农业科技期刊在线审稿存在问题及优化措施——以《浙江农业学报》为例

张 韵，高 峻，侯春晓，陈华平，袁醉敏

(《浙江农业学报》编辑部，杭州310021)

我国农业期刊数量较多，期刊的质量主要取决于其发表论文的学术质量。农业科学分支众多，期刊编辑即便本身具备农业专业背景，也不可能全面掌握农业各学科的知识，因而必须将稿件送给各个学科的同行专家让其对文章的学术水平和质量进行准确评估，专家审稿是识别优秀论文的关键环节，审稿专家的专业评价为编辑对该稿件的取舍、修改等提供了专业依据，可以弥补编辑人员的学科局限性，是科技期刊完善和提高学术水平必不可少的环节[1]。随着科技信息化的发展，越来越多的农业科技期刊编辑部引进并使用稿件在线处理系统，在线审稿模式已成为农业科技期刊专家审稿的主流模式。《浙江农业学报》自2009年8月开通网站，实现了稿件全流程在线处理，加快了稿件处理效率并缩短了论文刊登周期，但与此同时，也出现了一些新问题，其中在线审稿过程中专家缺审和拒审现象尤为突出，导致稿件不能按期审回，造成论文处理时间延长，大大浪费了编辑部的人力物力资源，也在一定程度上打击了作者的投稿积极性。因此，如何甄别遴选专家，确保稿件的审回率已成为在线办公环境下编辑同仁共同关注的问题。笔者以《浙江农业学报》为例，利用稿件在线处理系统，通过数据统计方式，对2010—2014年的稿件在线审稿过程中缺审和拒审情况进行了调查，深入分析其原因，加以总结，并提出相应优化措施供同行讨论。

1 稿件在线审稿情况调查

《浙江农业学报》在2009年7月以前，稿件外审采用传统的纸稿寄送或电子邮件的方式，审稿专家以浙江省内农业相关领域的科研人员为主，以2008年为例，初审送外审稿件158篇，稿件审回率可达90%以上。2009年8月《浙江农业学报》网站开通，为便于稿件在线送审，收集了全国各农业高校和研究院所的专家信息，组建了审稿专家数据库，扩大了稿件外审的送审范围。2010年《浙江农业学报》初审送外审稿件272篇，稿件在线审稿的审回率为85.29%；2014年《浙江农业学报》初审送外审稿件527篇，稿件在线审稿的审回率为67.17%，比2010年降低了 18.12个百分点(图 1)。以上数据可以看出，随着稿件在线处理系统的逐步普及，2010—2014年《浙江农业学报》在线送审稿件逐年增加，但稿件的审回率却逐年降低，2014年约有1/3的稿件在线送审由于各种原因被专家拒审或缺审，很大程度上增加了稿件的处理难度，延长了审稿时间，使得学术论文发表的即时性降低，有的作者甚至因稿件未能及时审回而选择“撤稿”。

图1 《浙江农业学报》2010—2014年稿件审回率

2 稿件拒审缺审现状及原因分析

专家拒审或缺审导致稿件送外审以后长时间没有音信，或者拒审缺审后编辑要加送外审，耽误稿件的审理时间，会降低作者对期刊在学术水平上的信任。造成稿件拒审和缺审现象的原因很多，有些邮件因没有送达审稿专家或专家没有及时回复；或专家因工作繁忙、研究方向不符等原因拒审；还有时个别审稿专家接受了“审稿”(在线点击了“接受审稿”)，却始终没有完成审阅工作(图2)。

图2 《浙江农业学报》2010—2014年稿件拒审缺审情况分析

2.1 稿件送审后“石沉大海”

编辑初审稿件后，首先根据对口专业及研究方向通过审稿专家数据库或利用网络资源查找审稿专家，并将审稿邀请函发给选定专家。从图2可以看出，有14.03%的稿件存在缺审现象，即编辑部给审稿专家发送审稿邀请函后，没有收到审稿专家的任何回复，犹如石沉大海。发生这种情况的原因可能有：①邮件未能准确送达，审稿专家未收到送审邮件。送审的电子邮件被防火墙错误拦截或被置于垃圾邮箱内，或是我们收集到的审稿专家邮箱有误，不使用或更换了新的邮箱。②不愿意审稿。可能是所选专家的审稿热情不高，有的专家可能是农业领域的著名学者、知名高校学科带头人等，承担了大量的科研和教学任务，且兼任一些行政或社会职务，工作繁忙无暇审稿。③对《浙江农业学报》认知度不够。有些专家因地域、专业等原因，对本刊了解有限，以前也从未给本刊审过稿，对审稿工作不够重视。

