浅谈事业单位档案管理现状与优化对策

沈丽红

浅谈事业单位档案管理现状与优化对策

沈丽红

随着社会的发展和进步，信息也变得越来越多元化，这明显增加了事业单位工作档案收集任务量。事业单位档案管理是开展其他工作的基础，是使事业单位资金和其他工作得到有效利用的依据，也是对后续工作的记录和支持。同时档案收集的工作也影响着档案利用的质量，就目前而言，我国事业单位工作档案收集利用中还存在一些问题。事业单位档案是事业单位工作中十分重要的一部分，是对整个工作进程以及财力物力利用情况的记录，是相关部门按照国家法规，科学有效地对当地事业单位工作的记录和总结，工作完成后给后人留下参考价值的经验。本文根据事业单位工作中档案的收集管理和利用率以及重要性、存在的问题及优化对策做了简单的分析。

事业单位;档案管理;优化对策

事业单位的思想政治工作规律与其他岗位不同，对于私营企业、民营企业来讲事业单位的生存方式是完全不同的。事业单位主要是为社会各界的人们提供公共性社会服务的，为了以后能够获得更好的发展，应当把握事业单位的工作规律对事业单位的档案进行具体的规划和分层次的管理。但是当代社会正处于发展阶段，各个方面都会有很大的变动，事业单位思想也是如此，为了让人们从一开始就对事业单位的档案管理工作的规律有一定的了解，就要对当代将要进入事业单位的人做思想方面的培养。随着档案管理工作的开展，档案收集保管的工作也相继展开。在政策等事业单位实行开展的关爱贫农，完善基础设施建设，开设教育机构以及其他各种各样活动的同时，会产生大量的信息资料，这些资料内容分散，结构混乱，按照一定的要求统一地将其排列整合在一起，形成事业单位的工作档案，同时也为工作后续的流程打下基础。本文就事业单位档案管理现状与优化对策进行简要的分析。

一、事业单位档案形成与管理

事业单位的材料形成于各种形式的活动中，还可以从以下几个方面获取材料：以往事业单位工作进行时形成的文件材料，可以在相关部门查阅；事业单位方面相关的科技技术文献，包括文献中使用的图表，相关图纸，改善措施的说明书等；前人工作时当地关于材料的运用和管理方式，可以从当地相关办公室中查阅，借鉴其使用的工作表格和图示，在今后开展工作的记录中可以更加明确有针对性，少走许多冤枉路。

档案的收集与整理也有一定的规范。首先，应该把归档的范围明确，即每个部门负责哪些资料的收集，不能有漏掉的部门和材料，也不允许重复。上下级机关部门分别负责的税务、计划报告、会议记录内容等要归类；党委政委分别负责的农业减免税务、文化教育投入、卫生设施建设方面的内容做好记录；地区在经济、文化、政治方面资金投入的报告条例，工作照片，工作中使用的表格要进行仔细分类记录，并做好备份。

例如：在上级事业单位进行扶贫方面的工作和材料的管理和记录时，事业单位一开始派人去下属地区进行检查工作，对新的地区经济，文化居民生活水平以及贫困状况都不太了解时，不能盲目进行工作。首先，负责人应该去相关政府部门查阅近几年当地事业单位财政在扶贫方面的支出税务等水平，然后看一些在本地工作经验丰富工作者的会议材料的记录，以及相关的制度报告档案，在对当地状况做了进一步了解后才能进行接下来的工作，更好地切实解决当地的贫困问题，在工作中充分地利用前人的档案资料，并且做好本次工作材料的收集保管以及利用。

二、事业单位档案收集管理的重要性

1.档案收集是工作环节的基础

档案收集是开展一个工作的首要部分，收集工作是否做好关系着整个活动的以后的开展状况。收集可以使零散的资料集中化，分散的结构系统化，模糊的制度清晰化。档案收集工作的标准是收集的档案足够齐全，具有参照价值，只有达到上述目标才能对后人有所帮助，客观地反映当时政策现状和进程。

2.有助于事业单位资金利用透明化

当今社会，腐败之风仍然存在，每个人都有头昏脑热犯错误的时候，人非圣贤，孰能无过，为了事业单位资金真正用到点上，档案的收集保管起到了很大的作用。据统计，近几年，在某些贫困地区已经投入了上千万的事业单位资金，主要对当地的道路建设，村内居民住房的维修防护，村庄内部相关学校教学楼的建设完善，农业浇灌设施的建设，居民养殖或农业的补助，村内医疗设施的改进，关爱老年人的安居工程等。随着国家资金的投入量增加，国家也越来越重视事业单位资金的利用情况，通过事业单位工作中的档案的收集管理，使所用的每一笔资金的用途都清晰明了，有据可依，使用的效果也详细记录。该方法不仅让老百姓明白他们得到的帮助来源地是国家政府，也有效地防范了相关部门工作人员犯糊涂的可能。每一笔资金都做到了来有形，去有踪，从而大大提高事业单位工作效率，从根本上保障了群众自身的利益，防范在工作中出现公为私用，挪用公款，贪污腐败的现象，事业单位资金实现了利用高效化，透明化。

例如：目前，在很多地区都不知道国家到底投入了多少钱，帮助他们过上更好的生活，有些人听说拨了一大部分资金，却没看到用途在哪里，所以就觉得是当地的相关事业部门吞了这笔钱，但是有时当地政府并没有贪污，而是用到了基础建设上，效果不明显或者具有潜伏性，老百姓没有发现，这样群众和工作者之间就出现了误会，非常不利于后续工作的进行。利用档案收集保管利用的方法，使事业单位资金的利用透明，老百姓也能清晰地看到，促进工作者和群众之间关系的发展，推动当地经济、文化、政治的进步与发展。

