当代人事代理制度的人事档案管理

李丽

摘 要：随着我国社会经济的迅速发展和资源结构的优化转型，国家对于教育资源的投入也在不断增加，各高校、技校以及社会领域的人才资源得到了充足的储备，为了更充分地利用好人才资源，相应的人事管理制度也要进行改革创新。人事代理制度是当前人事制度改革新形势下的产物，适应了人才流动和认识管理制度的发展。本文将通过分析人事代理制度下人事档案管理存在的问题，探讨如何促进人事档案的管理的进一步发展。

关键词：人事代理；人事档案；制度管理

一种新的制度从确立到实施产生效果需要经过很长时间的实践摸索以及完善，我国从上世纪末开始逐步确立和实施人事代理制度，人事代理制度对用人企业来说能够免去大量的人事管理业务，节省人力资源和经费开支，对于人才的管理和流动发挥着重要的作用。同时，在人事代理制度下，人员的人事档案能够改变过去传统的依附于用人单位的关系，解决人事档案所对应人的“后顾之忧”。

一、实施人事代理制度的人事档案管理的优势

（一）适应社会人才资源管理的需求

由于我国经济的快速发展，旧时期的传统经济发展模式逐步被淘汰，而经济的发展带动了社会各领域的进步，对于人才的流通需求不断加大。过去传统的由企业或者单位的档案管理部门进行人事档案保管和管理的方式已经不适用，而且，由于管理的人事档案多，且管理水平不高，导致出现档案错乱、档案丢失的现象时有发生，不适应当前人事档案管理的新形势。

（二）有利人事档案管理的社会化

人才的流通管理频繁使得人事档案管理更加社会化，国家以及相关的人事管理机构需要对社会人员信息进行查询了解当前人才资源利用形势和就业状况，而在实施人事代理制度的人事档案管理，能够有效满足人员管理的社会化需求，具有更强的实用性。

二、当代人事代理制度下人事档案管理存在的问题

在当前的经济条件下，由于人才的流动频繁等原因，人事档案管理往往会对人员的某一个阶段出现“空白”。具体来讲，人事档案管理主要表现在以下方面：

（一）人事档案管理制度不够合理

尽管人事档案管理主要是由档案部门进行管理，但是无法有效实现人事管理档案的实体管理。很多人事档案管理部门由于业务或者管理区域的条块分割造成了人事档案存在着被丢弃、伪造等情况。

（二）人事档案管理权属意识模糊

无论是在社会人员还是在用人单位中，潜意识地都会认为人事档案是属于用人单位或者个人所有的。因而在很多用人单位中对于下属员工的人事档案都将其作为本单位所有，而且存在着对于所管理的人事档案进行随意扣押或者收取管理费用的费用，甚至于很多档案管理人员对保管的人事档案进行非法交易，泄漏员工信息。

（三）人事档案管理的现代化管理水平不高

虽然当前，我国推行人事代理制度，并取得了一定的成功，但是由于用人单位和相关档案管理部门的不够重视，投入的管理人员、资金不足，使得当前我国人事档案管理现代化水平依然不高，人事档案的信息和利用力度不够，无法适应快速的社会经济发展需求。

三、如何提高当代人事代理制度的人事档案管理水平的具体建议

（一）转变人事档案管理的传统理念，避免“重藏轻用”的做法

在人们固有的传统观念中，人事档案就是一份文件袋装的纸质的材料，人事管理部门建立柜台进行储藏。这种人事档案管理做法十分陈旧，浪费大量的人力物力。因此，必须要转变人事档案管理的传统理念，建立电子档案，对过去存在的纸质人事档案逐步进行电子信息录入。我国政府人事主管部门以及相关的人才交流和人事代理等机构保管了大量的人事档案，要建立相关的人才信息查询平台，扩大人事档案管理的作用范围，改变过去只重视人事档案收藏保管的功能，重视人事档案的使用。比如说，在某人才市场网站上可以推出人才信息的查询，广大的全国高校毕业学生、军转干人员、社会闲置待业人员可以登记注册，开发相应的人才素质能力测评软件，发布人才信息统计，可以被其他用人单位进行公开查询。

（二）促进人事档案管理的现代化建设

相关的人事代理机构保管的人事档案可以进行信息的抽取，在专门的人事信息网站上进行上传、交流，便于人事档案保管机构在信息网站上进行查询和利用。人事档案的相关信息就可以在专业的人才网络平台上进行公开，改变过去传统的人事档案“档随人走”的缺点，而且对于人员流动信息、人员培训信息、人员学历提升等相关信息及时更新。

（三）解决人事档案管理的“人档分离”的矛盾

由于当前很多人事档案保存在人事部门当中，旧有的人事纸质档案还是大量存在。人员在流动的时候由于个人原因或者用人单位的原因没能及时将纸质的人事档案带走，导致了“人档分离”的现象产生。因此，必须要解决人事档案管理的“人档分离”的矛盾，完善人事档案的流动便利性，人员的正常流动时，用人单位不得以不正当的理由对人事档案进行扣押。同时，用人单位可以通过利用人事代理制度或者人事档案信息查询等便利条件节约人事档案管理资源，提升人事档案管理效率。

（四）完善人事档案管理制度和规范

政府和相关人事管理部门要加强对人事档案管理的立法工作，规范人事档案管理制度。用人单位要建立专门的人事档案保管部门进行专门负责，明确人事档案管理人员对人事代理机构和用人单位的人事管理职责权限，提升对人事档案管理人员的能力和素质水平。同时，政府人事管理部门、人事代理机构、相关人事档案被管理人员要加强对人事档案管理的监督，保证人事档案管理的公开性和透明性。

四、结语

综上所述，人事代理机制中人事档案的管理对于中国市场经济的稳定发展和人才资源市场的健康有序具有不可替代的作用。二十一世纪的今天，综合国力的较量更是对科技水平、对人才资源的较量，在我国当前经济转型的大背景下，对就业服务有更高的要求。因此，必须要充分体现人事代理制度的人事档案管理职能，保障我国社会人才和企业的发展和权益。

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