人事档案材料的收集方法

王黾

（黑龙江省肇源县社区管委会，黑龙江 肇源 166500）

人事档案材料的收集方法

王黾

（黑龙江省肇源县社区管委会，黑龙江 肇源 166500）

人事档案材料的收集工作必须保质保量、主动及时、安全保密、客观公正。要明确人事档案材料收集的范围，疏通人事档案材料的来源渠道。掌握人事档案材料形成的规律，掌握收集工作的主动权，高效率地做好收集工作。建立人事档案收集工作制度，巩固和加强收集工作。

人事档案；材料；收集方法

1　明确人事档案材料收集的范围

人事档案材料的收集必须有明确的范围。每个人在社会实践活动中形成的材料是多方面的，有的属于文书档案或其他专业档案的范围，只有一部分属于人事档案。根据各类档案的特点与属性，准确划分各自的收集范围，可以避免错收、漏收，这是做好收集工作的先决条件。

收集范围是依据《干部人事档案材料收集归档规定》总结的法定收集范围，随着形势的发展，还可能产生以前没有的新材料，不同类别人员档案材料收集的侧重点也有所差异。因此，对新形成或未列入以上范围的材料要做认真分析，若属于记载员工情况且对考察了解员工有一定参考价值的应积极向上级组织部门反映，以便对收集归档规定进行修改和补充。

2　疏通人事档案材料来源的渠道

2.1单位形成的人事档案材料

组织、人事、劳动部门。这是人事档案材料形成的主渠道。组织部门的主要职责是贯彻执行党的干部路线与干部政策，搞好干部管理与培训，合理调整和使用干部，加强干部队伍建设；人事部门是各级政府和企事业单位综合管理干部的职能机构，承担人事工作的计划管理、工作人员的考试录用、教育培训、任免调动、工资福利、专业技术职称评聘、离休退休、军转安置、奖励惩戒、考察考核等工作任务；劳动部门是政府综合管理企业劳动工作的职能部门，承担企业劳力管理、工人录用聘用、调配培训、劳动工资、劳动安全、劳动保险和福利、劳动政策的贯彻执行和调查研究等。通过组织、人事、劳动部门收集个人的履历表、简历表、登记表等反映个人经历的材料。

党团组织和政府机关。收集个人的入党团申请书、志愿书、转正申请书；党内外表彰等材料。

纪检、检察院、法院等部门。收集个人违犯党纪国法而形成的党内、外处分，取消处分，甄别复查平反决定，判决书复制件及撤销判决的通知书；个人检查以及判决书等方面的材料。

科技、业务部门。收集反映个人业务能力的材料，包括评聘专业技术职务（职称）的申报表、评审表、审批表。

统战部门。收集干部参加人民政协、民主党派的有关材料。

卫生部门。收集健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料。

通过个人原工作单位收集有关文件明确规定的应该归入个人人事档案的材料；通过亲属和社会关系所在单位收集有关落实政策情况的材料。

（6）日常管理。每天坚持早、晚各巡塘一次，早上观察有无鱼类浮头现象。如浮头过久，应适时加注新水或开动增氧机。下午检查鱼类吃食情况，以确定次日投饲量。另外，酷热季节，天气突变时，应加强夜间巡塘，防止意外。

2.2个人形成的人事档案材料

指通过人事档案相对个人形成的档案，因主体不同，材料内容也有差别。

疏通收集渠道：要做好联系和指导工作。人事档案工作人员应主动与上述有关单位保持联系，向他们宣传收集工作的意义、收集范围及注意事项。

3　掌握人事档案材料形成的规律

3.1时间规律

许多人事档案材料的形成具有一定的时间规律。例如，每年“五一”劳动节，各级工会组织要表扬一批劳动模范、先进生产者；每年“五四”青年节，各级团委要表彰一批优秀团员、青年积极分子；每年“七一”建党节等节日，表彰一批优秀党员；每学期末或教师节，学校要评选和表彰一批三好学生、优秀教师或先进教育工作者；每年年终，不少单位会结合总结工作，评选年度优秀员工、先进工作者。上述活动中，必然形成一批反映个人先进事迹的材料。每到毕业季，必然形成一批有关大、中专毕业生的毕业就业材料；每当机构重组、职务变动、工资调整，必然形成一批人员任免和工资调整的材料；每当党代会、人代会的换届选举，也会产生一批人事档案材料。若能掌握人事档案材料形成的时间规律，就可以在此时间之后，及时将所形成的人事档案材料收集起来，防止因时过境迁而造成人事档案材料遗失或损坏。

3.2变化规律

3.3建立人事档案收集制度

人事档案材料的收集是贯彻始终的经常性工作，将行之有效的做法用制度的形式加以固定，可以巩固并加强收集工作。

归档制度。归档制度是关于将办理完毕的人事档案材料移交人事档案管理机构或档案专管人员保存的规定。其内容包括归档范围、归档时间、归档要求。归档制度已成为党和国家用法律法规形式固定下来的一项制度，必须贯彻执行。

催要制度。催要制度是指人事档案管理部门在日常工作中，应经常与有关部门进行联系，主动催促并索要应归档的人事档案材料，以防漏收某些材料。

联系沟通制度。“干部人事档案部门应建立联系制度，及时掌握形成人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人等收集干部档案材料”。督促材料形成部门按时送交应归档材料。

检查核对制度。为了对所管人事档案材料心中有数，人事档案管理部门必须按所管辖人事档案的数量状况，如果发现由于同名同姓或张冠李戴而错装错收的材料，应及时加以纠正；因人员工作调动或管理权限变动，应予转出的材料及时转至有关部门；不符合归档要求的材料，退回形成单位重新制作或补办手续。

3.4及时登记制度

现行的收集登记有两种：一是登记；二是移交清单。人事档案管理部门留下一份保存起来，年终装订成册，以便检查核对。

3.5随时补充制度

在利用信息系统时，应把收集到的材料及时补充录入，更新系统信息；信息系统收到重要的人事档案时，也要将电子档案制成纸质稿打印保存。这样的双向过程，可使系统的信息管理和实体档案管理基本保持同步。

［1］方德生.干部人事档案工作理论与实践［M］.北京：光明日报出版社，2015：4.

［2］ 朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法［M］.武汉：武汉大学出版社，2011∶11.

［3］李晓婷.人事档案管理实务［M］.上海：复旦大学出版社，2015：9.

The collection method of personnel files materials

WANG Min
（Zhaoyuan Community Management Committee，Zhaoyuan 166500，China）

The collection of personnel files materials must guarantee quality and quantity，and should be timely，secure，objective and impartial.It should clarify the scope of personnel files collection and material sources.To grasp formative law and initiative of personnel files can effectively complete collection work.And to establish personnel files collection system can consolidate and strengthen collection work.

Personnel files；Material；Collection methods

G27

A

1674-8646（2016）12-0084-02

2016-04-14

王黾（1980-），男，黑龙江肇源人，从事社区文件与档案管理工作。