三、事业单位档案管理中存在的问题

1.对于从业人员对事业单位方面思想缺乏重视

很多事业单位的从业人员都是由毕业大学生承担的，在大学的学习阶段，其关于事业单位的材料的管理和利用的思想存在比较模糊的认识。将要进入事业单位的人员应当对于档案管理的思想有自己的理解和认识，在生活工作中将自己的生活和档案管理的思想联系在一起，理论联系实践让档案管理思想的知识更加深入地印在脑海里。但是如今很多教师只是按照事业单位的教学课程目标进行教学，在完成教学目标后不再进行将要进入事业单位的人员档案管理的思想学习方面的实践应用，在学习过程中，很多将要进入事业单位的人员没有对事业单位的档案管理的思想进行具体的认识，只是干巴巴地记下档案管理的思想，不能对其进行深入的加工和记忆，不利于将要进入事业单位的人进行学习和进步。

2.学习事业单位档案管理的态度存在问题

将要进入事业单位的人员在初级阶段学习的知识以及档案管理的思想和以前学习的内容有很大的不同，对于工作人员来讲，要求将要进入事业单位的人员有抽象的思维方式和勤奋学习的习惯。不仅仅要求在课上要好好学习档案管理的思想知识，还要在事业单位中把握现实规律，在平时的日常生活中要经常把档案管理的思想知识和生活等联系在一起。平常尽可能地多用事业单位的思想来解释工作中的各种现象和状况。对于工作中的疑惑，很多将要进入事业单位的人员就会把这一部分放在那里，不去继续探究询问了，长此以往，会对于材料管理方面形成越来越多的困惑的问题，非常不利于自身的发展和进步。

3.档案管理交接中存在的问题

事业单位工作档案收集时由于涉及的相关单位部门众多，很难保证每个部门资料的完整程度。相关单位主要有经济类、文化类、卫生类、基础设施类等，不同的单位有不同的制度特点和做事方法，各方面都存在这样或那样的差异，收集时很难做到统一规范。

收集事业单位工作资料时各层级的利益关系平衡的难度很大，每个部门的档案要经常使用，最常见的就是换领导时，进行交接文件档案等，这些文件如果交到档案室里面每次使用都要查找，因此有关部门就不愿将这类文件给到档案室，资料一旦缺少，制作的档案完整性，有效性就会大大降低。还有一些上级单位，考虑到自身资料的利用问题，在向档案室交资料时就会刻意隐瞒那些不愿交的资料，借口说下次交或者说已经交过了。上述各种现象都会导致档案资料收集的不完善，之间的种种关系加大了资料收集管理的困难。

4.事业单位档案收集工作效率低

近几年，事业单位工作档案的收集整理利用的工作，被越来越忽视，档案室的工作不能为单位创造新的科技技术或利益，导致该部门工作人员的工资水平下降，进而一些人才流失，被其他部门挖走，对该部门工作人员产生了极大的负面影响，出现工作懈怠，积极性下降。在很多方面，事业单位材料的管理相关的制度政策缺乏完善，导致很多员工见缝插针从中偷懒或者进行一些“擦边球”似的行为进而获取一些利益，一方面，给其他员工造成了很大的负面影响，影响其他部门员工的工作积极性；另一方面，给材料管理的部门抹了黑，让其他员工认为该部门缺乏正规的管理和相关的制度，从而对其的整体印象下降，在进行新员工的招聘的时候造成一定程度的困扰。

四、 事业单位管理的优化政策和措施

1.运用专业体系完善事业单位的管理制度

没有规矩不成方圆。对于事业单位工作档案的管理工作者，对相关的领导者而言，一方面，领导者和相关单位合作制定相应的制度，从根本上解决档案收集不完整，收集困难的问题，结合专业的知识体系出台适当的惩罚措施及硬性规定；另一方面，对于工作者，定期地进行培训，培养自身的素质，提高工作能力，使工作者意识到该部门是责任重大的部门，担负着整个管理计划的开展，给予工作者压力将其变换成动力，提高工作热情，促进事业单位工作档案收集整理和工作的高效进行。

2.提高从业人员工作参与度，把握工作规律

在事业单位的工作过程中应该增加工作人员和老员工、工作人员之间的互动交流活动，增加工作人员的参与程度，进而打造一个活跃高效的工作环境，帮助初入门的工作人员更好学习思想政治工作规律。初步进入工作环境的工作人员，对事业单位规规矩矩的思想和工作模式不大适应，对于思想政治方面，在工作环境上可以鼓励工作人员对书本上或者老员工所讲的内容不明白的地方提出疑问，提高在工作中对于掌握思想政治工作规律的参与程度，进而激发工作人员学习进步的主观能动性。

经过相关部门人员的不断努力，近期事业单位档案管理的工作有了突飞猛进的变化，很多地区的档案管理得到改善，相关的工作人员在工作态度和工作积极性上也有很大的进步。事业单位其他方面的工作与档案收集整理是息息相关的，材料管理工作的提升，对其他工作起到了很大的促进作用。在工作中不断吸取前人的经验，少走了很多弯路，同时工作效率也得到了显著的提升，事业单位材料管理的相关制度实现了很大程度的完善。

[1]蔡和，庞岩.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].档案与建设，2009（12）.

[2]吕亚军.档案收集工作理念感悟[J].赤峰学院学报，2011.

[3]付春华.关于档案收集工作的思考[J].周口师范学院学报，2007.

[4]李彩霞.提高档案利用效果的途径与办法[J].兰台世界，2008（10）.

[5]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.

(作者单位：淮安市淮阴区文化行政综合执法大队)

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.22.0070