2.2 稿件与专家研究方向“不对口”

近年来，随着农业科学的发展，以及与其他学科的交叉融合，学科划分也越来越细，也因此产生许多跨学科的研究成果，出现了许多新的交叉学科，每位专家都有自己的专业特长和研究方向，如果审稿专家与稿件的研究内容“不对口”，就很难对稿件的创新性和科学性进行全面的把握。通常情况下，编辑能从相关专业领域中选择“大同行”，而难以从研究方向上准确地筛选出“小同行”，因而造成审稿专家以送审稿件的研究内容不熟悉为由而拒审，这部分稿件占3.1%。分析其原因：一方面有可能是责任编辑在稿件送审前对稿件的研究方向界定不准确；另一方面则是编辑对专家的个人研究方向掌握不全面。

2.3 专家工作繁忙无暇审稿

在我国，农业类期刊的审稿专家大多为高校及科研院所的教师或科研人员，专家均有个人的专职工作，审稿工作仅是他们的兼职工作之一。许多专家因专业业务繁忙，不能按时审稿，有3.6%的稿件因上述原因被拒审。产生这种现象的主要原因：一是编辑将“小稿件”送给了“大专家”，过分注重审稿专家的名气和学术影响力，未能充分考虑专家繁重的科研教学任务和审稿态度等；二是编辑未充分考虑稿件送审的时机，有时会与高校、研究院所通常的科研繁重时间段，如国家基金项目申请、博硕士论文答辩等时间重合，专家无力分心；三是恰逢审稿专家出差、参加学术会议等，无暇顾及审稿工作。

2.4 专家审稿周期过长

有些审稿专家收到稿件后表示接受审稿，但审稿工作一再被拖延，未能按期审回，这部分稿件约占1.46%。编辑部一般会在临近审稿截止的时间给专家发送催审单，但收效甚微，导致编辑部与审稿专家之间暂时失去联系，稿件的审阅工作也被延误。出现这种现象的原因可能有：①专家起初想为本刊审稿，并接受了审稿，但由于临时性工作任务，一时抽不出时间审稿，无法按期完成审阅；②专家没有在收到邮件后及时审稿，而后遗忘审稿；③某些专家可能忘记了编辑部提供的用户名和密码，无法登录审稿系统，也没有及时与编辑部沟通；④专家数据库中专家个人信息记录不完整，如手机号码缺失，导致在邮件催审无效后，编辑部无法与专家及时取得联系。

2.5 其他客观原因

在网络尚不发达之前，审稿人可以通过审稿第一时间接触到同行最新的科研成果，显然审稿能满足其对专业成果更新的需求。而随着数字化出版的快速发展，科研工作者的信息交流平台和渠道更加多元化，同时，随着稿件在线处理系统的普及，编辑部的稿件处理周期大大缩短，留给审稿人的评阅时间也相应紧迫，如《浙江农业学报》给审稿专家的稿件审理时间从之前的30天缩短为15天。而审稿需要专家花费一定的时间和精力，相对于有限的审理时限、微薄的审稿费，专家的审稿热情也受到了一定的影响[2]。此外，个别审稿专家因为身体状况、退休等原因拒绝审稿，因身体欠佳及其他原因被拒审的稿件占1.5%。

3 提高稿件审回率的几项改进举措

3.1 学科编辑严把初审关，提高送审准确率

编辑承担着审稿的组织、设计和协调工作，应尽可能提高审稿工作效率。在稿件送专家审阅之前，编辑不仅需要剔除不符合本刊发表要求的稿件，筛选出具有一定创新或实用价值的稿件，还应选择专业对口的审稿专家，同时适当说明审稿原则、要求等。这就要求编辑不仅能相对准确地把握稿件所属学科及细微分支等，还要对所选专家的学科专业、科研成果、近期论著和审稿态度等有大致的了解。准确送审是审稿工作的重中之重，这不仅是为了提高稿件的审回率，也是体现编辑对专家的了解和尊重的最好方式，可以有效避免专家因学科、专业不对口而处于无从着手的窘境，降低稿件的拒审率[3]。因此，有必要在初审过程中引入SCI期刊通行的“学科编辑初审制”，即由具有农业相关学科专业背景和科研经历的博士编辑或科研人员担任学科编辑，重点负责稿件的初审[4]。与非专业背景的编辑相比，学科编辑对其所从事的专业领域内的研究动态和专家信息掌握地更为全面，这不仅可以确保稿件的初审质量，还可以有效提高稿件的送审准确率。

