Z高校收费管理中的问题与对策

2016-03-14徐春卉

财经界·下旬刊 2016年3期

徐春卉

摘要：本文结合Z高校收费管理的实例，分析并指出其在收费管理中存在的收费管理力度不强、收费方式存在不足、收费内审工作配合不到位、收费系统数据不准确、收费收据传递不科学、手工收费票据填写不规范等问题。提出了要建立一套完整的收费管理体系；完善收费管理系统；加强校银合作，积极创新收费方式等对策。本文的研究对完善Z高校的收费管理有着现实意义，同时对其他同类高校的收费管理也具有实践性意义。

关键词：高校收费管理

随着我国高校多渠道筹措教育经费机制的确立，高校收费已经成为高等教育经费的一项重要来源。高校收费管理工作的好坏将会直接影响学校的运行和稳定，是高校各项事业持续健康发展的重要保障。

本文通过对Z高校收费管理中学生基础信息的录入、变更，学杂费、培训费、考试报名费等费用的收取、管理，收费票据的管理，收费内审工作等进行考察、分析，发现其中存在的问题。运用文献研究、内部控制原理和个案分析相结合的方法提出了相应的对策。

一、Z高校收费管理存在的问题

Z高校始建于上个世纪三十年代，从私立的助产学校，到省属的卫生学校，再到市属国家级优秀、省级示范性专科学校，几十年来培养出了很多医疗事业上的精英，为祖国的医护事业贡献了不朽的业绩。目前在校全日制学生六千余人，包括成人教育已经近万人。有全日制学宿费、教材费、培训费、成人教育学费、自考助考班学费、考试报名费等十余个收费项目，在收费管理方面：

（一）收费管理力度不强

在2001年前，受学校规模的限制，学生收费是在暑期开学时由计财处全体人员一起集中收费，之后由出纳员兼任学生收费工作。2001年计财处根据需要设立了专职收费出纳员岗位。但就学校收费管理整体上来看，一直没有专人或专门的机构对收费管理全面负责，导致各职能部门各行其是，沟通不畅，学籍变动、寝室变更等信息不能及时上传；学生信息数据导入到计财处收费管理系统后是否正确和完整，也缺乏审核程序，不能够保证收费系统中收费基础信息的真实、准确。

（二）收费方式存在不足

目前学生缴纳学宿费、教材费等金额较大的款项，以银行代扣为主，还有银联卡缴费、银行汇款、生源地贷款、高校助学贷款等形式，减少了现金缴费。但银行代扣和刷卡缴费等只是一种收费方式，在银行系统中还没有形成真正的收费管理系统，与学校内部的收费管理软件不能实现数据共享，数据转换及事后的对帐工作还相当繁琐；学生信息变更、银行卡款项不足或银行卡丢失等，银行就不能按期扣缴，使得收费时间延长，对账任务加重。

此外，为了避免与银行对账再上缴财政专户的繁琐，课外培训费、考试报名费等，采用的是现金集中缴费的形式。这样学生就要持现金，利用课余时间在要求的期限内缴费，校内的提款机很多次因集中提现被提空，不得已学生还要出校门去取钱，给学生和收费都带来了很大的不便和安全隐患。

（三）收费内审工作配合不到位

2000年出纳员以红联不入账的手段妄图私吞学生学费两千余元，被及时发现，遏制了事件的发生。Z高校以此对收费管理环节进行了梳理，于次年2001年开始了收费专项内审。审计各项收费标准是否符合国家规定，数额是否准确无误，是否及时上缴财政专户，是否及时送存银行等。

在审计过程中发现，Z高校收费存在入账时间不及时、不准确的情况。如，08年的一笔电汇收费，当时未开收据，直接缴存，待09年开具票据后装订在了08年凭证中；再如，一笔09年末的宿费收入没能及时入账，在2010年的账单中发现了该笔业务。到目前为止，仍有类似情况发生。收费员对收费内审工作配合不到位，给内审工作带来了很大的麻烦，加大了内审工作量。

（四）收费系统数据不准确

Z高校是于1995年开始应用计算机系统进行收费管理。经过几代更新，2009年起应用的是网络版的“强智”高校收费管理系统，它具有信息导入、收费查询、数据统计、打印日报表等功能模块，实现了收费管理的信息化、网络化。

