电梯安全技术档案不全的原因及对策

张 建 袁桂芳 张宏飞

江苏省特种设备安全监督检验研究院南通分院



电梯安全技术档案不全的原因及对策

张 建 袁桂芳 张宏飞

江苏省特种设备安全监督检验研究院南通分院

【摘 要】针对用户电梯安全技术档案普遍不全的现状，笔者从法规层面的不足、监督环节的缺失和施工单位恶意不交等多方面剖析其原因，提出完善法规、编制交接目录和加强有效监管等措施，并根据电梯用户类型提出按静态权益类和动态管理类划分归档范围的新思路，在倡导电子文件备案和归档、培养综合素质人才等方面提出了独特的意见，供决策者参考。

【关键词】电梯；档案；管理；思路

电梯作为特种设备，其安全技术档案（以下称电梯档案）是电梯在制造、安装、维修、改造、检测检验、注册许可和使用中直接形成的具有保存价值。完整齐全的电梯档案不仅是使用者分析电梯故障原因及发生规律，及时排除故障，缩短待修时间，确保电梯安全运行的依据；而且是相关部门在电梯发生事故后，查明事故原因、落实相关责任的最直接、最有效的凭据。

1　电梯档案的现状

我国现行法律法规、安全技术规范都非常重视电梯档案工作。电梯作为一种特殊产品，各项专项法律法规、安全技术规范对其档案管理工作的归档范围、内容、要求都有具体规定，罚则亦很严厉。然而实际很不规范，笔者结合工作实际对江苏省南通市的468家电梯用户在用的3346台电梯检查后发现：其中125家的583台电梯只存有制造厂提供的部分资料，占用户和台数比例分别为26.7%、17.4%；电梯档案归档内容完全符合法规和安全技术规范要求的，没有一家、没有一台。

2　电梯档案普遍不全的原因

笔者深入调查后发现电梯档案普遍不全的主要原因是法律法规不完善和部门职责不清。

2.1法律法规不完善

2.1.1归档程序有断层

现行电梯资料归档工作虽有一定程序规定，但是由于实际中购买者并非最终用户，施工单位只有按照《特设法》规定将相关技术资料和文件移交给组织验收的机构。然而《电梯使用管理与维护保养规则》（TSG T5001-2009）（以下称《梯管规》）规定的大多数电梯使用单位——具有电梯管理权利和管理义务的单位或个人并没有产生，即无立档单位。尽管《电梯监督检验和定期检验规则》（以下称《梯检规》）规定监督检验时对施工单位提供的资料由检验员进行逐项审查确认，但检验员审查的主体对象是施工单位，至于施工单位是否将审查确认后的资料全面移交给使用单位，由谁实施监督，法规及规范没有规定。虽然《梯检规》设置了定期检验中由检验员审查使用单位电梯档案条款，但此时施工单位早已退场，施工组织早已拆散，如发现电梯档案不完整，由使用单位向施工单位索要，显然不现实、也不可能，由使用单位向制造单位索要施工单位安装资料也不可能，因此检验员定期检验中对使用单位电梯档案条款的监督检查确认往往成为一句空话，提出的整改要求也无法得到用户落实。归档程序顶层设计上存在的这种真空或断层，导致目前大量电梯的使用单位没有办法取得电梯相关技术资料和文件、建不了电梯档案。

2.1.2归档内容有冲突

在《特设法》第三十五条、《特设条例》第二十六条中明确归档有5项内容。

《梯管规》第十一条中明确归档有6项内容。

《梯检规》中以《曳引与强制驱动电梯》（TSG T7001-2009）为例，明确归档的有制造单位资料7项、安装单位资料6项、改造或者重大维修资料6项、行政许可部门资料3项、检验检测机构资料4项、维保单位资料6项、使用单位资料6项。

而国务院《物业管理条例》（以下称《物管条例》）第二十九条中则明确规定在办理物业承接验收手续时，建设单位向物业管理企业移交电梯资料目录只有竣工图，安装、使用和维护保养资料2项。事实上建设单位大都依据《物管条例》上的规定，将上述电梯资料移交给最终用户——物业公司、业主委员会。因此，现行特种设备法规和安全技术规范要求具有电梯管理权利和管理义务的单位或个人——即最终用户按《特设法》、《特设条例》、《梯管规》和《梯检规》中规定的电梯档案内容收集、整理、归档实属勉为其难；况且涉及电梯的权益性资料，产权单位按财务管理法规也不可能将其交给授权或委托具有电梯管理权利和管理义务者。上述法规、规范对电梯使用单位在电梯档案归档内容要求上的不一致性，是导致目前使用单位电梯档案完整率低的顶层设计中的制度性缺失。

2.2部门职责不清

2.2.1相关部门争要电梯资料现象严重

特种设备行政部门办理电梯安装告知书时需要施工单位提供5项资料，办理使用登记时还需要提供5项资料；施工单位向检验机构申请监督检验时要提供《梯检规》中规定的制造、安装单位资料目录清单中全套的资料，并且明确要原件或盖章的复印件，否则不予确认，至于审查确认后的资料如何处理，《梯检规》没有做出具体规定，因此造成电梯大部分原始资料文件都滞留在检验员处或检验结束后不返还当作废纸扔掉，一小部分存入检验机构电梯监督检验档案中；一些施工单位安装人员为了今后工作方便，将一部分原始资料文件据为己有；维保单位借用电梯资料不还现象亦非常突出；一些地方城建档案部门也将电梯作为建筑物的分部分项工程、将电梯有关资料纳入其归档范围，要求施工单位报送多达30多种电梯资料，并规定不提交资料者，工程项目不予以验收；有些地方开发商、监理机构、物管办也将电梯的有关资料纳入本部门的归档范围。由于以上相关部门争要电梯资料现象严重，造成一套完整的电梯资料被拆解得七零八落。

