医院声像档案管理模式创新研究

王凡 王超 魏海建

医院声像档案管理模式创新研究

王凡 王超 魏海建

声像档案是医院档案管理的重要组成部分，具有图文并茂和形象直观等特点，然而一直以来没有得到足够的关注，使得声像档案管理工作仍然存在一定的问题和缺陷，例如管理不规范、收集不完整、资源开发不够深入、制作不齐全等。解决当前医院声像管理存在的现状，首先就要通过创新的方式来完善医院声像管理模式，从而才能更进一步推进声像档案管理的应用。

声像档案；管理模式；创新研究

声像档案是指国家和社会通过录像带、录音带、照片、幻灯片、底片等不同的记录方式保存的有价值的载体实物，在医院的医疗、科研、教学和管理活动中的应用日趋广泛[1]。医院是社会服务的重要设施，然而档案管理又作为医院管理的最基本工作，声像档案能够生动、直接、形象的展现出不同时期、不同活动、不同事件的真实画面和声音，不仅见证了医疗技术的发展历程，而且是记录和传承医院历史、文化的可靠依据，所以加强和提高医院的声像档案管理水平是十分必要的。目前，如何高效地开发声像档案，使声像档案为我们提供重要信息，已成为档案工作者热衷关注的焦点。

1 医院声像档案管理的当前现状

1.1 档案管理人员专业素质低，以及多头管理 目前，医院基本上实行的档案管理模式是综合档案室、各医疗业务部门结合信息科分体管理各类档案。其中综合档案室主要管理的是部分实物档案、音像档案、科技档案以及会计档案等；各医疗业务部门主要管理患者病理以及影像学检查的档案、医德医风档案等；信息科主要是对医院病案统计管理、计算机和图书的管理。在日常生活中，这三大信息主体主要是按照各自负责的内容进行档案信息的收集、整理、统计、保存，从而就会造成劳动重复，浪费财力、人力和物力，制约着医院档案管理水平的提高。声像档案具有特殊的归档要求和较强的时效性，若不能及时归档，会使得今后的整理和查阅存在很大麻烦，再加上档案管理人员的专业素质低，不能按照声像档案与一般纸质档案的区别来分别整理，一般都是同等对待，造成医院声像档案失控和流失，最终使得声像档案不能发挥其良好的作用。

1.2 记录不完整、制作不齐全 由于医院对声像档案管理的不重视，造成记录医院的医疗、科研、教学、重要会议中有代表性事件的各种实物载体声像档案制作不完整、不全面[2]。尤其是医院重点项目的建设，缺少工程从开始到结束全面拍摄的资料，造成声像档案的不完整。

1.3 制度不完善、管理不规范 医院的档案管理模式对于声像归档的收集范围以及移交时间等没有制定具体的要求，造成了部分声像缺少相关的信息包括时间和内容，并且归档不及时，还会使得部分声像没有附加的文字说明。这些都会给今后的查找利用带来诸多不便；在医院中形成声像档案的部门比较多，并且声像档案的实物载体也越来越轻便，各部门不愿意将声像资料集体交由档案部门管理，而是随意处理，使很多珍贵的资料丢失；档案管理缺乏强制性的措施，是造成声像档案不同程度的损伤或丢失的主要原因[3]。

2 提出创新医院声像档案管理模式的相关意见

声像档案管理是医院进步和发展最可靠的依据，它不仅记载着医院的发展历史，而且为广大的医学者们提供了重要的参考信息。为促进医院档案事业的发展，医院必须要采用创新的方式选择一条适应医院档案工作发展的新道路，使声像档案在医院的发展中起到最佳作用。

2.1 增强声像档案管理意识 在宣传声像管理工作中，各级领导起着核心作用。首先，医院要做好声像档案的宣传工作，使所有人尤其是管理部门能够广泛关注这项工作，创造良好的工作环境；其次，作为医院的领导者要注重人才的培养，通过不同的途径来提高档案管理人员的素质；最后，加强档案管理工作人员的专业知识和技能培训，为做好声像档案管理工作奠定好基础。