3.2 优化审稿单设计，充分体现科学性和简明性

审稿质量受多种因素的影响，其中审稿单的内容设计也是重要的影响因素之一。审稿单是编辑与审稿专家交流的平台之一，既要体现编辑对稿件的要求，也要反映专家对稿件的评审意见，审稿单的设计对专家的审稿意愿影响较大。但目前农业科技期刊的审稿单尚没有统一的标准，因而需要科技期刊编辑对稿件的组织结构和创新特性进行准确的把握[5-6]。审稿单的设计不仅要体现出科学性，以充分引导审稿专家的思路，使审稿专家能对文稿做更全面细致的分析；还应体现出简明性，即简要、准确地表达出对专家的审稿要求，既能让专家一目了然，方便操作，又有利于专家表达出专业的审稿意见。简明科学的审稿单设计对提高专家审稿质量有着非常重要的作用，可以认为，只有有了高水平的审稿单设计，提高审稿专家对期刊的认可度，才有可能降低稿件拒审和缺审率，获得高质量的专家审稿意见。此外，一些审稿专家对刊物的基本情况不了解，因而可在审稿单中增加一些刊物的介绍信息，如期刊简介、栏目设置、刊期、影响因子、被数据库收录情况、获奖情况、稿件录用比例等，让专家简要地了解刊物，为专家在把握审稿尺度时提供参考依据，消除专家对期刊的认识不足或信息不对称[7-8]，有助于提高专家的审稿积极性。

3.3 动态管理专家数据库，筛选核心审稿专家

审稿专家数据库的信息是在长期的送审工作过程中逐步积累的，然而数据库的建立并非一劳永逸，应当在使用过程中对审稿专家数据库进行科学化、全面化、先进化的管理，从而达到优、新、全、准的合理化结构，便于审稿工作的顺利开展[9-10]。审稿专家数据库的动态管理主要分为两个方面：一是及时查漏补缺，逐步完善和补充审稿专家的个人信息，如年龄、行政和社会职务、在研项目内容、近年的文章发表情况等；同时及时更新专家的E-mail地址、工作单位、研究方向等，掌握专家的研究动态，对专家的研究方向进行更细的划分，从一、二级学科相同的大同行细分至三、四级学科相同的小同行，从而保证信息的准确性和时效性，为精准选择对口专家提供依据，以避免电子邮件无法送达或送审不准确的现象发生[11]；二是要加强评分分类，即建立一个以学术水准、审稿质量、审稿时效、工作态度等综合能力评价体系，由编辑在专家库中对审稿专家的审稿质量进行评分记录，标识出核心审稿专家、优秀审稿专家和一般审稿专家等[12]。根据评估结果筛选出一支认真负责、时效高、审稿意见规范有见地的核心审稿专家队伍，适当剔除审稿态度不佳、意见简单、时滞过长的专家。

3.4 多途径征集青年审稿专家，加快审稿速度

针对专家缺审和拒审的情况，排除审稿专家工作繁忙或送审不准确等因素外，编辑部应更多地考虑专家审稿的主动性。编辑部应切实结合自身期刊特色，多方征集乐于为本刊审稿的专家，可采用以下几种途径：①邀请编委定期推荐青年专家。大多数学术期刊的编委会都由数十名业内知名的专家学者担任，这些编委大多是各单位的学科带头人，有的还是院士、长江学者，担任国家自然基金的评委或其他社会职务，对专业的发展态势和新生的骨干人才比较熟悉[13]，同时编委也能很好地把握期刊的审稿原则和标准，因此我们每年邀请编委为我们推荐3～5名其所在学科的审稿专家，以30～45岁、副高级以上职称，具有审稿热情的青年专家为主。②将优秀的作者提升为审稿专家。每种期刊都有一批核心或热心作者，编辑部在处理作者投稿的过程中对这些作者接触和了解得较多，可从该作者投稿论文的学术质量和写作能力判断其学术水平和科研精神，对其审稿能力及学科方向有较准确的把握[14]。随着科研工作的逐步深入，一些优秀的作者的科研资历和学术水平也在逐步提高，已经完全可以胜任审稿工作。另一方面，由于作者亲自体验过该刊的投稿过程，会更好地体会和把握刊物的要求和刊载内容，审稿积极性也相对较高，可作为审稿专家的主要后备人选。③通过网站平台开通专家自荐途径。编辑部以开放的心态欢迎各地相关专家积极自荐，可利用期刊网站平台常年开设审稿专家申请的链接，方便热心审稿工作的学者及时申请加入审稿专家队伍，这样不但可以扩充审稿专家库信息，还可有效降低稿件拒审缺审的情况。

