加强公路档案管理的重要性

2016-03-15陶秀芳甘南县农村公路管理站黑龙江甘南162100

黑龙江科学 2016年3期

陶秀芳（甘南县农村公路管理站，黑龙江甘南162100）

加强公路档案管理的重要性

陶秀芳
（甘南县农村公路管理站，黑龙江甘南162100）

摘要：作为国家档案的重要组成部分，公路档案是对公路在规划、建设、管理等方面的直接记载，为公路的建设与管理提供重要依据。在我国经济建设脚步加快的背景下，我国的公路事业也在蓬勃发展。近年来，随着我国公路建设等级的提升，公路档案管理在公路建设中发挥着重要作用，公路档案管理工作也变得越来越重要。

关键词：公路；档案；管理；

随着我国社会主义经济的快速发展，公路档案管理工作对公路建设事业的健康发展有重要的作用。本文提出了新时期公路档案管理工作的作用和意义，对公路档案管理工作的现状进行了分析，并结合存在的问题，提出了做好公路工程档案管理工作的对策。

1　公路档案管理工作的作用与意义

1.1公路档案管理可以为公路每个阶段的发展提供凭证

公路的建设与管理是相当复杂的，相关档案的搜集与管理是从公路的筹建之日就开始的，此后，不论是项目开始建设之前的各种评估报告、工程图纸、审批文件，还是项目施工时的财务报表、工程进度表，等等，都需要进行管理与存档。这些由各种资料组成的工程档案，很好地将公路建设每个阶段的情况记录下来，是公路建设的重要依据。因此，公路档案管理工作具有重要意义，档案管理可以为公路每个阶段的发展提供凭证。

1.2档案管理可以促进公路企业的发展

公路企业的健康发展，需要对企业的管理进行自我评价与总结，而档案管理可以为公路企业提供资金方面、质量监管方面、成本预算与管理方面等多种方面的帮助，从而促进公路企业的发展。与此同时，档案管理作为企业文化管理的一部分，可以通过收集到的资料，为企业文化的建设提供服务，进而促进企业文化的发展。

1.3档案管理为公路的养护提供基础保证

由于公路建设具有复杂性，其涉及多个方面，相应的，档案的管理也会涉及多个方面，如设计方面、施工方面、监督方面，等等。在公路项目竣工并投入使用之后，遇到一些问题是在所难免的，当遇到问题时，就需要对公路建设时的原始数据进行查证，此时档案管理收集到的大量资料不但为查证工作提供了便利，而且为公路的养护提供了基础保证。此外，根据档案管理收集到的资料，人们还可以很方便地对公路进行分析与评价，进而为以后的公路建设提供参考。

2　公路档案管理工作的现状及存在的问题

2.1过分注重工程建设，缺少对材料管理的重视

目前，我国的公路建设事业普遍存在一些施工单位因过分重视施工质量与工期等工程建设方面的问题，而忽视对档案材料的管理工作的现象，造成了公路档案资料的严重缺失。还有一些施工单位只是单纯地将关于公路建设的资料堆到工程即将结束时才处理，不但使公路档案管理工作的工作难度加大，而且可能由于某些原因而导致最后整理的材料信息不准确。例如，施工过程中临时改变了方案，却没有在图纸或其他材料中记录下相应的变更，如果到工程的最后时期才对档案进行管理，就很有可能保存下没有变更的材料信息，因而不能保证档案管理的准确性。

2.2档案管理制度不够健全

一个公路的建设工作会有施工单位、监管单位等多个单位参与其中，但是由于各单位缺乏档案管理意识，就导致我国的公路档案管理制度不够健全。主要体现在以下几点：第一，档案管理不规范，如文件、图纸等资料的规格不统一。第二，对竣工资料的要求低，缺乏系统性。第三，没有专人保管资料，又缺乏存放资料的库房，各单位间交接材料时很可能会因为手续不全、资料丢失等原因而给材料的归档带来不便。

2.3档案管理缺乏规范性

在公路的建设过程中，各单位都是将主要精力放在工程的建设中，虽然也在档案管理工作中投入了大量的人力、财力，但是却缺少对档案管理的规范与统一。虽然目前我国已对档案管理加以规范，但是，很多情况都是难以预测的，这就导致在规范档案管理工作时时常遇到一些难题。

2.4缺少专业人才

通过调查研究，档案管理工作雇佣的大多是兼职人员，不但缺乏专业的档案管理知识，而且部分档案管理人员责任心不强，对档案的管理不上心，只是应付了事。此外，虽然部分单位配备了具有高素质的专业档案管理人员，但是由于对工程建设知识的了解不多，档案管理与工程建设技术缺少有机结合，导致档案管理工作的质量不高。因此，专业公路档案管理人才的缺乏是导致工程资料文件不规范、质量不高的重要原因。

3　做好公路档案管理工作的对策

3.1完善公路档案管理机制

针对档案管理制度不够健全的问题，相关部门应制定相应的档案管理规则，并且不断健全和完善档案管理机制，确保制定的档案管理规则的顺利实施，让每个单位充分认识到档案管理工作的重要性，明确档案管理人员的职责，做到公路建设每个阶段的资料都能被很好的管理。此外，完善公路档案管理机制，可以从本质上解决档案管理工作存在的问题，确保工程资料的可靠性与真实性。

3.2重视公路档案管理工作

加强对公路档案管理工作的重视程度，可以从以下两点入手：第一，通过培训、进行宣传教育等多种方式，让人们认识到公路档案管理工作是保证公路质量的重要凭证，从而加强人们的档案意识。第二，公路建设之初就要求各单位贯彻实施档案管理工作，做到档案管理与工程的实施同步进行。

3.3规范公路档案管理工作

档案管理工作贯穿公路建设的始终，为了保证公路建设的各个阶段都有详细而准确的资料记载，规范公路档案管理工作势在必行。首先，要做好对档案完整性与准确性的审核，因为这样不但能保证工程资料的真实性，确保资料能将工程真实的反映出来，而且对公路档案管理机制的完善起着促进作用。其次，要做到档案的集中统一管理，并配备档案库房，由专人负责。最后，及时解决新形式下不断出现的档案管理问题，并将其进行规范化处理。

3.4提高档案管理人员的整体素质

要做好公路档案管理工作，具有高素质的专业档案管理人才是必不可少的。针对目前档案管理工作中人才方面存在的问题，新时期需要的公路档案管理人员需要满足以下两点要求：第一，要热爱这份工作，不但责任心强，而且具有良好的价值观。第二，不仅要具备很高的档案管理知识水平，还要了解与公路建设有关的知识，从而实现二者的有机结合。