但在实际应用中，因系统软件的自身设置，在学生信息有变动时系统中的基础信息并不随之变更，宿费标准、学籍情况仍以原始信息为准，导致收费汇总表中收费标准、欠费人数、欠费金额、应收款等数据不够准确，不能作为收费内审的依据。无奈之下Z高校经常采用人工逐笔核对收费记账凭证、收费存根及学生学费明细账这种耗时耗力的内审方法，大大增加了工作量，违反了成本效益及及时性原则。

（五）手工收费票据填写不规范

机打收费票据，收费系统在收费前已就票据各个项目设置完成，收费时通过扫码机或人工输入学生学号及缴费金额，就能输出一份填制完整的规范的收费票据。而在手工开具票据时，因学生收费一般都是大批量集中进行的，收费人为节省时间，在收费项目等信息栏中则能省就省，如各种考试报名费，统写成“报名费”，经办人印章或签字也很少体现，这样就产生了责任不清等弊端，违反了明晰性原则。

（六）票据传递不科学

Z高校的收费票据一直有专人管理，设立了票据台账，对于收费票据的购入、领用、结余等情况都有详细的记载。各种收费票据也是依照收费项目，按规定进行使用的。Z高校的收费票据是在票据管理人、使用人（收费出纳员）、收费内审人员三者之间进行传递的。传递过程如下：

第一步使用人申请领用票据，票据管理人按需发放票据并登记票据台账，双方签字；第二步使用人按月把使用过的票据存根和过期作废等不再使用的票据交还给票据管理人，票据管理人整理票据并登记票据台账；如果是手写的财政票据，收回时双方签字；第三步票据管理人把收回的票据传递给收费内审人员，由其进行审计；第四步收费内审人员在完成审计后，再把票据回传给票据管理人。

就这个传递过程，我们看到在第二、三、四步中，除第二步手写的财政票据存根，收回时当事人双方验收签字外，其他环节均无当事人双方共同验收；机打票据存根回收时，只有票据管理人一人在整理、计数、记台账。这样若某一环节丢失票据，就很难说清了，给票据的安全完整带来隐患。

二、Z高校收费管理存在问题的分析

多年来，Z高校在教学、科研、文化建设等方面都取得了长足的发展。而在财务管理上还一直遵循着原有的模式，其管理体制已不适应学校的高速发展。本文就其收费管理上存在的诸多问题，从内部控制的角度进行了分析。

（一）内部环境分析

内部环境一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。是各单位实施内部控制的基础，决定了一个单位的总体基调，是内部控制其他要素的基础，直接影响员工的控制意识。

Z高校管理层对收费管理重视程度不够，没有形成一个系统的管理与协调机制，没有专人或专门的机构对收费管理全面负责，使其内部治理结构存在缺陷：职能部门各行其是、沟通不畅，收费系统软件信息不准确，内审要求落实不到位等，员工控制意识薄弱影响了工作效率。

（二）风险与控制分析

Z高校虽然在一些大项目收费上采用了银行代扣和刷卡缴费等非现金收款方式，但很多其他收费则采用的是现金集中缴费的形式。现金收费，仅仅是为了避免与银行对账再上缴财政专户的繁琐，却忽略了给学生及收费管理带来的安全隐患。Z高校应增强理念、提高风险意识，避免因目前没有发生问题而麻痹大意，加大产生舞弊的概率。根据成本效益的原则，遏制潜在风险带来的好处，会比其采用方便灵活的方法积极堵塞漏洞所付出的成本要更大。

Z高校的收费系统软件实现了收费管理的信息化、网络化，具有一定的先进性，但因其存在的先天不足，导致其反映的数据信息不够准确，给内审工作造成了障碍，内控风险加大。考虑更换软件系统的成本，应采用自身修订、改造的方法，提高软件适合程度，适应工作需要。

票据传递不科学，给票据的安全完整带来隐患。但如果每一次交接都要进行双方验收，几百几千上万张票据重复的清点，就会使票据管理工作量突增几倍，很显然这不是解决问题的最好方法。建议从岗位设置的角度考虑，在不违反“制衡性”的原则下，减少收费票据传递的环节，提高效率，保证安全。

