高校学报青年编辑如何做好与作者沟通

2016-02-28尚菲菲牛燕平王生凤尚彩娟王淑惠

学报编辑论丛 2016年0期

尚菲菲，牛燕平，王生凤，尚彩娟，王淑惠

(装甲兵工程学院科研部，北京100072)

高校学报的青年编辑应提高人际沟通能力，在与作者的互动中扮演重要角色。与作者沟通时，不仅可以弥补青年编辑学识上的不足、达到青年编辑修改的意图，还可以增进作者对高校学报的了解，利于捕捉当前热点并及时约稿。青年编辑在与作者沟通时存在着沟通习惯的差异，以及作者对青年编辑信任的不足。因此，高校的青年编辑要努力探索与作者沟通的技巧，做好与作者的沟通工作。

1 青年编辑与作者沟通的重要性

一篇优秀的科技论文离不开编辑与作者进行有效的沟通和开展良性互动。高校学报的青年编辑与作者有效沟通的重要性主要体现在以下4个方面。

1.1 有利于弥补青年编辑学识的不足

高校学报的青年编辑大多是某一专业刚毕业的研究生，要成为高校学报要求的“博学专精”的学者型杂家[1]，还需要经过不断地积累专业知识和从事科研实践。青年编辑通过与作者沟通，能更好地了解作者的思路，便于挖掘其创新点，并避免由于知识不足导致的编校错误。

1.2 有利于达到青年编辑的修改意图

除外审专家提出的修改意见以外，高校学报的青年编辑不仅要从整体上把握论文的逻辑形式，还要保证文字、图、表的内容精准及表达形式尽量优化，并满足出版的标准化、规范化要求，而大部分作者对此并不了解。这需要青年编辑主动与作者进行多次充分的沟通，才能达到提高论文修改的效率和质量的目的。

1.3 有利于促进作者对高校学报了解

作为一名青年编辑，应运用有效的沟通，使作者了解高校学报的征文选题方向及学术水平要求，并引导作者紧贴高校学报的特色来写作，从而保持其办刊特色和品牌，有利于征得更优质的稿源。

1.4 有利于捕捉当前热点并及时约稿

青年编辑通常对负责栏目的学术动态和热点了解不足，通过经常性地与作者交流，在结下深厚的友谊、建立起彼此的信任的同时，往往能捕捉到科技的最新发展，便于及时约稿、刊发，自然也就巩固了一个既有数量又有质量的作者群，提高了期刊的学术影响力。

2 青年编辑与作者沟通中的常见问题

2.1 沟通习惯差异

以《装甲兵工程学院学报》为例，对2015年以来军用车辆工程栏目的来稿作者单位进行了统计，作者的单位可分为科研院所、军事院校、地方高校和技术企业 4类。有的为学科带头人，有的为专业骨干，有的为有一定科技论文写作经验的博士生，还有初次撰写论文的硕士生，以及工作在生产一线的技术人员。上述差异会导致作者的学术背景、工作性质和经验层面、心理承受力以及语言表达方式、思维方式等方面的不同，形成了个体独有的沟通习惯和沟通方式，拥有各自迥异的沟通风格。

从青年编辑的角度讲，从事编辑行业的时间大都较短，受自身学识基础、负责学科适应性和处理稿件经验的影响，对某一沟通内容与不同的对象沟通时往往存在着重点巨大的差异，沟通起来就比较困难，更容易造成沟通的失败。

2.2 信任不足

作者对青年编辑的信任不足，也是造成青年编辑与作者沟通困难的重要根源。对于一些资深科研工作者来说，青年编辑对其所负责栏目的专业知识积累不够充分，学术的视野不够开阔和思路不够清晰，创新点的挖掘不够敏锐，再加上语言用词的经验不足等问题，这些实际情况会使作者对青年编辑的信任不足，进而对青年编辑提出的修改意见往往不愿采纳，改动时不够细腻，特别是对一些格式规范上的修改耐心不足。这样就必然在彼此之间容易形成一些误解，同时也加剧了青年编辑与其沟通时的胆怯心理。

对于研究生作者来说，大部分需要应对院校毕业对论文发表数量和质量上的硬性要求，有的还要需要通过发表论文评奖学金等，这样他们很难再注重论文本身的学术水平、创新性和丰富度。再加上青年编辑与其年龄相仿，与身边经常打交道的老师一样，往往感觉比较亲切，好说话。这样，当青年编辑与其沟通时，常常态度比较随意，对提高论文质量上的内容不愿深入挖掘，容易产生侥幸甚至逆反心理，使沟通陷入僵局。

3 青年编辑与作者沟通的技巧

人与人之间的沟通是一门高深的语言行为艺术，而青年编辑与作者之间的沟通更是一门需要技巧与智慧的学问。对于青年编辑来说，只有掌握了恰当的沟通技巧，青年编辑与作者沟通时才能产生良好的共鸣情绪，这样才能建立起平等、信任、互相理解的相互关系，有助于编辑的工作高效地展开。根据笔者近 2年的编辑工作经验，认为青年编辑与作者的沟通要注意掌握以下的技巧。