2.2.2使用单位缺乏专业人员

一种是使用单位自建项目，虽有档案管理制度、机构、人员，但由于档案人员不了解电梯档案完整性要求，施工单位交什么就收什么，常常只能收集到由施工单位移交的电梯制造单位出厂的部分随机文件资料。另一种是代建项目，立档单位在项目验收时不存在或未明确，电梯资料一般由工程项目部接受，项目部大部分只按建设项目管理规定和《物管条例》要求执行，实际工作中因项目部缺乏专业人员，决不可能按《特设法》、《特设条例》和《梯检规》规定收集电梯档案并移交给电梯使用单位。

2.2.3施工单位恶意不移交施工资料

施工单位从规避自己责任出发，有意不移交施工过程中隐蔽项目、各阶段检查、调试、测试等大量施工验收资料，怕留下 “把柄”，被“秋后算账”。更有甚者不交技术文件，目的是霸占、垄断维修保养市场，形成技术垄断，产生不当竞争，日后谋取更大利益。

3　建全电梯档案对策

针对造成目前电梯档案不全的原因，笔者特提出如下对策供决策者参考。

3.1完善法规建设、消除顶层设计中冲突

针对电梯这类特种设备，法规及安全技术规范层面上没有细化考虑到电梯使用主体多元化特点。因此，笔者在此呼吁：有关部门在修订《特设法》、《特设条例》、《梯管规》、《梯检规》和《物管条例》等法规、安全技术规范时应充分考虑到电梯使用主体的多元化的特点，在法规、安全技术规范中应统一电梯使用单位电梯资料归档内容要求，消除现行法规、安全技术规范中的冲突。

3.2建立移交目录清单、落实审查确认环节

笔者认为现阶段要尽快按梯型建立国家层面统一的电梯施工移交资料目录清单，此目录可作为《特种设备注册登记与使用管理规则》的附件，也可以作为《梯管规》、《梯检规》的附件，明确其内容和要求，让制造商、施工单位与使用单位交接资料时有章可循；并设立三个监督环节、落实相关责任。三个监督环节为：一是在监督检验审查确认资料时，由检验员审查确认资料清单并履行签字程序，推行原件即时审核即时归还，对数量较多的、即时审核有困难的，可在明确接收资料目录的同时、明确返还资料目录和返还时间要求；经检验员审查确认签字的资料清单可作为施工单位与使用单位交接资料依据；二是特种设备监管部门在对使用单位办理电梯使用登记时，应严格审查使用单位的电梯资料清单，发现不完整时，可作为对施工单位资料移交不齐全的行政处罚的依据；三是定期检验时，检验员应严格审查使用单位提供的电梯资料清单。

3.3加大监督力度、依法查处各类违法行为

特种设备监督管理部门要认真履行《特设法》、《特设条例》赋予的职责，对电梯制造商未按照安全技术规范的要求提供出厂技术文件资料的，电梯安装、改造、修理的施工单位在验收后三十日内未将相关技术资料和文件移交特种设备使用单位的，电梯使用单位未建立特种设备安全技术档案或者安全技术档案不符合规定要求的等各类违法行为，加大监督力度，依法严惩。

3.4区分主体、正确划分归档范围

笔者针对我国现有电梯使用主体的多元化的实际情况，特提出：电梯由产权单位购置并直接管理使用的，电梯档案应由产权单位建档；电梯由产权单位购置、授权或委托他人管理使用的，应将档案划分为静态权益类和动态管理类两种，涉及到静态权益类的资料如购置合同、招标投标文件、制造出厂技术资料、安装、监督检验、注册使用登记资料由产权单位归档，此类档案需长期保存；动态管理类的资料，如使用、维护、年检中产生的资料由具有电梯管理权利和管理义务者归档，此类档案只需短期保存。

3.5推广电子文件备案、节约社会资源

对制造商、施工单位通用资质文件、同一型号有关技术文件、质量保证体系人员资源文件应推广电子文件备案。国家可明确要求施工单位提供电子文本审查、电子文件备案；使用单位可实行电子文件归档。实行电子文本审查确认和归档的，应符合《电子公文归档管理暂行办法》的规定。

3.6培养综合素质人才、促进主动利用服务

电梯用户不仅要求档案人员要掌握档案专业技术知识，更要学习和了解电梯专业技术知识，认识到电梯档案在电梯日常安全运行、保养、维修、改造、检验、报废及事故处理中的重要性。笔者认为只有立足于培养档案工作人员的责任感和使命感，激发电梯档案工作人员的工作热情，努力提高档案人员的综合素质，才能更好地服务于安全生产工作。

参考文献

［1］第十二届全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国特种设备安全法,主席令第4号.2014-01-01

［2］国务院.特种设备安全监察条例,国务院549号.2009-01-24

［3］国务院.物业管理条例,国务院379号.2007-08-26

［4］中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.TSG T5001-2009,电梯使用管理与维护保养规则［S］.北京:中国标准出版社,2009

［5］中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局. TSG T7001-2009,电梯监督检验和定期检验规则——曳引与强制驱动电梯［S］.北京:中国标准出版社,2009

［6］国家质量监督检验检疫总局.特种设备注册登记与使用管理规则,质技监局锅发［2000］57号.2001-04-09

［7］国家档案局.电子公文归档管理暂行办法.国家档案局令第6号.2003-07-28