档案网站功能定位及评价指标体系构建

张婷婷

(浙江省有色金属地质勘查局环境院，浙江 绍兴 312000)

在互联网信息时代，没有任何一个实体的任何一项工作能够完全脱离互联网，互联网带给社会的不仅是资源利用的便捷和高效，还包括海量的共享信息。可以说，建立档案网站不仅符合国家法律规定的相关要求，也符合互联网信息时代的发展规律，对我国档案工作有着极其重要的推动作用。从上世纪90年代中期开始，我国就开始兴建档案网站。到目前为止，我国档案网站建设在数量上已初具规模：从纵向上看，不同级别、不同规模的档案网站纷纷建立；从横向上看，不同专业、不同类型的档案网站不断完善。然而，我国的档案网站还存在诸如建设水平发展不平衡、网站管理与技术水平低下、数据库资源有限与内容更新缓慢、检索功能不够完善等一系列问题，整体水平与发达国家档案网站建设水平有很大的差距。究其原因，其中一个关键问题就是对档案网站的功能定位不统一或者不太清楚，而档案网站的功能定位是一个基础性问题，决定着档案网站的建设方向，最终影响档案网站的建设水平与质量。同时，在功能定位清晰、准确的前提下，构建科学、合理的档案网站评价指标体系并进行评价，不仅可以了解现实水平和存在的问题，还可以找出发展方向，为我国档案事业的又好又快发展提供智力支持。

1 档案网站的功能定位

档案网站的功能，也就是档案网站所能起到的作用，不能一概而论。不同层次、不同类型的档案网站，其功能应该是有所差异的。或者说，有些功能是所有档案网站都具有的，称之为普遍功能；而有些功能是特殊的或者某类具体的档案网站才具有的，称之为特殊功能。特殊功能代表了档案网站的独特性，是一档案网站区别于其他档案网站的关键点。此外，即使是同一种功能，针对不同的档案网站，其具体的表现形式、侧重点，甚至是作用强弱都会有所差别。

在我国，档案网站是政府上网工程的一个重要组成部分，往往以“ХХ省(市、县)档案信息网”的形式呈现，而很少有专业性或者某一具体类型的档案网站。也就是说，我国的档案网站不仅具有公益性，而且具有层次性。基于我国档案网站的这一特性，本文主要探讨档案网站的普遍功能，并对同一功能在不同层次档案网站中的体现作出分析，为不同层次档案网站的发展定位提供依据。

(1)宣传教育功能。宣传与教育是档案网站最本质的功能，也是首要的功能。网络平台具有超越时间和空间的传播效用，档案事业通过网络形式可以向社会公众有效地宣传国家以及地方的档案管理机构与相关法律法规、档案事业发展程度、地方档案馆(室)拥有的档案资料等，一方面让社会公众更好地了解我国及地方的档案事业，另一方面提升档案职业的社会形象、提高档案馆(室)的社会影响力。另外，档案是对过去、对历史的一种记录，其本身就具有教育功能。作为一种载体，档案网站要更好地承担并履行教育的功能，主要包括两个方面：一是对社会公众的民族精神与爱国主义教育；二是对档案工作者的专业知识教育。相比全国的档案网站而言，地方档案网站要更加注重地方人物、事件的宣传和教育。

(2)检索查询功能。网络是一个方便社会公众的平台，网络世界可以容纳无穷的资源，而且这些资源分布于不同的类目或者说隶属于不同的类目，倘若没有一个功能齐全、灵活快捷的检索与查询功能，使用者则没法在浩瀚的数据资源中方便的获取想要的资料。作为档案网站，首先要科学地分类档案资料，类目不能过多、过细，但也不能过少，要尽量区分资料的差异性；其次要能让使用者在醒目的地方便捷地检索或查询想要获取的资料，做到资料的高匹配度，即加强资料检索查询的有效性。此外，全国性档案网站和地方性档案网站在检查查询功能方面要做到相互支持，即两者之间要能互为检索、查询。在一定程度上，档案网站的检索查询功能直接影响着使用者对其的评价以及重复使用度。

(3)服务交流功能。在现代服务业快速发展的背景下，企业与事业单位都在强化服务意识，加强与外界的沟通与交流。档案网站具有公益性，其公共服务的性质要特别出众。可以说，服务交流功能已成为档案网站最突出的功能。档案网站要服务于“客户”，包括业内人士和业外人士两大类。其中，业内人士主要指档案工作者，档案网站要为其提供必要的资料和服务，以保证其有效开展档案工作；业外人士主要指社会公众，档案网站要为其提供匹配的信息，以满足社会公众的需求。为了更好地服务于“客户”，所有层次的档案网站要通过在线咨询、电子信箱、论坛等多种方式加强与“客户”的沟通与交流，为“客户”提供多样化、个性化的服务，并积极听取“客户”的意见和建议，不断提高档案业的服务水平。

