浅析总承包管理项目洽商、签证及索赔的管理思路

文/张祖起　北京万年基业建设投资有限公司　北京　100071

浅析总承包管理项目洽商、签证及索赔的管理思路

文/张祖起北京万年基业建设投资有限公司北京100071

本文根据自己参建的项目过程中有关管理经历，使项目管理过程中有关洽商、签证及索赔能有正确的执行和管理，以便为项目的中间过程结算和最终结算做好基础工作，完善成本管理过程，确保成本控制，实现项目应有的经济效益，从而促进项目各方面的进度正常进行，最终使项目参与各方都取得满意的效果。本文在研究过程中采用管理思路的过程进行阐述，以使读者更贴切项目管理过程，以便更好的解读此文。

洽商；签证；索赔；管理

1、研究背景及现状

进入20世纪90年代后，我国经济高速发展，国家建设欣欣向荣，全国各地的工程建设遍地开花。而在这工程建设项目的大潮中，施工作为一个重要的环节，存在很多种工程承包方式，总承包方式占据了比较大的比重。由于总成本项目涉及范围广、专业多、技术复杂等诸多招标时不能考虑的因素，在这种情况下，总承包项目洽商、签证及索赔就随之产生。

目前国内对此项课题有些专著，这其中又以索赔居多，而索赔中又以国际上涉及通用的FIDIC条款的比较多，主要针对国内大面积的总包项目管理的涉及较少。国内专业书刊也有些从现场角度出发的文章发表，来探讨洽商、签证、索赔处理的管理思路。

1.1研究的目的和意义

为了对于总承包管理项目过程中出现的洽商、签证及索赔的管理有个实用、高效的解决思路，为项目的中间过程结算和最终结算奠定基础作用，总承包合同得到良好的执行，促进工程项目的顺利进展，对提升总承包企业的最终经济效益，对于总承包项目的洽商、签证及索赔的管理思路浅析目的在于此。

本文基于上述目的，也希望抛砖引玉，希望读者和有关方面专家可以提出更有深度的见解和观点，也为国内在此方面的课题研究提供一些有值得参考和引用的思路和论据，使本文的研究具有课题研究参考的意义。

2、施工总承包项目部相关部门简述

目前施工总承包项目大都实行项目经理部管理模式，在本人参建的项目（以下简称甲项目）中的项目经理部中主要设有以下部门：合约采购部、设计技术部、工程部、质量部、安全部等。这其中合约采购部、设计技术部、工程部和洽商、签证及索赔密切相关，在此过程中起着不同的作用。以上三部门在洽商、签证及索赔中的作用如下；

合约采购部负责审核工程部、设计技术部转交的相关文件，判断文件涉及范围、证据是否充分以及对各类单价进行分析；对分包上报的各类文件进行核算；编制对发包人的有关现场洽商、签证及索赔的文件。合约采购部必须多重视对合约价格的组成，且多收集有关洽商、签证及索赔资料的收集，以便使以上工作顺利得到解决，而保证经济效益。

设计技术部主办对发包人洽商的工作，对工程洽商记录中的材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、施工方法负责，并将确认后的的各类设计技术文件及时转交给各相关部门。设计技术部也要多对图纸和规范、施工方案等方面进行考究，以便及时提出，既不延误工程项目的进行，也不会影响费用的追溯。

工程部主办对发包人及对分/供商的现场工程量计量签认单。对施工过程中发生的合同外工作量的事由、工作范围、工作内容负责，对工日、机械台班、工程数量负责；对施工过程中发生的合同外零星用工、机械台班使用以及额外工作量签字确认并及时转交合约采购部。

3、洽商、签证及索赔管理的思路及浅析

在施工总承包管理项目中，除了中间过程结算和最终结算，项目结算中碰到最多的就是洽商、签证和索赔了。对于三者的定义，以下做个简单的解释：

3.1洽商管理思路及浅析

首先，设计技术部记录整理洽商资料，编制洽商单并及时反馈合约采购部。工程洽商记录单应包括材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、施工方法等。

设计技术部将此四方确认的函件给合约采购部，进行费用追加计算，并上报监理及业主进行确认。确认后，合约采购部并将此部分存档以便日后查阅及结算整理，并在下个月的进度款的申请中予以加入。

在甲项目开始实施的基坑支护阶段过程中，我们总包管理单位和分包商均从实际测量的数据中，得出地下工程应加强剪切的荷载设计，增加抗浮锚杆的施工内容。我方和分包的技术人员经过多次计算和论证，得出最终结论应增加抗浮锚杆的设计并施工。这时候设计技术部并将此提议提交合约采购部进行初步测算，这部分可能会产生的追加费用，以便设计技术部在和设计单位及业主沟通的时候可以进行有效商讨，并且认为这份洽商应该增加的费用。于是我们提出了有关增加抗浮锚杆设计并施工的洽商函件给监理、设计单位、及业主，最终在他们确认后形成四方确认的函件。设计技术部将此四方确认的函件给合约采购部，进行费用追加计算，并上报监理及业主进行确认。确认后，合约采购部并将此部分存档以便日后查阅及结算整理，并在下个月的进度款的申请中予以加入。这就完成了一个洽商管理的过程。

