浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率

程然

(河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局，河北 滦平 068250)



浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率

程然

(河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局，河北 滦平 068250)

摘要：人力资源和社会保障局办公室档案管理工作长期以来一直是不能忽视的工作内容,传统的一些管理模式已经不在适用于办公室档案管理工作，需要进一步强化档案管理工作职能,改进办公室档案管理工作方法，这样才能提高整体工作效率，本文就办公室档案管理工作所存在的不足进行了分析，并提出了改进方法，以便更好的改进档案管理工作。

关键词：办公室；档案管理；管理模式；提高；完善

办公室作为人力资源和社会保障局中的一个重要组成部门，在单位中发挥了无法替代的作用。随着单位之间、部门之间、员工之间分工不断的细化，办公室的功能和职责也更加清晰，在实际工作中，如何切实做好办公室档案管理工作，一直是社会、单位、个人关注的焦点问题。

无论从事什么工作，只有寻求更好的管理措施，才能提高工作效率，由此可见，非常有必要探讨改进办公室档案管理工作提高工作效率的措施。

1办公室档案管理工作存在的问题分析

1.1档案管理的意识不强

在我国，由于档案管理专业人才的培养远远没有跟上社会需求的步伐，因此，有的人力资源和社会保障局的领导没有意识到办公室档案管理的重要性，经常指派单位里面一些快要退休的、怀孕的女性等工作人员兼职在从事，很少有专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏进一步对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。

1.2办公室档案管理工作人员的素质有待提高

很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中有待解决的重要问题。随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。当面对这些问题时，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。一些工作人员对信息技术和计算机技术只懂得简单操作，导致先进的设施无法发挥应有的作用，自然会导致办公室档案管理工作效率低下，因此，必须认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。

1.3办公室档案管理缺乏系统型的管理模式

现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，自然也就给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得一些单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立一个系统型的管理模式。

2如何提高办公室档案管理工作的效率

2.1 进一步增强办公室档案管理意识，更新档案管理理念

我国现阶段有的人力资源和社会保障局对于办公室档案管理的管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国一些单位的办公室档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位办公室档案管理的意识，更新档案管理理念就显得尤其重要。首先，要提高单位领导对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立等方面，都需要饱含办公室档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善办公室档案管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识。

2.2提升工作人员的专业水平

档案是一门专业性很强的学科，从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等都有一套的理论和方法。档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。在未来的工作实践中，一定要提升办公室工作人员的这些专业水平，在选用办公室档案管理人员时，要实施严格的审核，选取业务能力好、工作责任心强的人员， 当工作人员上岗之后，应该定期进行教育培训，不断增强办公室档案管理人员的业务能力。

2.3加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

结束语

就现阶段，人力资源和社会保障局办公室在实际工作中涉及到的档案会越来越多，给办公室档案管理工作带来了很大难度。在今后的工作中，要不断提高档案管理质量，提高工作效率。只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展。本文在此分析了人力资源和社会保障局办公室档案管理工作中存在的问题，并探讨了相应的改进措施，希望文中观点可以为相关工作者开辟思路。

参考文献:

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力.企业家天地(下半月版)，2008.5.

[2]张亮. 加强人力资源和社会保障个人档案管理的思考. 吉林农业,2012,06:199.

[3]胡佳.档案工作管理体制和运行机制的改革与创新；华章；2011年15期.

[4]李晓婷.我国人事档案管理的现状及对策探析.人力资源管理,2014(1):163-164.

中图分类号:G271

文献标志码：A

文章编号：1671-1602(2016)02-0167-01