高校图书馆纸质外文期刊招标采购工作研究

2016-02-13刘凤侠陈秀丽

图书馆学刊 2016年4期

关键词：标段供货商外文

刘凤侠　陈秀丽

（沈阳农业大学图书馆，辽宁沈阳 110866）

高校图书馆纸质外文期刊招标采购工作研究

刘凤侠陈秀丽

（沈阳农业大学图书馆，辽宁沈阳 110866）

［摘要］外文期刊招标采购打破了行业垄断、规范了采购行为，已经成为高校图书馆外刊采购的主要方式。面对外刊价格的持续上涨，图书馆经费的日渐不足，载体形式的不断变化，在外刊招标采购工作中应合理申报外刊经费预算，更改招标频率和招标时间，选择多家供货商合作，客观看待外刊折扣优惠，合理设置标段划分方法，加大对外刊中标商家履约过程的监管等。

［关键词］外文期刊招标采购高校图书馆代理商［分类号］G258.6

外文期刊（以下简称外刊）招标采购作为一种符合市场经济和国际惯例的交易形式，已经成为高校图书馆外刊订购的主流模式和业界共识。通过供货商之间的投标竞争，打破外刊行业垄断，规范外刊采购行为，保证图书馆投入产出效益最大化。但在刊价逐年上涨、经费日渐拮据、载体不断变化的情况下，如何准确申报外刊预算，科学设置标段划分方式，合理确定招标频率，有效监管合同的履约过程等，避免给外刊招标采购工作带来的种种局限与问题，需要业界认真思考与研究。笔者认为，在外文期刊招标采购工作中必须注意以下问题。

1　综合分析外刊价格构成要素做好预算

与中文期刊不同，在外文期刊上是找不到价格的。换而言之，外文期刊的价格并不像我们熟知的图书一样直接标注于题名页或版权页，而是通过期刊发行公司报价［1］。影响外刊价格的因素主要包括发行商提供给客户的目录报价、人民币与外汇的兑换比率、期刊订购中办理相关手续的费用及外刊折扣优惠四部分［2］，上述四大外刊价格构成要素都存在波动空间。因此，在申报外刊预算之前，应提前与外刊供货商做好询价，了解招标采购当年外刊的涨幅情况，在申报外刊采购预算时，要充分考虑刊价、涨价幅度、代理商诚信、业绩及结算方式等导致外刊价格变化的不确定因素。例如：为减少汇率浮动的不确定性对图书馆外刊价格带来的影响，外刊招标时以人民币报刊为准或汇率的确定以口岸价为准，外刊供货商的诚信度与业绩一定程度上也影响到外刊价格，业务量大且诚信度高的供货商，从外商处拿到的外刊价格会相对优惠，所以不同供货商对同种外刊报价会有差异［3］。另外，外刊不同结算方式影响图书馆所付刊款的金额，选择预付款结算方式可以避免支付贷款利率。总之，在申报外刊采购预算时要综合考虑上述各个因素，避免因申报不当给图书馆带来的麻烦。

2　改变外刊招标时间和招标频率

外文期刊的招标采购一般在每年8-9月份进行，由图书馆和学校负责招投标管理的部门共同组织，从上报预算、制订招标文件、省采中心审批、发布招标公告及确认投标供货商资格等等，整个过程少则一个月，多则两三个月，招标工作结束后，图书馆还要与外刊供货商或代理商签订合同，办理预付款，发送订单明细等，招标过程长且程序复杂，如果其中的任何环节出现问题，都会造成外刊订购的不及时，导致外刊到货率低，不仅影响读者利用，也会给图书馆的服务工作带来负面影响，因此，在外刊招标采购的时间选择上，最好提前到每年的上半年进行，至少应当在上半年完成外刊招标采购计划的所有审批环节。从外文期刊招标的频率上来看，国内图书馆大多采取一年一招的方式，每年都要重复上一年的招标流程，对图书馆来说不仅耗时费力，而且可能出现每年都有一些刊的中标商与上一年度不同，导致某些跨年刊卷期出现断层或错发、漏发情况［4］，无法保证外刊的及时性与到刊率；对供货商来说，频繁奔波在图书馆和各招标公司之间投标，浪费物力、人力、财力。就外文期刊招标频率问题，笔者详细调研了辽宁省高校图书馆的15个常委馆，无一例外都是每年进行招标。期刊作为一种连续出版物，具有履约持续时间长、周期内变化多等特点，在馆藏外刊品种不变或调整不大的情况下，可以适度延长招标合同期限，以2-3年为一个招标周期，并在合同中明确双方认可的涨幅及服务［5］，保证外刊服务的稳定性和连续性。

