浅谈如何做好科技档案收集工作

薛健

（黑龙江省科学院石油化学研究院，哈尔滨 150001）

浅谈如何做好科技档案收集工作

薛健

（黑龙江省科学院石油化学研究院，哈尔滨 150001）

随着经济发展和科技进步，科技档案的开发利用取得很大进展，但是科技档案收集工作仍做得不够到位，需要进一步改进完善。结合科研单位实际情况，从增强科技档案人员收集意识、建立健全收集机制、创新收集方法、强化人员培训等方面进行研究探讨，为做好科技档案收集工作提供一些借鉴。

科技档案；收集；意识；机制；培训

1　加强教育，增强科技档案人员的收集意识

科技生产活动具有连续性、继承性，生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。目前，从一些科研单位情况看，存在档案资料上交不及时、收集不齐全的情况，科技档案收集工作处于被动状态。档案收集工作根本在人，只有提高档案人员收集意识，充分发挥其积极性、主动性，才能真正做好科技档案收集工作。

一是加强思想政治教育。通过“三严三实”、“两学一做”等学习教育，促进档案管理人员提升思想政治觉悟，正确认识档案收集工作的重要性，增强对党忠诚、对工作负责的责任心和使命感。

二是改进工作作风。树立“准、快、细、严”的工作作风，做好档案收集工作。

三是增强工作主动性。档案收集是伴随着科研工作开展而进行的行为，档案管理人员应增强工作主动性，及时跟踪科研进展，以主动服务促进档案收集工作开展，保证收集的科技档案完整齐全、真实可靠。

2　明确要求，建立健全科技档案的收集机制

健全完善的档案收集机制，是科技档案收集工作的基础保障。在机制建设上，具体应做到“四个明确”。

一是明确收集范围。科研档案应收集课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的有关材料，产品档案应收集产品开发设计、工艺工装、加工制造、生产定型等工作阶段形成的有关材料，设备档案应收集设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样的有关材料。

二是明确收集时间。归档时间设定是否科学合理，是保证档案完整以及各部门正常工作的关键因素。实际工作中，对周期短的科技生产活动形成的文件材料，可以在活动全部结束后限期归档。对于周期较长的科技生产活动形成的文件材料，可以根据活动情况划分几个归档阶段，每一阶段结束后限期整理归档。

三是明确收集人员。科研单位的业务人员直接参与科研生产活动，对科技档案材料的产生、用处、价值及各类材料之间的相互关系非常熟悉，最适合承担科技档案材料收集工作，可以保障收集材料的完整和质量。因此，科技档案收集工作应由业务技术部门参与科研生产活动的人员承担，并建立专人负责制，每项科研活动开始时，就应明确专人具体负责此项工作。

四是明确收集标准。科研单位要对收集归档材料进行系统的规范整理，收集的书写材料、照片及视音频材料，应该字迹、图样、影像清晰完整、真实可用，各类材料应按照规定装订、存储，以利于长期保存。科研生产活动整体结束或某一阶段结束后，档案收集人员应在规定的时限范围内，收集齐全归档资料，制作归档资料目录，填写归档审批表，撰写移交材料说明书，由收集人员核对无误后签字，经科研单位领导签批后，移交给科技档案部门。移交时按目录清点，由交接双方签字。

3　注重效果，以创新举措做好档案收集工作

科技档案收集要达到良好效果，需要创新的思维和举措。

一是实行预归档管理。档案部门应加强与科研项目计划管理部门的联系，密切配合做好科技档案收集工作，计划部门部署科研生产计划时，应同步部署档案收集归档工作。科研生产活动启动后，计划部门要督促科研生产部门开展预归档工作，将需要归档的资料预先收集归档，待科研生产活动整体完成或某一阶段结束后，统一向档案部门移交。

二是将档案收集与科研生产紧密结合。科研单位应把科技档案收集工作列入工作计划，同步安排部署科研生产活动和档案收集工作。档案部门应及时培训档案收集人员，明确档案收集标准，确保各类档案资料都按照标准化要求进行归档、审批、签署、运转。计划部门应把科技档案收集作为科研项目验收的重要内容，科研项目成果验收时，档案部门同步对收集的科技档案进行验收，符合条件的方能通过验收。

三是主动跟踪主动收集。档案部门应主动与科研部门联系，加强档案收集人员教育培训，使其认识到档案收集的重要性，主动配合档案部门开展收集工作。要帮助科研部门确定科技档案收集范围，积极参与科研生产活动的档案收集，有效控制档案形成过程，保证收集的档案资料齐全完整。档案收集人员应增强主动性，熟悉了解项目开展情况，主动跟踪收集档案资料，主动深入科研生产一线收集归档材料。

4　强化培训，提高科技档案人员能力素质

科技档案人员是科技档案收集工作的根本力量，做好档案收集工作必须培养一支高素质的科技档案人员队伍。

一是加强职业道德建设。合格的科技档案人员不仅要具有扎实的业务能力和理论水平，还应具备良好的职业道德。因此，必须加强科技档案人员职业道德建设，增强事业心和责任感，使其热爱档案工作，尊重档案和历史，养成热心服务，忠实可靠、严守机密等优良品质。

二是加强档案业务知识培训。科技档案管理工作业务性很强，必须加强档案管理业务知识培训，培育和弘扬锲而不舍、精益求精、精雕细琢的“工匠精神”，做到“干一行、爱一行，专一行”。

三是加强现代科技知识培训。科技档案人员只有不断学习互联网、电脑等现代科技知识，不断充实自己，才能适应形势发展需要，更好地完成科技档案收集工作。

四是注重提高培训实效性。探索培训新形式、新方法，使培训收到事半功倍的效果。可以采取“菜单式”自选培训，针对不同需求列出“菜单”，供档案人员自主选择；采取互动式双向培训，调动教与学两方面积极性，达到以教带学、教学相长；采取专题讲座或研讨，请资深档案业务人员或专家学者现场授课指导，档案人员与其面对面深入交流。

［1］ 闫立衡.谈如何做好科技档案收集工作［J］.黑龙江档案，2010，（05）：63.

［2］ 王鸿雁，姜学义.科技档案收集工作应实现系统化、规范化［J］.黑龙江档案，2009，（03）：35.

［3］ 姚桂芬，郑翠军，洪艳.实行科技档案的一体化管理［J］.河北企业，2001，（Z1）：37-38.

［4］ 马玉贤，许垒彬.科技档案实现微机管理［J］.中国公路，2002，（06）∶114-115.

［5］ 杨晓华.科技档案市场的建立与私营个体企业建档［J］.四川档案，2002，（04）∶61-62.

Discuss on how to do a good job of technical record collection

XUE Jian
（Institute of Petrochemistry，Heilongjiang Academy of Sciences，Harbin 150001，China）

As the economic development and the progress of science and technology，great progress was made in the development and utilization of science and technology archives，but it still needs to be further improved.Combining with the practical situation of scientific research units，this paper discussed on aspects of strengthening collection consciousness，establishing collection mechanism，innovating collection methods and strengthening personnel training，etc，and provided some reference for archives collection work.

Technical record；Collection；Consciousness；Mechanism；Training

F272

A

1674-8646（2016）12-0096-02

2016-05-06