浅析信息化项目绩效评估

2016-02-13■文/张枫

中国传媒科技 2016年7期

关键词：文档绩效评价评估

■文/张　枫

浅析信息化项目绩效评估

■文/张枫

企业信息化是一个循环往复、持续改进提升的过程。对信息化项目的绩效评估，始终贯穿于信息化建设和应用的全始终。信息化项目的绩效评估是对企业绩效评估系统的完善和必要补充。

信息化；绩效评估；后评估

前言

当前，随着企业信息化建设进入到管理、应用的更深层次，信息化建设的成果与应用直接影响企业绩效和形象体现，是企业中最富有活力的无形资产。加强对财政资金支持建设的信息化项目进行绩效评估，有利于转变政府职能和完善公共财政体系；有利于提高部门和单位绩效观念和责任意识；提高资金管理部门和项目建设单位项目和资金管理水平；提高资金管理部门优化财政预算支出方向和结构，合理配置资源；提高财政资金使用的透明度。

1.信息化项目特点

信息化项目主要是指运用科学技术手段，满足自身业务及管理需要的信息网络、信息应用、信息安全和信息资源开发利用等系统的新建、升级和改造。

信息化项目是典型的多学科合作项目，在项目建设过程中，每一个信息化项目由于使用需求和使用特点的不同，都需要结合自身业务模式，进行定制开发。这就使信息化建设项目行业特征性明显，差异性较大，成果不能被完全复制。

2.信息化项目绩效评价

信息化项目的绩效评价是对项目实施管理工作进行的评估，目的是总结项目实施中各种管理经验教训，提高对项目实施的管理水平，使项目更好地达到建设目标。项目绩效评价是以项目建设目标、各项技术指标与项目建设成果进行对比，对已完成项目的管理水平、效益和影响进行系统、客观的分析、检查和总结，以确定目标是否达到，结果是否合理有效。总结经验和吸取教训，为未来的决策提供参考依据。

信息化项目关键的评价要素应该是时间、成本和质量。信息化项目投入都很巨大，无论是资金还是人力，它的实施风险比较大。判断信息化项目是否成功最直观的方法是在预定的时间内，看它能不能如期投入使用。实施过程中出现一些不可预期的困难，导致项目延误，最终因无限延期而搁浅；项目的支出能否控制在预算范围内，如果超出能承受的范围，项目很难成功。在保证时间、成本的前提下，信息化项目的质量更为重要，是评价信息化成功与否的核心内容。

3.信息化项目评估工作的难点

专业性强，可见性差。信息化项目建设一般与业务管理活动密切相关。因此评估需要围绕信息化项目需要解决的具体问题，对项目单位的管理范围、业务处理流程、业务特点等相关内容进行分析。

成本核算难度大。随着政府加大对信息化项目投资力度，信息化项目中，应用系统软件开发在项目总投资的占比越来越大，而对于软件开发成本的核定一直是评估工作的难点。软件开发成本受开发人员技术熟练程度、软件组织管理水平、项目经理组织能力，采用的开发语言等多种因素的影响，不同的软件开发企业的开发成本差别很大，很难统一量化。

信息化项目涵盖内容多，专业化水平要求高。涉及的专业内容非常多，常规的信息化项目包含的专业技术有：网络及主机集成技术、存储备份技术、软件开发及数据库设计技术等，专业化较强的项目还可能包含有机房设计施工、GIS应用、视频会议及多媒体应用、楼宇自动化等多个方面的技术。

4.信息化项目后评价

为健全政府投资项目后评价制度，规范项目后评价工作，提高政府投资决策水平和投资效益，加强中央政府投资项目全过程管理，根据《国务院关于投资体制改革的决定》要求，2014年9月21日国家发展改革委关于印发中央政府投资项目后评价管理办法和中央政府投资项目后评价报告编制大纲（试行）的通知（发改投资【2014】2129号）。这是《国务院关于投资体制改革的决定》的重要配套文件，也是国家发展改革委首次发布的针对项目后评价的管理办法。

建立项目后评价制度，是投资体制改革的一项重大措施，一方面按照“谁投资、谁决策、谁受益、谁承担风险”实行项目核准制和登记备案制，真正落实建设投资自主权；另一方面对投资项目要逐步强化监督管理，以确保投资项目的投资效益。因此，对于投资项目必须加强监督管理，确保有限投入能产生较大的投资效益。

4.1后评价概述

项目后评价是指在项目建成、竣工验收并投产一段时间后，根据项目实际效果及系统前期立项相关资料及准备阶段的相关资料和项目后期运行状况及使用状况综合分析和评价而做的项目评估。