3　选择多家外刊供货商合作

与一般的大宗货物商品一次性采购行为不同，外文期刊采购属于履约时间长、配送次数多的交易行为，部分期刊还存在着改名、停刊、双语种刊发及载体改变等许多无法预料的变化，如果供货商出现问题，将直接影响外刊的到货率。因此，图书馆在选择合作供货商时应充分重视对供货商风险的前瞻性和预见性［6］，不仅要考虑供货商的供货能力、服务质量、销售业绩、物流配送、报价差异、服务诚信等情况，也要考虑外刊供货的连续性，在供货商能够提供的报价与服务相差不大的情况下，让多家供货商中标更有利于市场竞争，提高其服务质量，而且应尽可能倾斜上一年中标的供货商，减少因频繁更换供货商产生的外刊配送环节出现的催缺、补缺、断档等问题的发生。另外，图书馆还应要求供货商尽量保持与图书馆联系的外刊业务人员的相对稳定，避免频繁更换外刊的联系人给图书馆外刊订购及刊款结算带来的诸多不便。外文期刊采购体现了一种专业化的运作模式，保持外文期刊的系统性与完整性是外刊采购的根本原则［7］，选择多家实力雄厚、连续稳定的供货商不仅可以实现供货商之间的优势互补、获得优惠的价格及垫付刊款等服务，还可以提高图书馆外刊的订到率与到刊率，提升图书馆的服务水平。

4　合理设置标段划分方法

外文期刊标段划分是指按照不同角度或者标准将整个外刊采购项目划分成若干个标段，由供货商或代理商针对不同标段分别报价的招标方式［3］。采用划分标段的方式招标外刊，就是要最大限度发挥各个供货商的优势，节约图书馆采购成本，降低服务风险，提高服务质量。图书馆在进行标段划分时要从实际出发，综合考虑标段划分的原则和方法、灵活设置标段划分的大小和多少，不要搞一刀切，如在订购外刊品种不多的情况下采取整包招标的方式为佳，如果订购的外刊数量多品种全，则可以采取分包或单刊进行招标。目前，国内图书馆外刊标段划分的方法大体可分为以下4种：

4.1资格招标：资格招标是指综合分析供货商或代理商的资质条件、供货能力、销售业绩、信誉度等，选择1家或几家供货商中标，然后由图书馆将订购明细发给供货商进行报价，再依据服务和价格综合分配订单并约定期刊结算方式的一种招标方法。采用资格招标，外刊的报价和折扣率不再是唯一衡量指标，相对而言，图书馆的自主性较大，因此，受到一部分图书馆的青睐。

4.2整体报价：图书馆将订购的外文期刊作为一个整体项目进行招标，投标代理商需要对项目进行整体报价，整体价格最低者中标。一般来说，订购外文期刊种类较少的图书馆适合采用这种招标方式。

4.3分包报价：图书馆将所要招标的外文期刊按学科、出版社、语种或数据库捆绑刊等标准分成若干个小的期刊项目包，投标商需对每一个项目包进行报价，报价最低者中标，分包报价可以将同一学科或同一出版社的期刊放在一起，能够发挥各个供货商的优势，降低采购成本、提高订单发送与到货速度［8］。但是，分包报价若按价格低者中标的原则有可能会出现实力雄厚的投标商一家中标的情况。从长远角度考虑，容易出现一家公司垄断外刊市场的局面，不利于市场的可持续发展和图书馆利益的长期保障。

