议电子档案的安全管理与利用

崔鲁雁

龙口市建筑业管理处

议电子档案的安全管理与利用

崔鲁雁

龙口市建筑业管理处

随着计算机网络技术的不断发展与进步，档案部门的档案现代化步伐也越来越快。电子档案，是指与传统的纸质档案相对，在电子文件的基础之上建立起来的概念，它是通过计算机磁盘、光盘等载体设备进行信息存储，相互关联的、通用的电子图像和文件的集合。电子档案的出现不但节省了档案储存空间，提高了档案的完整性，而且使档案信息传输工作更加便捷，有利于信息资料共享。虽然，电子档案的广泛应用为人们的生活提供了便捷和方便，但是在电子档案利用工作中仍然存在一些问题和不足。了解电子档案工作，发现解决工作中的问题是电子档案利用工作中的重要任务。

电子档案；安全管理；利用

前言：电子档案是通过计算机磁盘进行存储，相互关联的各种电子档案文件的集合。主要有磁盘、磁带和光盘，通过文字、数字、图表、图画的形式表达出来的一种真实信息，这些信息既可以存储在以上的介质中，还可以存储在云端的网络空间。电子档案具备一些众人皆知的便捷，如信息存储的高密度、多种信息媒体的继承、信息与载体可以分离等。那么电子档案在具备较大优势的同时也会出现一些风险。所以，加强电子档案安全管理与风险防范研究很有必要。

1.加强电子档案管理的重要性

1.1 加强电子档案管理，使档案管理工作事半功倍

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，尤其是一些易破碎的档案资料，通常需要大量的人力和财力的投入，定期通风、晾晒才能够更好地保管，尽管如此，这些易破碎又可能十分珍贵的档案依旧存在着极大的损失风险。如今，计算机及其网络的出现，不但为归档工作提高了效率，而且还提供了信息利用的快捷方式，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索强度，从而改善档案工作的管理质量和效率，达到事半功倍的效果。

1.2 加强电子档案管理，可以提高档案工作服务质量

档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是试题资料转为电子信息，大量的纸质档案集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

1.3 加强电子档案管理，与时俱进满足多样化需求

时代在飞速进步，人们对档案的需求也呈现出从最初满足于纸质档案慢慢转化为需要更加多样化的档案形式，例如图片、视频等等不同形式的档案资料，这是纸质档案绝对无法满足的。相对于纸质档案，这时电子档案的优势显露无遗，电子档案对信息的保存时多样化的，无论是视频、图片、声音等都可以用电子数据的形式存储在电子档案当中，以便档案利用者使用。

2.电子档案安全管理

2.1 具体人员监管

电子档案存在着高度保密性，需要具体人员专门对电子档案进行负责和监管，对保存的相关文字、图表、数据和图像等，需要一个有经验、有知识、有责任心的专人负责此项工作，做到精益求精。要对工作人员进行专业培训，使他们能够用专业知识加强安全管理，强化责任监督，把电子档案的安全性通过专业技能加以提升。除了有专业人员负责这项工作外，还需要有专门人员加强网络监管，随时对网络进行安全管理，通过技术防备进行监督和处理。

2.2 防火墙

防火墙是一种访问控制技术，能有效预防外部对内部电子档案信息的非法访问，也可阻止重要电子档案信息从内部向外部非法传送。防火墙的访问控制只限于网络边界，可利用网络通信监控系统监测所有通过防火墙的数据流，符合网络安全规定的电子档案信息则允许传递，不符合则拒之墙外，以此保障内部电子档案信息管理的安全性。

2.3 提高网络信息安全技术

一是访问控制。访问控制的主要任务是保证电子文档中的信息不被非法访问和非法使用。二是加密签署。加密签署技术主要有三种：私钥对称加密，即收、发文双方使用相同的密钥；公钥非对称加密，即收、发文双方使用的密钥互不相同，而且不可能从加密之钥推导出解密之钥，主要用于正常密钥交换非常困难的地方。如互联网。三是防火墙技术。防火墙是一种将内部网和公众网分开的方法，它实际是一种隔离控制技术。防火墙是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立的相应的网络通信监控系统，达到网络安全的目的。四是漏洞扫描技术。漏洞扫描技术就是自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术，通过对计算机系统进行检查，发现其中可被黑客利用的漏洞。五是入侵检测技术。入侵检测技术是对防火墙的补充，一旦防火墙失灵，入侵检测就会就会发挥作用。它可以帮助系统对付网络攻击，拓展系统管理员的安全管理能力，提高信息安全基础结构的完整性。