3.2签证管理思路及浅析

首先工程部责任工程师第一时间记录整理签证资料，编制现场工程量计量签认单并及时反馈合约采购部。

签证是指在施工过程中承发包双发就额外费用补偿或工期延长等达成一致的书面证明材料和补充协议，可以直接作为工程款结算或最终增减工程造价的依据。因此其对工程结算的造价非常直接。在签证管理思路中，工程部是作为主办的，因为签证发生的具体情况、实际数量等都是由工程部进行整理的。而且后续的许多资料都是在工程部主办的工程量计量签认单的基础上取得，是取得有效签证的最主要依据。

在甲项目施工进行过程中，接到设计单位出具的设计变更，要求我方对备注楼20层消防竖井进行拆除重新施工（在此之前我方已经全部完成该处的砌筑施工）。工程部的责任工程师在接到这个通知单后，就在拆除过程中叫上了监理单位一起现场确认，然后根据实际拆除情况填写现场工程量计量签认单，具体中体现了拆除数量发生的人工数量。在之后，工程部责任工程师将现场工程量签认单呈于监理单位及业主进行确认，最后工程部责任工程师呈一份原件给合约采购部。合约采购部的估算工程师根据工程量签认单确认内容和数量办理进行估算、套价，编制签证表，并同时将现场工程量计量签认单附后，作为支持性文件。这样，一个签证的管理就工作就完成了。

由于签证直接涉及到费用，因此监理人和发包人有时会多考虑，有可能拖延现场工程量计量签认单和现场签证表的回复。在此，无论是工程部还是合约采购部在自己的资料发出后，均应及时跟踪对方回复，以免拖延，造成签证管理效率的降低，不利于签证的管理。

3.3索赔管理思路及浅析发包人的索赔管理工作，和前二者最大不同就是，始终由合约采购部独立完成。首先合约采购部依据项目实际执行情况，结合有关资料、合同中的具体约定以及合同中有关索赔的依据条文、当地造价信息等相关资料，进行索赔报告和文件的起草、计价，列出索赔明细。合约采购部在草稿经审核后的定稿签字盖章后由合约采购部将费用索赔申请发放至监理人。监理人、发包人10日内未确认或回复，主办专业估算工程师应立即上报合约采购经理。最后合约助理负责对索赔文件进行收集、整理并登记归档。

由于索赔管理工作，是由合约采购部独立完成，因此在处理上要更加考虑全面。首先要了解索赔的处理原则，其原则为：（1）索赔必须以合同为依据；（2）及时、合理的处理索赔；（3）加强主动控制，减少合理索赔。其次要注意索赔的计算，要知道根据合同的不同情况，了解索赔包含哪些费用，并不是简单的人工费、材料费、机械费、规费、税金等，还应考虑保函手续费、延迟付款利息、保险费、管理费、利润等等。还有就是索赔的计算方法，是采取实际费用法还是修正的总费用法还是其他方法，这些都是要认真考虑。

4、在洽商、签证、索赔管理过程中应注意的一些细节

在处理洽商、签证、索赔管理的过程中除了按以上思路执行外，要注意一些细节。因为一些细节看似普通，却对执行效果产生很大的影响，如下简言：

首先无论是洽商、签证还是索赔管理都应严格执行合同中的约定上报时间。洽商、签证、索赔三者的时间各不相同，应严格区分，以免延误上报时间，让发包人可以以此为由拒绝，那样肯定对项目的效益会产生很大的影响。其次一定要注意有关各类文件的完整性，应力求在上报之前收集完整有效，使发包人不会找理由推迟回复，否则造成效率的低下。

5、结论与建议

以上也是本人参建甲项目后对于向发包人洽商、签证及索赔的管理过程中形成的简单思路，也在执行过程中取得了不错的效果，为项目的中间结算和最后结算做了基础工作，也确保了经济效益的实现，同时从根本上也促进了工程项目的进展。实际上土木工程日新月异发展的今天，对于洽商、签证、索赔的管理思路也是各有千秋，并非千篇一律。只是无论面对何种思路，我们作为项目管理人员都要意识到，洽商、签证、索赔的正确高效处理对于整个施工总承包项目的管理的重要性，对于执行过程管理思路的任何一个细节要重视，都不能随便敷衍。只有这样我们才能在保证整个项目正常进行实施下，不至于自身的经济效益受到影响，也使最后参加工程项目各方都能得到满意的效果。在本文中，本人如有阐述不合理或者错误的地方，敬请读者予以指正，并提供探讨和参考。

［1］成虎，陈群.工程项目管理.北京：中国建筑工业出版社，2009.

［2］全国造价工程师执业资格考试培训教材编审组.工程造价案例分析.北京：中国城市出版社，2009.

［3］全国造价工程师执业资格考试培训教材编审组.工程造价计价与控制.北京：中国计划出版社，2009.

［4］中华人民共和国2007年版标准施工招标文件使用指南.北京：中国计划出版社，2008.