公共图书馆读者档案数字化体系的建立与管理*

李华英

（浙江图书馆 浙江杭州 310007）

公共图书馆读者档案数字化体系的建立与管理*

李华英

（浙江图书馆 浙江杭州 310007）

文章从读者服务的现代化角度出发，对读者档案数字化体系进行了概述，提出了读者档案数字化体系建设的必要性和可行性，并对常见问题进行初步探讨。

读者档案；数字化体系；公共图书馆

1 概述

迅速发展的现代信息技术，极大地推动了图书馆事业的发展。作为传统的公共文化服务机构，如何适应现代化进程，并不断提升服务品质是图书馆读者服务工作者面临的重要课题。

图书馆每年都会新增大量的读者，与此同时，读者的相关信息也在不断发生着变动，这对图书馆传统纸质档案的管理和保存提出了巨大的挑战。为了能够更好地对读者信息进行记录与变更，实现对读者档案的全面监控，本文提出了读者档案数字化体系的概念。读者档案数字化体系是指以计算机技术、数据库技术为基础的现代化读者档案信息系统，通过与传统档案管理中人、财、物的管理模式相结合，从而产生的信息综合体。主要包括：读者档案数据的录入、管理、修改、查询、删除、统计等信息系统操作行为以及相关的信息利用行为，其目的在于提升读者服务质量。与传统读者档案管理相比，主要有4点区别：

（1）全数字化录入与存储。按一人一档的原则，为每位读者建立电子档案。以身份信息采集、数码摄影、系统文献利用数据等数字化形式记录该读者所有的注录信息以及在馆行为。如读者证申请时身份证或支付宝信息读取，读者证升降级、挂失、补办、用户协议填写等一系列纸质表单的数码摄影储存以及其他业务办理中的电子签名，等等。

（2）档案具有法律效应。所有信息通过身份认证并在读者利用图书馆的过程中日趋完整，所有的信息操作行为均获得用户授权；使用数字化手段利用、存贮读者档案实现有序管理；档案生成即时有效，系统按层级权限管理具备较高安全保密性。

（3）可提供个性化服务特色。对读者文献利用和活动参与等情况的掌握，便于提供个性化文献推荐、活动推送等特色服务。对读者消费、场馆选择、到馆时间等动态行为进行分析，为科学建馆和提升用户体验提供数据支撑。

（4）储存、查询便捷。解决传统的储藏需要大量物理空间的困难，读者档案数字化体系只需要少量的虚拟存储空间，并定期维护备份便可保证档案的安全及完整性。在查询方面，通过关键词等条件的设置，无论是精确查找还是模糊查找，电脑代替人工从几十万读者档案中检索排查都极大程度地提高了工作效率。

2 读者档案数字化体系现状

2.1 纸质档案为主，查询不便

纸质档案的保存有着诸多难点：纸质档案规模随着读者群体的增长、行为变化而逐年扩大，管理成本日益增高，同时纸质档案对于温、湿度等保存环境有较高的要求。档案的安全性也存有隐患，未及时入档的纸质档案难以发现，档案遗失后没有办法恢复。读者档案调取频繁，查询不便的问题更是严重困扰着实际工作。

2.2 综合配置不全，无整体性

现行读者档案仅仅只是管理读者证、记录借还书的工具，并没有设专人负责统一管理，只有涉及重点读者服务工作，才能进行相关统计分析以及开展有针对性的专项服务。此类读者服务因此缺乏整体性，同时由于未能引入专门管理，读者个性化、数据化档案的建立也难以实现。

2.3 功能性不完整，缺系统化

现有的读者档案只存有姓名、性别、证件号码、电话等基本信息。此类信息不足以为技术部门、采编部门、流通部门等部门开展工作提供决策性依据，此外相关统计数据未能得到有效利用。如能增加读者借阅文献、喜爱参加的活动、阅读喜好、场馆使用、到馆时间等信息，并结合在餐厅、商店等地的消费习惯，在系统化和整体化的基础上对读者行为加以分析，则更有利于开展便捷专业的服务，极大提升读者的服务体验。

2.4 系统档案为辅，内容不全

读者对于现行数字化档案的认可程度不高，部分读者在面对不利的系统信息时，都会下意识地认为是系统信息出现错误，因此难以将系统信息作为有效的证据。档案系统的查证功能没有得到有效的实现。此外，现行的读者档案系统内容也主要以读者的基本信息为主，阅读习惯、阅读偏好等方面的信息未得到充分体现，在相关的信息推送方面未能形成完整系统的服务。