4.4“一刊一标报价”：以每一种刊为标段，投标商须对每个标段进行人民币单独报价，以价格最低者中标。“一刊一标”方式选择期刊的最低报价进行重新组合，避免了整体招标或分包招标中的单种期刊未能达到价格最低问题，但也容易造成同一出版社的期刊分属不同的代理商，或是数据库捆绑的期刊分散在不同代理商的情况，由于各家公司的业务范围各有优势，假若部分中标期刊不在代理商的优势范畴内，直接影响外刊的订到率、到刊速度及到货率。另外，期刊报价都是估价，对于在招标时尚未确定价格的部分期刊，投标代理商为规避风险倾向于报高价，因此，是否是最低价报价还有待图书馆进行调研。当同一期刊不同代理商报价相同时，图书馆应当以选择合作过的代理商为原则。

5　灵活数据库捆绑期刊的招标方式

在外文数据库订购过程中，一些数据库商家实行数据库捆绑纸质外刊的订购模式，即在订购电子期刊数据库时，必须保持一定额度的纸质外刊的订购，图书馆如果没有达到这个额度指标，需要补足才可以订购数据库［9］，业界俗称“门槛费”，如果额度超出则不允许进行删减，如荷兰的Elsevier、德国的Springer等数据库。目前，这部分捆绑纸质外刊的招标国内没有统一的模式，多数高校图书馆将捆绑订购的纸质外刊依托于数据库进行订购，也就是说从哪儿订购的数据库就由哪个代理商来代理这部分期刊［10］。也有部分图书馆把捆绑的纸质外刊与其他外刊放在一起进行整体招标，或者单独打成一个包进行分包招标。由于有的数据库产品是代理商集成出版社的电子期刊而成，本身对产品没有决定权，每年都会有电子期刊从数据库中撤掉或加入，稳定性欠缺［11］。实行纸本期刊依托于数据库的订购方式，有利于数据库订购人员随时了解上述电子期刊增减情况，方便对捆绑纸本期刊进行合理调整，但是如果数据库订购与纸质外刊订购业务分属不同部门管理的话，相互间的沟通如果不及时，也容易产生一定的问题。至于捆绑纸本期刊采取哪种方式招标，各馆可根据捆绑外刊数量多少、学科性质等选择合适的招标方式。笔者所在的沈阳农业大学图书馆2011-2013的3年时间里，对捆绑订购的28种纸本期刊实行“一刊一标、最低价中标”的招标形式，由于期刊品种少且分散给不同的代理商，虽然在招标价格上获得一些优惠，但给代理商供配货与图书馆的外刊管理都带来不便。针对上述情况，图书馆将外文纸质期刊的订购与数据库订购业务调整合并在一个部门，方便了沟通。去年对数据库捆绑的外刊采取整包招标的形式，从目前外刊订购和管理来看，反馈效果不错。值得注意的一点是，对数据库捆绑外刊不管采取哪种招标形式，加强数据库订购人员、外刊订购人员及数据库代理商三者之间的相互沟通是非常必要的，只有这样才能保证这部分外刊招标采购的质量。

6　切忌过分注重外刊折扣

外文期刊折扣是供货商向客户提供良好服务后的让利［12］，是供需双方在合作中找到利益平衡点的一种营销方式。外刊折扣理应在一个合理的范围之内，却常常被作为外刊招标中最受关注的评价指标和最吸引用户的“促销手段”。外刊折扣可以说是一把“双刃剑”，处理得当与否，关系到外刊招标的质量与效果。高折扣意味着供货商支出成本增加和利润的减小，这就存在着服务打折的风险［13］；高报价又有背于外刊招标采购的初衷，使采购方利益受损。由于期刊一般为预订，后续服务质量优劣只能押在中标供货商身上，所以在外刊招标过程中切忌把折扣当做评标的决定性或唯一指标，应权衡供应商给予的最大优惠及提供的最好服务［14］，综合考虑供货商的资质、诚信、业绩、配刊能力等多方面因素，制订科学合理的评标办法进行风险防控，将供货商风险降至最低。

