谈企业人事档案提供利用工作的注意事项

孙 平

吉林建设项目管理有限公司

谈企业人事档案提供利用工作的注意事项

孙 平

吉林建设项目管理有限公司

人事档案主要形成于人事管理活动中，详细记录了一个人的经历、工作能力以及思想品德等内容，是证明个人资历与学历的重要文件材料。本文将着重分析探讨企业人事档案提供利用工作，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

企业；人事档案；提供利用

1、人事档案的具体作用

人事档案在劳动用工管理中的作用主要体现在以下两方面：其一，对于用人单位而言，人事档案为人才信息的来源及重要载体。通过档案，不仅可以对员工以往的工作经历有一个清楚的了解，而且还能对其品德素质、业务能力等情况展开考核，从而为选贤举能、知人善用提供可靠依据，在人力资源的开发以及人才的选拔、培养中发挥出了关键性的作用。其二，对于员工个人而言，人事档案有着非常强的法律效用以及其他材料所不具备的原始凭证作用，是其实现就业、职称评比、离退休手续以及各种社会保险办理的重要依据。

2、企业人事档案提供利用方式及管理

2.1 增强服务创新意识

档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在当今知识突飞猛进的今天，档案人员有必要进行相应的调整重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在继承埋头苦干、默默奉献精神的同时，不妨多一点敏捷和睿智，多一点胆魄与果断，多一点创开拓，从根本上转变观念，让档案创造出更丰富的社会效益和经济效益。档案工作是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就是要求档案工作人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力服务意识。档案人员首先要适应新形势，大胆改革，敢于向传统的条条框框和管理模式挑战，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案员在掌握档案业务的各个环节、步骤的同时，须掌握各门类档案、各种载体檔案的管理办法。比如企业从事人事档案的管理人员，要掌握劳动工资、职称评定和岗位责任制等知识；综合档案人员更要掌握各类档案的来龙去脉，要有更大的知识量。因此，档案工作人员不仅应熟悉各种档案管理规定、保密工作、财务、技术等各类档案的产生过程，及时准确收集资料，科学管理，总结编纂等等，具有包括思想政治素质和文化业务素质的综合素质，而且有开拓创新意识和奋发进取精神。只有这样档案的利用服务工作才能跟上社会的发展，才能在新的经济时代发挥档案部门的工作优势，为企业作出更大的贡献。

2.2 主动推送档案信息

一方面，可以提高档案部门在企业的地位。另一方面，可以充分开发利用企业档案信息，最大限度提高档案的利用效率。应当注意的是，在推送信息前，要对目标部门做充分的调查，以确保推送的档案信息真正发挥效用。

2.3 逐步实施企业数字档案馆工程

2010年6月，国家档案局办公室下发的《数字档案馆建设指南》中指出：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。逐步实施企业数字档案馆工程，建设企业数字化档案管理平台，将企业现存的档案通过扫描、拍照等技术手段实现纸质档案电子化，通过相应的接口与OA、ERP等信息管理系统互联互通，实现电子文件的在线归档，使企业相关的信息资源通过数字档案馆平台进行集成，以达到企业信息资源的整合，便于企业档案用户利用相关信息资源。

2.4 利用新时代传播媒介——微信公众平台

微信公众平台在档案提供利用上的便利之处。第一，即时提供在线咨询，随时为用户提供所需档案信息，且可提供文字、图画、声音等多种形式的档案信息，能使档案用户获得全方位档案提供利用服务，使其满意度显著提升，档案提供利用效率提高。第二，即时发布馆藏最新信息。利用微信公众平台可以即时发布最新归档或收集的档案信息，告知企业档案用户馆藏最新动态，使馆藏档案信息与用户档案需求二者保持即时“联系”。

2.5 组建“大档案团队”

进入大数据时代后，企业要进一步加强人事档案信息管理就要做到以下几个方面首先，整合企业数据能力，对企业人事信息档案进行有效的管理其次，挖掘数据的背后价值和准确制定行动纲领的能力最后是行动时精确、快速地能力。企业大档案的数据建立，为企业人事信息档案管理带来了很大的方便。因此，企业要建立专业的信息管理团队，对企业人事档案信息进行管理，需要有各学科门类的顶级专家学者、资深的人力资源从业人员、精英、数据分析高手等共同构成。根据各个学科的不同特点和院校的下一步发展计划，首先进行程序设计，其次有人事档案信息为我们提供相应的数据，最后为了促进企业的进一步发展，制定相应的发展战略和制定培养，优化设置课程，此外还要根据准确的数据分析组建一支科研团队。通过分析员工的基本信息，可以了解到员工的年龄层次、学历水平、男女比例等信息，在现阶段，想要做到这些还十分简单，随着大数据的发展，相信会取得良好的成果，通过分析员工的科研成就，可以清楚地了解到企业的整体上的科技水平。科研团队的建立可以从各个方面保障企业的持续健康的发展。

总而言之，企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。档案工作作为企业管理的一部分，对企业的发展也具有十分重要的作用，企业档案管理现代化、科学化与企业管理的现代化、科学化是相辅相成、互相促进的。这就要求我们在以后的实际工作中必须对其实现进一步研究探讨。

[1]纪洪杰.浅析企业人事档案提供利用工作的注意事项[J].现代交际，2013，05：49.

[2]王玉鹏.新形势下我国企业人事档案管理研究[D].山东大学，2008.

[3]符莹莹.基于HRM的企业人事档案工作改革探索[D].山东大学，2010.

[4]王书平.我国企业人事档案管理现状及对策研究[A]..档案管理与利用——方法技术实践[C]，2013：6.