保档案的安全和可靠。通过增加日常档案管理所需要设备等来对档案管理人员工作环境进行改善，适当加大对保险业务档案管理工作的投入，提高其预算，从而保证待遇提高，吸引更多高素质档案管理人才参与保险业务档案材料管理，间接提高保险业务档案管理人员的积极性。

（二）选取高素质档案管理人才进行保险业务档案管理。注重对现有档案管理人员进行教育培训，通过增加学习机会等方式让越来越多的保险业务档案管理人员进行再教育，从而确保其个人素质水平及专业技术得到提高，并且针对保险业务档案管理目前存在的问题，针对性的培养一些高素质复合型人才，然后安排到各个保险公司分部的档案管理部门中，以带头示范作用，培养优秀保险业务档案管理队伍，通过高管理水平、高业务处理能力，更好地进行保险业务档案管理工作。此外还需要定期邀请相关专家和学者就档案管理为管理人员进行教课，达到提高档案管理人员积极性和档案管理能力的目的。保险公司的管理层应当经常关注档案部门，并且就档案形成制定具体规定，要求各部门配合档案管理部门进行档案的收集和处理工作，加强各个部门之间的档案材料交流沟通，尽量避免各个部门的重复劳动，对形成的电子档案材料进行统一的管理，实现档案信息的共享。

（三）加速保险业务档案部门的信息化发展。保险公司应当为档案管理部门配备较为实用的办公设备，并且安排专人对保险业务档案数据进行录入，形成保险业务档案材料的数据库，科学整合保险业务档案信息资源，并且对其进行有效利用。而且还需要参照日常管理流程进行档案管理软件的开发，从而实现档案的自动化管理和更好地利用。

四、总结

保险业务档案信息与社会民生密切相关，一旦保险业务信息出现问题，那么就很可能对社会和国家产生不可估量的负面影响，所以加强保险业务档案的管理是非常重要的，只有在认真进行档案管理工作的基础上，参照当前社会发展状况对保险业务档案管理进行创新，才能够更好地进行保险业务档案管理材料的开展。

参考文献：

[1]辛玲.论提高社会保险业务档案管理水平的若干途径[J].管理论坛.2013.9.endprint