浅谈电子会计档案管理

王 辉

(唐山市就业服务局，河北 唐山 063000)



浅谈电子会计档案管理

王 辉

(唐山市就业服务局，河北 唐山 063000)

随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高，会计手工操作正在逐步被会计电算化所取代，而会计档案的管理也随着信息化的发展发生了根本性变化。电子化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、联系密切，它代表着未来会计规范化的方向。

会计电算化；传统形式会计档案；电子会计档案；会计规范化方向

随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高，会计手工操作正在逐步被会计电算化所取代，而会计档案的管理也随着信息化的发展发生了根本性变化。会计人员借助信息化的手段，建立起了无纸化信息共享资源，原来手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。

传统会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表等会计核算纸质材料。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列，连同各种附件定期加具封面，装订成册，耗费了大量的时间和空间，查找十分不便，又易于毁坏。实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，电子化会计档案包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据，相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。

电子化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质，因而具有体积小、质量轻等特点，但与传统的会计档案相比，电子化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强，人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电子化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。同时，会计电算化后，传统的纸质会计档案还保留着，这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作也带来难度。因此，电子化会计档案的保管除档案柜、计算机、磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等硬件设施外还要借助电脑软件技术支持才能得以完成。

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位最重要的档案资料之一。与传统的会计档案相比，电子化会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。电子化会计档案因其会计信息的数字化，便于日常条件查询、统计分析、报表制作等，大大提高了会计档案的利用效率，而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合，使会计档案信息资源共享，但同时也加大了会计档案被篡改、泄密及破坏的风险，因为电子化会计档案是存储在计算机或其他存储介质上的电子档案，极易通过互联网或其他方式传播，导致数据丢失。同时，电子化会计档案由于其高度集中性，给一些恶意篡改数据的人提供了可乘之机，而且电子化会计档案被篡改后不易留下痕迹，难以追究责任人并使数据恢复原状，这就使得电子化会计档案存在了一定的安全隐患。

根据财政部印发的《会计档案管理办法》通知(财会字[1998]32号)精神，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构负责按照归档要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管；采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。目前，我国电子化会计档案管理的工作基本上还处在起步阶段。大部分单位只建立有传统的纸质会计档案，虽然已分类造册，但部份会计账簿、会计凭证、会计报表等会计档案全宗号、目录号、案卷号不齐全，还谈不上电子化会计档案的管理工作；有一部分单位实行会计电算化系统中打印的纸质会计档案和电子化会计档案备份数据并存归档，档案的利用只是针对纸质会计档案，因为档案管理部门缺乏会计电算化的硬软件条件，电子化会计档案备份数据无法使用。

多数单位还未建立适合自身管理需要的电子化会计档案管理制度实施细则，也没有统一管理电子化会计档案的标准。财政部印发的《会计档案管理办法》通知中提到，具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。单位会计档案是一种专门档案，涉及会计和档案管理两个方面的专业知识。电子化会计档案管理人员既要懂会计专业知识，又要懂得档案业务知识，还要懂计算机操作知识，负责电子化会计档案立卷归档工作，但许多单位都缺乏电子化会计档案管理专门人员。

会计电算化后档案部门接收保管的档案与传统的实体档案相比，内容、数量、种类、载体等更多、更复杂。会计电算化所产生的一系列数据是重要的会计信息资源，只有通过对其进行科学、合理的管理和保护，才能更好地发挥其作用，为利用者提供更加方便、快捷的服务。面对会计电算化给档案工作带来的机遇和挑战，档案工作者必须更新观念，适应变化的速度和节奏，适应变化的对象和内容，敏锐地发现变化的动向，捕捉变化的契机，促进电子会计档案工作的改革与创新。要有创新的观念和意识，改变传统的档案管理模式(定期接收、归档管理)，形成由被动变主动的新的档案工作理念。要形成对电子化会计资料从一开始就进行档案化管理的理念。档案化管理主要是指电子化会计资料的前期管理，即电子化会计资料归档之前的管理，也就是通常所说的“前端控制”，这是我们必须要建立的科学的档案管理理念。

要保证电子化会计档案的真实性、完整性和可靠性，必须要把好电子会计信息资料来源关。由于电算化会计数据具有易变性的特点，档案管理部门必须在会计档案的孕育和形成阶段进行干预，档案管理部门要为财会部门设计来源数据标准模型、定义来源数据标准核心元素，在来源数据中将电子会计资料的形成、处理和利用过程真实地记录下来。同时，在来源数据中把电子会计资料形成的背景信息记录下来，从而更加清晰地掌握电子会计资料形成的来龙去脉，更好地实施整理、鉴定、著录等环节，进而有效地判断并实现电子会计资料的价值，保证电子化会计档案的真实性、完整性和可靠性。

与所有的电子文件一样，电子化会计档案也具有动态性、系统依赖性、可操作性等特点。电子化会计档案在其形成及管理过程中，不可避免地面临被删除、不可读、感染病毒等各种风险。因此，档案部门要在日常管理中经常性地加强电子会计档案的风险教育工作，一方面要对电子会计档案管理人员开展风险教育，另一方面也要对财会人员进行风险教育。通过教育，使电子会计档案管理各相关人员及部门认识到电子会计档案风险的客观性、普遍性及危害性，做好风险防范和应对工作，确保电子会计档案的安全。

电子化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、联系密切，它代表着未来会计规范化的方向。电子化会计档案产生和发展的过程，也是突破传统会计档案观念，对现行会计档案理论和方法不断提出新问题新挑战的过程。电子化会计档案如何由核算型向管理型、决策型转变等问题都值得我们进一步探讨。

A Brief Introduction to Electronic Accounting Files Management

WNAG Hui

(Tangshan Employment Service Agency, Tangshan Hebei 063004)

With the rapid development of information technology and the increasing requirements for management, accounting manual operation is gradually replaced by computerized accounting, and accounting files management has changed fundamentally with the development of information technology. A computerized accounting file, as part of the accounting files, is in conjunction with traditional forms of accounting files, and it represents the future direction of accounting standardization.

accounting computerization; traditional accounting files; electronic accounting files; the direction of accounting standardization

2016-03-02

王辉(1965- )，女，大学，唐山市就业服务局讲师，研究方向：就业政策宣传、创业培训。

F232

A

1671-3974(2016)03-0060-02