项目后评价与项目验收不同，不属于项目建设过程中的工作步骤。按照项目建设实施周期划分，项目后评价应在项目建成投产、竣工验收以后一段时间，项目运行效率或者使用效果等逐渐显现出来时进行；应对照项目立项文件、详细设计方案等技术需求文件，评价项目的建设成果、产生的效益、发挥的作用和带来的影响，判断项目目标的完成情况，总结经验教训，对计划建设项目、调整在建项目、完善已建项目提出指导建议。

绩效评价遵循的原则：科学规范原则。绩效评价应当严格执行规定的程序，按照科学可行的要求，采用定量与定性分析相结合的方法；公正公开原则。绩效评价应当符合真实、客观、公正的要求，依法公开并接受监督；绩效相关原则。绩效评价应当针对具体支出及其产出绩效进行，评价结果应清晰反映支出和产出绩效之间的紧密对应关系。

项目管理工作是做好绩效评价的基础，在项目结束后，项目承担单位应组织对项目绩效实现情况进行事后评估。绩效评价，是针对各项目特点，对评价项目采取全面评价和重点评价相结合、现场评价和非现场评价相结合的方法进行评价。绩效评价三大特点是“对照目标谈绩效”“对照管理谈效率”和“对照预算谈执行” 。

“对照目标谈绩效”是指在项目评价过程中，应该对照项目定位和计划的绩效目标，判断项目完成内容、完成进度、完成质量的绩效情况。

“对照管理谈效率”是指管理要贯穿于项目始终，包括项目立项、实施、结果以及应用。要有明确的项目管理者和承担者职责，制定有效的管理办法，和加强项目绩效信息管理工作。

“对照预算谈执行”是指在财务指标评价中，应该从预算执行金额、内容、科目范围和进度等与预算批复的相符程度，以及财务制度的健全性来判断该项目财务执行情况。

4.2后评价实例

对国际互联网络新闻宣传系统工程门户网站的后评估，首先评估的范围，依据项目周期划分，包括前期决策、工程准备、建设实施、竣工投产等方面的评估。也可依据关注重点，选取几个方面进行，例如：对项目文档进行梳理与评审。梳理工作包括对该项目及子项的文档按时间、项目周期以及业务等几个维度进行清理、建表；评审主要是指针对项目文档进行完整性、可用性等进行评价，指出存在的不足或缺失并提出相应的建议。

对项目目标实现情况进行比对分析。从立项相关文件及项目建设合同中抽提出项目目标与对应的指标，采用对比法，辅以现场调查与问卷调查，对项目目标实现的情况进行分析与评价，并提出相应的建议。

对项目建成的应用系统的运行效率和使用效果进行评价。围绕项目采、编、发所涉及的应用系统，重点评估业务系统的运行效率与使用效果、用户满意度等。

评估的目的是通过对项目文档进行梳理与评审，对项目目标实现情况进行比对分析，对项目建成的应用系统的运行效率和使用效果进行评价，为后期的项目建设提出建议。

a.对项目文档的梳理与评审

评估对象包含，项目前期文档：项目立项申报书、项目可行性研究报告、项目立项专家评审意见及相关管理部门的批复；项目实施文档：招投标文件、详细设计报告、项目建设合同、工程变更报告、监理意见、用户培训及用户反馈意见、项目验收报告及相关的文件与资料；运行维护文档：运行维护记录、问题处理与跟踪记录、运行维护管理制度与岗位职责。

采用的评估方法，依据行业标准与规范，对项目合同进行梳理，形成《项目合同梳理记录》，以正规的项目建设合同为主线，整理出《项目业务系统列表》。制作《文档检查记录表》，审核各项目的前期文档、实施过程文挡、运行维护文档等，评价文档的完整性、可用性，对存在的问题进行分析，并提出改进建议。

b.对项目建成的应用系统的运行效率和使用效果的评价

评估对象包括：

项目前期文档：项目立项申报书、项目可行性研究报告、项目立项专家评审意见及相关管理部门的批复。

项目实施文档：招投标文件、详细设计报告、项目建设合同、工程变更报告、监理意见、用户培训及用户反馈意见、项目验收报告及相关的文件与资料。

运行维护文档：运行维护记录、问题处理与跟踪记录、运行维护管理制度与岗位职责。

评估方法简述，项目后评价主要采用的方法是对比法，即根据在后评价过程中，调查得到的项目实际建设完成情况，与项目立项时所确定的项目建设目标、经济效益和社会效益，以及其它各种指标相对比，根据出现的差异和变化，分析原因，给出结论和经验教训。