（三）信息与沟通分析

Z高校因为控制环境的缺陷，信息与沟通体系不健全，造成了各职能部门各行其是，沟通不畅，变更信息不能及时上传，缺乏审核程序，导致收费系统中数据不能及时更新，影响工作效率。按照《企业内部控制基本规范》的要求，在完善收费系统软件的同时，应“建立信息与沟通制度，明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行”，加强对信息系统开发与维护，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用，发现问题，及时报告并加以解决，保证信息的真实性、及时性、有效性、安全性。

（四）内部监督分析

内部监督是对内部控制的有效性进行监督，是实施内部控制的重要保证。Z高校在收费管理上有自己的控制要求，但因收费入账不及时、收费系统数据不准确等原因，使其要求没有落实到位，使监督在一定程度上失灵，效果不佳，形成内部控制运行缺陷。手工收费票据填写不规范，也是内审工作不到位，缺乏监督的表现。

Z高校应对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查，定期评价内部控制的有效性，发现问题，及时解决，把可能发生的错误与舞弊依靠内部控制的力量杜绝在萌芽状态。

三、完善Z高校收费管理的对策

（一）建立一套完整的收费管理体系

根据《内部控制应用指引——组织架构》，高校应设置专人或专门机构对全校的收费管理工作负责，制定详细的收费管理工作流程，统一组织，明确系办、学生处等各部门的职责权限，形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的工作机制，使收费管理工作具有系统性和权威性。定期对组织架构设计与运行的效率和效果进行全面评估，发现存有缺陷的，应当进行优化调整。

（二）完善收费管理系统

首先，根据《内部控制应用指引——信息系统》，对现行的收费管理软件进行完善，确保在功能、性能、控制要求和安全性等方面符合需求。制定各模块子系统的具体操作规范，建立信息系统变更管理流程，并严格遵照执行；及时跟踪、发现和解决系统运行中存在的问题，确保信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。避免因系统软件问题产生数据不准，对收费情况具有便捷地统计、检索、分析功能，为内审及收费管理工作提供有效数据。其次，充分开发、利用校内网络平台，使学生通过校园一卡通，既能对自己的基础信息进行查询核对，又能随时了解自己的缴费情况。

（三）积极创新收费方式

高校应加强与银行的合作，借助强大的网络平台，研制开发一套具备共享性、多功能、有安全保障的网络收费管理系统软件。即实现银行网与校园网的对接，使银行数据与学校收费管理平台相链接，实现收费信息的共享，减少中间环节，减轻与银行对账的工作量，有利于学校随时掌握缴费的动态信息。

新、老学生均可根据交费通知，在全国任何银行网点交费，也可通过网银、支付宝、微信交费平台、刷卡缴费、银行代扣等方式，使学生不受时点、地点的限制，完成学费、住宿费、考试报名费等各项目的缴费。银行及学校的收费管理系统均可随时对学生的交费情况进行统计、分析、核实，真正实现灵活、安全、便捷的电子网络交费，真正实现“零现金”收费。

（四）加强收费内审工作的力度

学校收费管理软件应与日常账务处理软件相配套，便于收费票据、金额按期及时入账，确保账单、总账与明细账相符，使收费内审工作顺利完成，保证资金的安全，提高工作效率。

同时对收费票据的使用、书写也要按照财政票据管理规则进行审计，以此避免因票据使用和书写不规范产生的弊端，减少管理漏洞。

（五）票据传递安全化

在收费出纳员按月把使用过的票据存根和不再使用的票据交还给票据管理人时，应附一份由收费系统输出的票据使用月报表，票据管理人根据报表整理接收票据，无误后登记票据台账，双方当事人签字。

建议调整岗位设置，票据管理与收费内审由一人承担，或由票据管理人协同审计人员一起进行收费内审，减少收费票据传递的环节，提高效率的同时，保证收费票据的安全完整。

高校只有通过对内（校内各职能部门）对外（银行）通力合作，建立起完整的收费管理体系，加强内部控制与监督，预防收费过程中的各种违规和差错，及时、准确、足额地完成收费工作，保证收费资金的安全，才能保障高校教学、科研等各项高教事业的顺利完成。

参考文献：

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