7　加大对外刊中标商家履约过程的监管

外文期刊招标采购工作的结束是以图书馆与外刊供货商签订合同为标志，合同一旦签订，就很少有图书馆再关注供货商对合同的履约执行情况，造成合同的部分条款流于形式［15］。目前，合同的履约管理已经成为外刊合同管理的薄弱环节。外文期刊作为一种连续出版物，价格贵，不可预见的情况多，如果在合同履约过程中不重视对这些条款的监管，一旦出现漏订或缺刊等服务问题，就会给图书馆带来不小的损失。另一方面，在投标过程中也容易出现个别供货商为了能够中标随意夸大服务承诺的现象，但自身的供货能力、运作机制、物流配送等都难以实现，导致其在招标过程中作出的承诺与中标后的履约情况形成鲜明的反差。沈阳农业大学图书馆就曾出现以下情况，本馆外刊接收人发生变化并及时将信息告知供货商或其业务负责人，而供货商的业务人员频繁变化，他们交接沟通不及时，导致邮寄给图书馆的外刊或电子邮件接收人还是几年前的馆员，造成现在的外刊接收人常常收不到期刊，已经不负责外刊的馆员常常被通知去取外刊快递，给外刊的管理带来一定麻烦。还有部分图书馆的外刊采购业务与外刊加工管理分属不同部门，这种多头管理容易产生外刊中间环节的沟通障碍，也影响外刊合同的履约管理效果。针对上述问题，一些图书馆在与供货商签订采购合同前，收取供货商一定数量的履约保证金约束供货商的服务。如果供货商在供刊程序和服务质量不能达到图书馆要求时，图书馆可依据履约情况扣除部分或全部履约保证金［12］。另外，对中标供货商履约情况进行跟踪监督和定期评估，并把评估结果与下年招标资质审核相结合［16］，也是图书馆加强外刊合同管理的有效方法之一。总之，对于外文期刊而言，签订采购合同仅仅意味着招标工作的结束，但是履约过程却是复杂而漫长的，外刊招标采购工作如果放松对合同履约过程的监督管理，势必弱化外刊采购招标工作的实际效果。

作为一种市场化运作下的文献购置新模式，外文期刊招标采购日渐成熟完善，尽管在操作过程中会出现一些问题与不足，但只要我们把握好招标原则［17］，采取适当的应对措施，就一定能够保证外刊资源建设的质量。

参考文献：

［1］李亚波.外文期刊招标采购工作实践与思考——以吉林农业大学图书馆为例［J］.现代情报，2010（5）：150-152.

［2］刘航.高校图书馆外文期刊招标采购若干问题刍议［J］.科技情报开发与经济，2007（29）：76-78.

［3］范艳芬.高校图书馆印刷型外文期刊招标采购问题与对策研究［J］.图书馆工作与研究，2011（3）：67-69.

［4］胡春娟.高校图书馆外文期刊招标采购模式评析［J］.大学图书馆学报，2014（3）：80-84.

［5］吴治蓉.外文期刊招标采购策略［J］.中华医学图书情报杂志，2014（7）：67-70.

［6］乔爱丽.高校图书馆如何实现期刊采购招标的最优化［J］.鸡西大学学报，2009（4）：153-154.

［7］袁青.试析高校图书馆外文期刊的合理采购［J］.图书情报知识，2002（5）：73-74.

［8］唐振宇.基于资源优化配置的外文期刊采购标段划分研究［J］.情报科学，2009（10）：1555-1558.

［9］肖珑，章琳.引进数据库的发展趋势与价格成本策略［J］.大学图书馆学报，2015（1）：5-13.

［10］刘凤侠，赵杰.高校图书馆外文期刊招标存在的问题及对策分析［J］.图书馆建设，2010（2）：25-27.