项目后评价对比法分为前后对比、有无对比和横向对比。前后对比法是项目实施前后相关指标的对比，用以直接估量项目实施的相对成效。有无对比法是指在项目周期内已经实施项目的指标实际值与未实施项目的预测指标值对比，用以衡量项目真实的效益、作用及影响。横向对比是同行业相似项目指标的对比，用以评价项目的绩效或企业的竞争力。

c. 对项目建成的应用系统的运行效率和使用效果的评价

评估对象包括：现场及电话访谈记录、Alexa网站排名信息、问卷调查结果。

评估方法简述：通过对用户及系统管理员进行问卷调查，直接取得使用者对系统的运行效率与使用效果的评价。发放问卷是常用的一种调查方法。它在一次调查中对很多变量进行观察和衡量，而且不受空间的限制，可以进行远距离的调查。但是，这种调查对问卷的设计要求较高，而且该方法还要受到发放、填写、回收问卷的时间上的限制。通过这种方法取得的数据可以有效地应用于描述性的分析。

整个调查的重点是问卷的设计，问卷应该科学、准确、客观，尽可能排除个人的主观意志。由于问卷的完整性难以掌握，为提高调查结果的可靠性，要尽一切努力去多回收问卷，以保证有效问卷的数量。问卷的设计要遵循的基本原则有：

尽量采用口语以适应文化层次不同的调查对象；

尽量使用通用的语汇，避免特殊群体的专用语汇、专业语汇和缩写词；

用语应当科学、明确，避免出现暧昧、多义的词语；

问题不要脱离现实，不要做虚构想象式的提问；

不要做主观诱导式的提问，不带倾向性；

问题要简捷明了，不会引起调查对象的反感；

问题与考察的内容要有相关性；

答案设置要尽可能涵盖所有的情况，以免使调查对象觉得没有适合自己的答案；

不要使用调查对象记忆模糊的问题；

在一个问项中不要出现询问性质相同的两个问题，也就是要避免双重提问；

某些问题的提问顺序，避免前项提问对后项提问的回答产生特定影响的情况；

尽可能能把调查对象容易拒绝回答的问题放在问卷的后面；

答案不要太过复杂，以免使调查对象难以回答。

d. 评估建议

明确并严格项目文档管理制度，统一归口部门，责任到人。

建议对每个项目都统一文档的归口（一般为项目监理）。在项目完成时，对文档进行必要的验收，然后移交给建设方。建设方需由相对固定的单一部门和人员负责文档的备案与管理，完善文档的管理制度。

引入项目监理，协助建设方开展工作，提升项目管理的科学性与规范性。

项目监理方是独立于建设单位和承建单位的第三方机构，监理的作用是对质量、变进度和投资进行监督，对项目合同、安全和文档资料进行管理，协调有关单位间的工作关系，合格的监理有助于在项目管理与具体实施过程中，对整个系统的建设进度和质量有一个完整的把握，同时有效地管理项目建设合同和项目文档。

加强阶段性IT独立评估。

IT评估能恰当地对过去进行总结、对现状进行评估、对未来进行建议，可以有效地提供“投资效果”方面的反馈。评估不仅可以在项目完成后做，也可以在项目实施过程中进行，特别是对时间跨度较长的大型系统工程的里程碑。这样不仅可以客观地评价阶段成果，为后面的实施打下基础，而且有利于项目的管理、事后的总结与问题追溯。建议在信息系统的建设过程中，特别是分步骤多期实施的项目中，可以考虑使用IT阶段评估。

加强对项目进度的控制。

由于项目在实施的过程中变数很多，进度已成为信息系统工程建设中最难控制的要素。建议委托方在项目启动阶段，认真对影响进度的因素进行分析，对项目工作和目标进行分解，编制可行的进度计划。在项目实施过程中，严格地、动态地监控进度计划的实施。针对项目的一些关键点或关键里程碑，要加大协调与督促力度，尽量避免项目拖延。

优化网站结构，减少访客关注内容的链接层次。

如果对网站的结构做进一步优化，让访客能更方便地找到所关注的信息，便能有效地提高网站的粘度和访问人数。

进一步提升系统的运行效率，优化业务系统的操作。

业务应用系统的运行效率还有提升的空间，系统操作还可以优化。建议加大在软件升级、人员培训、系统调优等方面的投入，通过后续的项目建设，将网站进一步做大做强。