3.5 建立专家—编辑(编辑部)互动交流机制

审稿工作是否能顺利完成，与专家的审稿积极性密切相关。因此，在日常工作中，编辑部还应强化与专家的情感培养，力求为专家提供更优质的服务，注重培养和增强审稿专家的审稿热情，可通过以下措施建立良好的互动交流机制：①适度控制审稿数量，减轻专家审稿压力。我们国内农业科技期刊的审稿人大多承担了繁重的科研教学任务，且不只为一本期刊审稿，很难同时兼顾本职的科研教学工作和兼职的审稿工作。而综合性农业科技期刊通常存在稿件专业分布不均衡的情况，个别审稿专家的审稿负担过重，每位专家的审稿频次相差很大，因此应根据审稿专家的专业、职称和年龄等划分审稿数量限额，以减轻专家的审稿工作量。②提高审稿费标准，体现劳有所得。国内大多农业科技期刊编辑部给专家支付的审稿费较为微薄，随着经济的快速发展，审稿费金额已经无法与专家的审阅工作相匹配，因而应适当提高稿费标准以体现对专家审稿工作的重视和肯定。③加强日常交流，评优致谢。就目前大多数期刊编辑部而言，与审稿专家之间的沟通和交流大多停留在审稿工作这一有限的时间段内，而审稿专家作为优秀文章发表和期刊发展强有力的推进者，其工作角色往往没有得到充分的认可和肯定。因此，编辑部应加强与专家的日常交流，如节假日可通过电子邮件、微信等形式问候专家；向审稿专家颁发有限期聘书，集中刊载审稿专家名单致谢；借学术会议机会与本领域的审稿专家见面等。这些都有益于增进期刊与审稿专家的感情，激发专家的审稿积极性。同时可根据审稿情况每年评选数名“优秀审稿专家”，并发放荣誉证书。④适时转达作者的感激之情。对于一些写作和投稿经验还有待提高的作者，特别是在校研究生，一份公正细致的审稿意见书无疑会对其论文写作及今后的科研工作产生莫大的帮助。同时，有些专家对审稿很投入，完成审稿后往往会对稿件处理结果有所关注。期刊要洞悉专家的这种需求，将作者的意见及态度反馈给专家，专家就能意识到审阅工作的重要性，从中享受更多学术交流和指导作者的乐趣[8]。⑤充分利用网络社交媒体，做好审理提醒和信息推送工作。一般情况下，编辑部通过网站在线系统向审稿专家发送邮件，专家通过登录审稿系统查看稿件、填写审稿意见，若稿件未能按期审回，网站会自动发送催审邮件，但往往也没能得到较好的催审效果。国外一些期刊开始尝试采用Twitter等社交平台完成稿件外审工作[15]，鉴于此，科技期刊可以开设官方微博或者微信公众账号平台，可同时向专家手机推送审稿单据和审稿提醒信息，实现高效便捷的沟通；同时还可以使审稿专家与编辑、作者之间借助网媒平台建立联系，拓展专家在学术共同体中的人脉。⑥利用期刊自身优势，为专家量身打造宣传服务。科技期刊要充分利用自身的出版资源和得天独厚的宣传优势，为审稿专家提供宣传服务，使其获得更多发展的机会[7-8]。如《浙江农业学报》已策划“优秀科研团队简介”等宣传页，在每期的封二、封三刊载，对审稿专家的研究经历、科研业绩等进行介绍，有助于扩大专家的业内知名度，促进专家与编辑部之间的情感交流，有利于提高专家的审稿积极性。

专家审稿是科技期刊稿件质量得以保证的重要环节。编辑只有在不断的工作实践中了解、发现问题并及时进行有效的调整和改进才能保证高质量、高效率地完成审稿工作。在网络资源极大丰富的今天，查找审稿专家信息已并非难事，但如何合理利用专家资源，提高稿件送审的准确性，减少审稿专家缺审拒审现象，不断提高稿件审回率，组建和维护一支兼具科研业务能力和审稿责任心的热心审稿专家队伍仍然应当是每个编辑部工作的重要内容。经过实施一系列举措，《浙江农业学报》通过一年的努力，2015年在线审稿情况稍有好转，数据统计显示，2015年初审送外审稿件549篇，审回率为70.23%，相较于2014年有些许提高。考虑到编辑部采取措施影响时间较短，统计分析的结果不能完全说明采取措施后提高稿件审回率的有效性，还有待进一步的观察和分析。

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