(4)通知展示功能。作为一个网站，不管其形式、性质如何，信息是最为关键的，是网站的核心竞争力，主要包括信息流量和存量两个方面。档案网站必须将最新的档案咨询以及相关信息通过网站的“通知公告”版块及时并正确地发布出来，一来可以更新网站电子数据资料，二来可以满足业内、业外人士对档案信息的需求。档案信息的流量更主要是通过“通知”而呈现，而档案信息的存量则主要通过“展示”而体现出来。以“绍兴市档案信息网”为例，该网站专门设有“档案展厅”版块，内容涉及绍兴的历史、名人以及档案史料等，既真实、又生动，具有较高的欣赏性和美学价值。与地方性档案网站相比，全国性档案网站更应强调国家重要人物、事件等的展示，不仅要体现正确性，还要体现权威性。

2 档案网站评价指标构建原则

评价指标，即评价的维度，或者说评价的内容。评价指标的构建是评价科学性和准确性的基础，是档案网站评价的最核心、最重要一环，它决定了评价的质量。对于档案网站评价指标体系构建而言，既要遵循一般原则，也要遵循特殊原则。

(1)一般原则。一般原则是一种普遍性原则，也就是说绝大多数评价指标体系构建都要遵循的原则。评价指标构建一般要遵循SMART原则。SMART原则是5个英文单词首字母的组合，其中S(specific)意为指标必须具体、明确；M(measurable)意为指标要能够被衡量或者被行为化；A(attainable)意为指标是能够实现的或者达到的；R(relevant)意为指标之间应该是相关的，但不应有重合；T(time-bound)意为指标应该在一定的时间范围内实现，而不应该是无限制的。

(2)特殊原则。特殊原则是针对档案网站而专门提出的原则，它反映了事物的特殊性。对于档案网站来说，指标构建的特殊原则主要有以下三个：一是要符合功能定位原则，即档案网站的评价内容要以档案网站的功能为依据；二是要符合动静结合原则，即档案网站的评价指标既要能反映存量的信息，也要能反映流量的信息；三是要符合完备准确原则，即档案网站的评价指标要能体现出档案资料的完备性、准确性，甚至是合法性。

3 档案网站评价指标体系

根据档案网站的功能定位以及评价指标体系构建的一般原则和特殊原则，结合档案网站的属性，从结果和过程两大方面构建档案网站的综合评价指标体系，其中包含6个一级指标、16个二级指标如表1所示。

(1)结果型指标。结果型指标重在评价档案网站的整体表现形式，相对来说是静止的，是一种固定的结果，主要包括信息存量、功能设置和页面展示三个一级指标。其中，信息存量一级指标包含信息完备度、信息准确性和信息数量三个二级指标，该指标反映了档案网站信息的质量和数量；功能设置一级指标包含宣传与教育、检索与查询、服务与交流、通知与展示四个二级指标，该指标反映了档案网站的基本功能；页面展示一级指标包含美观性、规范性和易用性三个二级指标，该指标反映了档案网站的设计水平。

表1 档案网站评价指标体系

(2)过程型指标。过程型指标重在评价档案网站的变化过程，相对来说是动态的，是一种流动式的行为，主要包括信息流量、沟通服务和改革创新三个一级指标。其中，信息流量一级指标包含信息更新速度、信息更新数量两个二级指标，该指标反映了档案网站接受新信息的态度；沟通服务一级指标包含信息反馈周期、沟通服务质量两个二级指标，该指标反映了档案网站提供服务的态度和水平；改革创新一级指标包含页面更换频率、内容完善程度两个二级指标，该指标反映了档案网站否定自我、追求完美的态度与意识。

对于档案网站而言，结果型指标的重要性要大于过程型指标，但是随着档案网站公益性与服务性的逐步提高，过程型指标的重要性越来越高。需要指出的是，本文所构建的评价指标体系是相对简略的，是一个方向性的东西。在实际评价过程中，每个二级指标还可以接着细分，或者说明确的指明各个二级指标的标准和层次。另外，本文对各个指标的权重设计并未作出说明。在实际权重设计时，可以采用层次分析法等主、客观结合的方法，以增强档案网站评价的客观性和准确性。

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