2.2 建立完善的医院声像档案管理制度

2.2.1 明确声像档案收集的范围和方法 在医院的日常工作中形成且能够真实反映本院各项工作活动的声像档案均为收集对象，并且具有考察和利用价值[4]。主要包括：（1）由计算机文字处理形成的正式的文体文件；（2）通过视频拍摄的各种重要会议和活动的动态图像文件；（3）由数码相机拍摄的图像文件。

2.2.2 完善声像档案管理的规章制度 加强声像档案规范管理工作，为防止档案的损坏和分散流失，要从声像材料的收集、整理、统计、借阅等步骤都要进行明确规定，并统一管理。首先要设立一个统一的数据库，由专业人员管理，方便各部门的使用；然后明确规定任何人都不得随意将档案占为己有，更不能随意处置；最后，全院的人员要积极配合各类档案的收集和归档工作，以保证资料的完整性和有用性。

2.2.3 规范声像档案的整理、分类和编目 声像档案管理人员必须经过专业培训，掌握一定的拍摄技术，能够及时挑拣出有价值的声像材料，对重要的资料可以不按照规定随时归档。对于医院的基本建设类项目声像档案，要做到一个从早期、中期、后期、末期整个过程的摄影计划，准确把握拍摄范围，待活动结束后，要及时将各类声像材料交由专职档案人员。最后要做到对声像档案规范的整理，说明部分（包括底片、正片、文字说明）必须完整。

2.3 实现声像档案的数字化管理 随着高科技的发展使得档案更加丰富多样，再加上医院档案门类较多，给医院的档案管理工作带来了新的挑战。目前，常采用现代化的设备对档案进行开发和管理，逐步实现文件电子化、文件存储数字化、文件传递网络化以及文件管理动态化的现代化管理方式[5]，这也将逐渐取代传统的档案管理模式。这种数字化的管理模式不仅减少了贮存库房，并且方便查阅，不容易造成损坏和丢失。

2.4 积极开发声像档案的利用价值 积极开发声像档案的参考价值、教育价值以及凭证价值，通过各种宣传方式，传递医疗科技信息，有效的提高医院的知名度，不仅能够推动医院的文明建设，而且还能够为医院建设带来巨大的经济效益和社会效益[6-8]。

综上所述，对医院声像管理模式的创新研究，不仅使得管理和查阅更加方便，而且资料也更加完整全面。因此，要密切关注声像档案的发展，建立完善的医院档案和其他信息管理相互渗透的一体化管理模式，为医院今后的工作发挥其巨大作用。

[1] 罗娟,高江苓,符峰钊,等.医院声像档案数字化管理[J].解放军医院管理杂志,2014(5):439-441.

[2] 赖庆梅.医院声像档案管理模式创新研究[J].中国农村卫生事业管理,2013,33(6):628-630.

[3] 梁雁容.医院声像档案管理中存在的问题及措施[J].科技与创新,2014(5):96-97.

[4] 伦瑞贞.医院声像档案的管理与开发利用探讨[J].中国当代医药,2013,20(5):142-143.

[5] 熊燕.浅议医院声像档案管理中存在的问题与对策[J].右江民族医学院学报,2013,35(5):728-729.

[6] 刘国红，许长田.医院声像档案管理的问题及对策[J].护理实践与研究，2014，11（8）：113-114

[7] 张星黔.浅议医院声像档案管理[J].贵阳中医学院学报,2014, 36(4):158.

[8] 王晓芳.医院声像档案管理模式创新研究[J].医学信息,2015, 29(13):10.

The audio-visual archive is an important part of hospital archives management, which has the characteristics of illustrations and vivid etc. However, due to the lack of enough attention, the management of audio visual archives still has some problems and defects, for example, the management is not standardized, the collection is not complete, the development of resources is not deep enough, the production is not complete, etc. To solve the current situation of hospital audio-visual archives, we should improve the hospital management mode by innovative ways at fi rst, so as to further promote the application of audio-visual archives management.

Audio-visual fi le; Management mode; Innovation research

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.1.008

山东 261031 潍坊医学院附属医院审计处 （王凡 魏海建） 潍坊医学院附属医院科研处 （王超）