档案数字化建设实践的探讨

李春刚（吉林建筑大学，吉林长春，130118）



档案数字化建设实践的探讨

李春刚
（吉林建筑大学，吉林长春，130118）

摘要：本文阐述了档案数字化建设的基本内涵，具体分析了档案数字化建设的必要性，并针对我国档案数字化建设的基本现状，提出了档案数字化的发展方向和路径。

关键词：档案数字化；数字化建设；档案

近年来，档案数字化建设作为开发和利用档案信息资源的基础和前提，已逐渐被提上日程，并取得了一些长足的进步和发展。但是，我们也应该清醒地认识到，我国的馆藏传统档案资料浩如烟海，档案数字化建设无疑是一项艰巨而浩大的工程。同时日新月异的计算机技术与网络技术为档案数字化长效机制的发挥带来不小的影响。因此，档案工作人员要积极应对挑战，充分认识档案数字化建设的内涵、重要性，并针对档案数字化建设的现状，探索新的发展路径，以提高档案信息的利用率，实现档案信息资源的社会共享。

1　对档案数字化与档案数字化建设的理解

1.1档案数字化的含义

所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有简单、直观、速度快等优点。档案数字化是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行规划与整合，使档案利用服务方式更加多样，最大限度的实现了档案资源的共享。

1.2档案数字化建设的主要内容

从数字化的对象来看，档案数字化的内容主要包括以下两个方面:一是对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换;二是对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。从数字化的程度来看，档案数字化的内容分为以下两个层次:一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构;二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR(光学字钧一技术)识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。

2　我国档案数字化建设的现状与发展方向

2.1我国档案数字化建设的现状

我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究，具体来说，地方各级档案部门不断探索，广泛应用现代信息技术将丰富的馆藏珍贵历史档案进行数字化处理，对新产生的电子文件及时归档保存，直接建立全文数据库，以提高档案管理和利用的现代化水平，逐步开展对档案信息资源的科学管理，使档案信息逐步实现数字化、标准化、网络化，从而更有效地实现档案的资源共享，以满足社会各个领域对档案信息的需求目前，国内档案数字化工作还刚起步，正处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚兴起，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究。

2.2我国档案数字化建设的发展方向与趋势

在当前社会分工日益细化、专业化程度口益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发撤得效率低下，且力不从心。鉴于此，国内的一些档案馆开始尝试将自身力量同社会力量相结合，实行档案数字化业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司来进行档案的数字化建设。这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。虽然目前来说，档案数字化的业务外包工作基木上还处于尝试和探索阶段，但是它已然成为我国档案数字化建设的发展方向与趋势。

（1）档案数字化业务外包的内容

业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方式它是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、提高效率、增强自身竞争力的一种管理策略。具体来说，档案数字化的业务外包内容应包括档案资源的数字化整理、档案数据库的建设与管理，档案信息网络、网站的建设与维护，档案管理软件的开发与设计，计算机、网络硬件设备的管理与维护等内容。在数字化过程中，档案馆要积极做好数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收。

（2）实施档案数字化外包的策略

要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司。档案部门在选择外包服务提供商时，要根据自己的实际需求，在认真听取内外部专家意见的基础上，对外包商的技术能力、业务处理能力、财务状况、对新技术的研制与开发能力等进行全而的评估与审核，选择业务能力强、信誉好的服务商。具体来说，一是要对外包商的专业实力进行资格审查，审查其是否持有相关的资质证书或证明，如信息产业部颁发的系统集成商证书，认定的软件厂商证书等，资质证书与证明是否与外包项目的要求一致，证书的种类、级别、允许承接的业务范围要作为资格审查的主要内容;二是要对外包商的能力进行审查，通常判断专业公司是否具备外包的能力，就要审查其所拥有的技术设备和所开发的软件或其他信息技术产品能否满足要求;三是要对外包商的经验、品牌和信誉进行审查，通过该公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平，并针对其他客户对该外包商的满意程度，进行外包商的选择。

总之，档案数字化建设是一项复杂而庞大的系统工程，也是一项长期而艰巨的战略仃务。在数字化进程中采取档案馆与档案数字化专业外包公司合作的模式是一种大胆的尝试，不仅有利于优化社会资源配置，更能够提高档案馆的工作效率、降低业务运行成本。对于这一模式在实践中出现的问题，我们应认真总结经验教训，使之不断在推广中走向规范与完善。

参考文献

[1] 张明英.浅谈高校档案数字化建设[J].才智.2015(31)

[2] 王宏月.科研单位如何推进档案数字化建设[J].兰台内外.2015(06)

Discussion on the construction of archival Digitalization

Li Chungang
(Jilin University of architecture，Changchun Jilin，130118)

Abstract：This paper describes the basic connotation of the construction of the digitized archives,a detailed analysis of the necessity of the construction of the digitized archives,and according to the basic situation of the construction of digital archives,puts forward the digital files of the developing direction and path.

Keywords：archives digitization;digital construction;Archives