3 建立读者档案数字化体系的必要性与构想

3.1 读者档案数字化体系的必要性

读者档案是图书馆发展进程中一种重要的信息资源，面对飞速发展的信息时代，传统的读者档案管理模式已经显得较为滞后。因此，读者档案数字化体系是应时代需求而产生的，其在读者服务中的作用更加明显和重要，主要有以下几点必要性。

3.1.1 年轻一代的数字化需求

数字化年代，谁能占领科技创新的先机，谁就获得久盛不衰的竞争优势。作为数字资源主要利用者，越来越多的年轻人倾向于通过数字化的方式获取图书及相关信息资料。同时数字化带来的查询方便、使用便捷、海量存储，无需实体界面、服务不受地域和时间的限制等优势使得各个行业都开始着手数字化系统的建设，数字化管理系统已是大势所趋。

3.1.2 读者对于服务要求的提升

随着知识型读者对于信息服务需求的不断提升，各种不同形式的知识提供将成为图书馆事业的新重点。互联网时代流行定制化生产服务，在这个新模式里“用户想要什么就做什么”，了解读者需求，有选择性地为服务对象提供多样性的信息产品是未来读者服务工作的重点。通过读者档案数字化系统，第一时间向工作人员提供服务依据，弥补传统工作人员在知识性和准确性方面的不足。

3.1.3 将使管理工作更加便捷

电子技术的迅猛发展以及其他行业的成功案例都给读者档案数字化体系的建立带来了可能。尤其是银行系统在证件签字方面的有效性和合法性对于读者档案数字化具有很大的借鉴意义，在签名的同时采集图片存储证件的电子照能在与读者纠纷时作为有效证据。在图书借还服务中，也可以采取指纹确认的方式来规避不必要的风险，从而带给管理工作更多的便捷。

3.2 读者档案数字化体系战略构想

读者档案数字化体系构想将以浙江图书馆为案例进行推演，主要讨论信息系统、辅助系统、相关配备三方面。

3.2.1 读者档案数字化系统阐述

读者档案数字化系统的功能组成如图1所示，其主体由单位文件管理、现行文件管理、历史文件管理、登录选项设置和拓展选项五部分构成。其中在登陆时需要验证用户名、密码以及指纹，保证权限的私密性。对于非法登陆将予以拒绝与记录，从而确保系统安全性。

图1 读者档案数字化系统功能组成

单位文件管理主要是指工作人员权限下的服务内容，主要包含以下子系统。联系方式、行业通告、图书馆通知公告、部门通告、活动通告、其他信息检索、反馈与互动。该子系统可具备公告发布的功能，特别是对工作中针对读者档案业务开展情况发生变动时给予公告提醒，并且创建简易局域联系工具，可确保网络安全的前提下方便工作人员内部沟通交流。

（1）现行文件管理包含以下子系统。读者基本信息收录、读者借阅信息收录、读者阅读偏好信息收录、读者来馆信息收录、读者消费信息记录、读者特殊信息记录。其中对读者的相关信息进行收录，可以通过姓名、证件号、时间、电话号码、书名等进行查询以及模糊查询，进一步提高系统的执行能力。在对读者文献利用信息的查询上，可采集或利用图书馆业务系统相关数据。在数据库存储的选择上，宜采用ACCESS技术，采用ADO技术进行访问，以节省空间、提高支持性。

（2）历史文件管理包含以下子系统。读者基本信息收录、读者借阅信息收录、投诉意见管理、读者个性化服务管理、读者特殊信息记录。现有的信息系统在逐渐录入新系统的过程中会有大量的数据需要导入，在某一时间节点前的信息将录入此系统。

（3）登陆选项设置包含以下子系统。用户名、基本信息、登录密码、登陆密锁、用户权限、我的信息等。该选项按层级设置，根据使用人不同，设置权限管理，保证系统的安全性。

（4）拓展选项包含以下子系统。数据统计、数据维护、数据备份、云端管理等。其中统计项目需要包含不同时间点的借阅量分布查询，结合门禁系统、RFID技术的数据进行统计。

3.2.2 读者档案数字化辅助系统阐述

（1）积分系统。对于一个系统产品来说，对用户进行激励是为了让用户更多地使用其产品或者服务，这样才能实现其价值。而积分体系就是比较常用的一种对用户的激励方式。针对读者对本馆文献的利用量、活动参与度以及道德行为等的评价产生积分，具有对读者行为进行正确引导和增加读者粘性的作用。