3.1 角色定位

准确地定位自己的角色。在社会生活中，每一种身份都有其社会规范、要求和规则，所以“角色”就是身份和相关的行为规则[2]。在与研究生作者沟通时，高校学报青年编辑的角色定位，既不同于有更多沟通交流机会的辅导员，更不同于长期深入指导其学习与科研的导师，在指导研究生完成某一特定论文的修改外，同样担负着指导研究生如何写好科技论文的任务。此外，在高校，无论是默默无闻的青年教师还是名声显赫的教授、学者，都与学报有不解之缘，他们都在学报上发表过论文，学报最大限度地为教师们提供施展才华的天地，他们也不间断地向学报输送新鲜的、有旺盛生命力的学术成果来肥沃这方土地[3]，共同促进院校的学术交流和知识传播。高校学报青年编辑只有清楚地对自己的角色身份做好定位，才能在沟通中正确地认识到角色所赋予的权利与责任，积极主动地与作者建立起有效的沟通模式。

3.2 沟通内容

青年编辑收到审稿结果后，若外审专家提的修改意见较多，需要补充大量论文内容和调整文章结构时，可以通知作者先根据外审专家的意见进行修改，并提交修改说明，然后在修回稿的基础上进行编辑加工。当两名外审专家的修改意见相差较大甚至意见相左，青年编辑无法准确判断作者——特别是研究生作者的修改情况时，需要与研究生或其导师进行沟通，请导师一同审核研究生论文，指导研究生进行完成修改。

一般情况下，青年编辑在拟写修改意见时应注意外审专家意见的格式、语言和语气，对部分表义笼统、用语不当或语气生硬的应适当做出调整，避免在沟通时引起作者的非理性情绪；根据高校学报的编排规范提出格式上的要求，要尽量做到条理清楚、细致周详、切实可行，保证信息准确地传递给作者，以正确指导作者对稿件完成修改，充分挖掘他们的潜力。青年编辑对提出的修改意见要做到心中有数，这样在与作者的沟通中才能自信满满、思路顺畅，更容易赢得作者的信任和尊敬，让作者觉得修改时心服口服、得心应手，修改后能够提升论文水平，利于修改工作的完满完成。

3.3 沟通氛围

沟通氛围直接影响沟通效果。青年编辑与作者平等的地位、轻松的心理氛围以及青年编辑谦和的个人风格形成一个良好的沟通氛围，将有助于沟通双方达到良好的沟通效果，促进互动关系良性发展。一方面，青年编辑在与作者的沟通过程中，可以通过平等、独立、自由的交流方式来调动作者沟通意识；另一方面，青年编辑要注意了解每个作者的不同情况，掌握不同作者的心理，根据需求进行沟通交流。

研究生的科技论文写作经验较少，青年编辑在与研究生进行沟通交流的时候，要本着尊重其研究成果的原则，态度随和亲切，尽量减轻研究生与青年编辑沟通时的心理压力，在对话的过程中双方可以就科技论文的有关问题进行充分讨论，要避免出现抵触情绪。在沟通的过程中，要始终避免使用消极性的语言[4]，认真地倾听作者的想法，对研究生作者要合理使用鼓励性的语言激发其创新性，尽量帮助其弥补论文本身学术深度和丰富度上的缺陷，而对其他科研经验比较丰富的作者要正确使用暗示性的语言[4]，促使其加强理论上的探索，便于提升论文的学术水平。

3.4 沟通时机与方式

为了编辑出优秀的科技论文，就稿件出现的问题青年编辑需要经常与作者进行多次、反复地交流和沟通。因此，要注意把握沟通时机和运用合适的沟通方式，避免频繁沟通给作者造成的不便。对于在校研究生，应尽量避免在其放假期间或毕业答辩前后与其沟通，以避免发出的信息石沉大海或者时间仓促修改不充分；对于其他作者，由于平时工作比较劳累，应当避免在下班后或即将下班时与其沟通，必要时可提前约定沟通的时间，视其方便而行。

对于本校或邻近单位的作者，第一次沟通可采用面谈的形式，这样沟通时便于把青年编辑的逻辑思路传递给作者，及时化解沟通上的误解和矛盾，对于不便面谈的作者，青年编辑可采用书面形式通过邮件沟通交流，并对重点需要注意的部分辅以电话或微信进行确认；对于作者修改回的论文，青年编辑就一些文字表达、图表制作等期刊规范方面的问题需要再次沟通时，应尽量一次性把问题指出来并表达清楚如何修改，避免因同一个问题反复联系作者，造成困扰。

青年编辑根据每次沟通的侧重点可能有所不同，视问题的简单或复杂，采用不同的方式与作者进行沟通。编辑只有通过与作者深入的沟通，稿件的质量才能得以最大程度的提高[5]，同时避免误解产生专业上的错误。