2.4 电子档案的加密技术，使档案内容不被公开

电子档案在传输的过程中会用双密钥码对文件加密，一个是公开的加密密钥，一个是保密的解密密钥，这样收发方就会用各自的密钥进行文件传输。由于加密同解密的密钥不一样，除收发方之外的第三方就不会解密截获的文件，对电子档案的传输起到了很好地保护作用。

3.电子档案的开发利用

3.1 加强电子档案储存管理

电子档案不同于纸质档案，由于电子档案的特殊性，决定其储存与维护的困难。储存电子档案的载体是磁性载体，容易受到环境影响而有所损害。为保护档案储存的安全，除了要保证载体处于良好的使用环境，还应当定期对储存载体进行检测和维护。可以为电子档案设置备份，防止原件档案损伤或丢失。电子档案利用中常用的方法是通信传输和直接利用来进行信息交流。然而，无论是使用哪种方式传输信息，都应保证信息的安全，重要的信息内容要行加密处理，并对所使用的密码定期更换。但要注意一点，与纸质档案不同，在电子档案的利用中，利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

3.2 建立完善的电子档案管理制度

电子档案与纸质档案最大的区别就是非直读性。在计算机多媒体技术的支持下，电子档案的形式由原来单一的文字记录逐渐扩展成图表、图片，声音、影响等形式。电子档案没有具体的实质，是

以二进制代码的形式存储于计算机载体中的，人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子档案形态只不过是电子档案的某种输出形式而已。电子档案的读取、还原、形成和处理离不开生成技术设备和相关软件的应用。所以，人们传统的手工方法和个人经验已经不能对电子档案进行有效管理，必须要遵循电子信息存储、传递的规律，制定完善的电子档案管理制度。由于各行各业所需要的电子档案形式不尽相同，所以企业要依据自身的需要选择合适的软件系统来记录储存管理档案。不同的电子档案形成的环境存在较大差异，当我们在进行电子档案管理工作时，常常会由于不同软件、不同系统运行环境、不同版本的限制导致电子档案彼此不能兼容，不能集中管理档案。这需要我们在建立档案之前，先仔细研究各个软件的功能性质，尽量选择系统运行环境相似、版本相近、可兼容的软件进行档案记录管理。如果能够建立完善统一的电子档案管理制度，依照制度要求开发一个多功能、通用能力强的软件进行档案管理，必然会使电子档案利用工作更加完善。

3.3 设立严谨的电子档案使用规则

电子档案提供利用时会涉及到方方面面的人员，大到企业领导人，小到公司小职员，如果每个人都能随意调阅电子档案资料，极有可能会出现档案外泄，资料外流的现象。因此，设立严谨的电子档案使用规则，严格控制电子档案的使用权限，是保护档案安全的重要手段。要依据不同人员的级别、层次设定调阅档案的使用权限，依此向利用系统注册登录，由系统自动划分区别当前使用人员的身份级别，提供可使用的电子档案资料。对重要的电子档案要设立特殊的管理方式，加强防火墙的保护，设置专门的密码保护，由系统自动对当前使用人员的操作路径进行追踪和记录，以防非法人员恶意查阅、篡改电子档案，造成档案泄露和信息损坏。电子文件入库载体不得外借，因此，提供利用电子档案的主要方式是：提供电子档案拷贝。为防止个别人员肆意复制扩散档案信息，档案管理人员要尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过各种技术手段防止对所提供的拷贝再复制。

结束语：

电子档案的安全工作涉及到电子档案的发展和普及问题，并且也涉及到单位的核心利益。是档案管理人员必须重视且谨慎对待的问题，我们应当多方面抓好电子档案的安全管理工作，从而确保电子档案的安全性和可靠性。

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