（2）消费系统。随着现代图书馆服务产品的增加和读者文化消费观念的提升，图书馆信息服务、文创产品、休闲餐饮等消费越来越为大众所需。在读者档案体系中建立消费系统，利用支付宝、微信等手段完成支付，后台服务器记录存储使用者、使用时间、内容、费用等详细消费数据并生成报表，便于管理、统计和分析。

（3）个性化推荐系统。将读者的动态活动数据作为个性化图书馆推荐活动的切入点，将读者文献使用、活动参与、服务定制等馆内行为与后台数据进行匹配，完成馆内活动和文献的自动化、高精度推荐。同时也为图书馆组织和举办活动的方向和类型提供参考。

3.2.3 读者档案数字化系统相关配备

（1）人员方面：需要专门的系统人员进行维护。注重使用人员的培训，注重人员业务分析能力的提升，推动系统的继续开发与完善。使用人员可与现有读者服务岗位工作交叉，并与重点读者服务相结合。

（2）设备与维护方面：需要购置数据读取设备、拍照设备、电子录入设备、主机等设备。初次投入需要一定的资金配合，后期根据实际需求提供系统升级考虑。在系统与设备维护方面，需要建立相关流程，如定期系统升级和维护、若干年限内硬件更新等。

（3）沟通配合方面：开发部门、使用部门、管理部门间需有效配合及时沟通。使用部门建立用户系统使用日志，便于管理部门纠错修复与优化服务界面。

4 读者档案数字化体系常见问题的处理以及修正

4.1 读者原始信息错误无法找到原始信息

对于现存原始信息是军官证、学生证等证件，或者因为早期人工录入错误、身份证自动升位错误造成与读者身份信息不匹配的问题，由于涉及到押金这一遗留问题，新的读者档案数字化系统在原数据库数据综合导入的基础上，建议采用模糊检索方式来解决相关问题。

4.2 读者文献逾期、丢失，各种费用的缴纳等信用问题

根据读者在图书馆的借阅行为形成可见的条目记录，按一定标准制定信用积分，作为日常业务处理参考依据。以提升或降低服务等级的方式，逐步引导和培养读者利用图书馆的良好习惯，减少公共资源的浪费，为读者与图书馆之间架起信任与沟通的桥梁。

4.3 图书归还与借阅规则知晓问题

很多读者在借阅图书后，容易忘记归还日期，因此普遍希望图书馆能够提供归还提醒服务。读者档案数字化系统可根据读者需求，与微信或其他信息通讯应用平台相结合，向读者发送动态提示信息。

针对读者知晓图书馆相关规则的问题，可以在读者证办理时以电子签名的形式，签署对读者协议所有条款的阅知，并利用拍照技术形成电子档案存储备案。

4.4 荐购图书和查找图书

读者档案数字化系统可以在一定时间内以系统短信或者应用平台信息的形式回复图书荐购的信息。在查找图书方面，可以与图书馆检索系统对接，完成文献检索，提供馆藏信息并配合成熟的导航定位技术锁定图书，给予图示指向。

4.5 自动推荐图书

针对读者阅读习惯、阅读兴趣、研究方向、社会热点进行数据分析，可根据所需文献上架的时间、借阅量、文献类别等条件，推荐生成新书单、经典书单等等供读者选择定制，完成图书的个性化推荐。

5 结语

读者资源是公共图书馆最为重要的资源。脱离读者，公共图书馆即失去了生存和发展的基础。读者档案数字化体系的建立和利用，极大提高了读者档案资源的查询和使用效率，规范了读者档案的管理。通过读者档案数字化，使公共图书馆在广泛收集读者档案信息的基础上，进一步了解读者需求，制定有针对性的读者服务策略，实现读者档案资源的变藏为用。

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Establishment and Management of a Digital System of Readers′Files in Public Library

This paper summarizes a digital system of readers′files from the perspective of modern reading services,expounds on the necessity and feasibility of the construction of a digital file system,and also tentatively discusses common problems.

reader′s file;digitization system;public library

G250.71

A

李华英（1980—），女，浙江图书馆馆员。

2016-09-30

★本文系浙江图书馆2014年度课题“读者档案数字化体系的建立与管理”（项目编号：1403）的阶段性研究成果。