数字出版环境下高校图书馆采访业务流程重组研究

2016-02-12郑秀玉

图书馆学刊 2016年11期

关键词：编目业务流程图书

郑秀玉

（福建水利电力职业技术学院图书馆，福建永安 366000）

数字出版环境下高校图书馆采访业务流程重组研究

郑秀玉

（福建水利电力职业技术学院图书馆，福建永安 366000）

数字出版环境下高校图书馆的采访形式日益多样，联合编目成为必然趋势，在此基础上分析了采访业务流程重组的必要性，探讨了数字出版环境下高校图书馆采访业务流程的重组模式，以及与采访业务流程重组相关的保障机制。

数字出版环境高校图书馆采访业务 BRP

图书采访是高校图书馆丰富馆藏的必要手段，而采访业务流程是否畅通高效，与人力资源利用、馆员素质等存在密切关系，直接影响到高校图书馆综合服务水平。业务流程重组（BRP）是20世纪80年代末期提出的概念，也称为“经营过程重构”。BRP是对运营过程的反思和重构，可从根本上改变原有运营流程，进而提升质量、成本、服务等方面的性能。它属于经典的管理学理念，并非单纯地改进技术方式，而是需要首先转变思维方式，实现对原有业务流程的重塑与创新。数字出版环境下网络技术的广泛应用，对传统图书采访业务流程的合理性，以及图书采选与编目的协调性提出了新的挑战。高校图书馆借鉴BRP理念，对传统采访业务进行序列重组，创新采访管理模式，是打破陈规、寻求高效率的必然选择，也是高校图书馆的全新发展方向。

1 数字出版环境下高校图书馆采访业务的发展趋势

1.1 采访形式更加多样

数字出版环境下馆藏资源日益多样化，传统的纸质图书与电子文献、音像资料等并存，必然扩大了图书馆的采访范围，使得文献采访形式和渠道更加多样，如专家选书、网上商城订购等。日益多元化的采访渠道，不仅可以帮助图书馆减少采访成本，也使得读者的文献获取更加便捷[1]。而采访方式的变化，也要求高校图书馆转变以文献收藏为主的传统理念，根据学科设置和学科建设情况，实现学科专家与采访人员的有机结合，共同完成文献采访任务。学科馆员对于文献采访、编目必须做到统筹兼顾，不仅要满足文献检索需求，还要满足读者对数据分析、知识管理的需求，为读者提供更加个性、多元的服务。

1.2 馆藏结构发生变化

随着读者获取文献资源的渠道日益增多，对高校图书馆服务提出了更高的要求，馆藏资源建设必须以读者需求为中心，顺应技术与服务创新的趋势，全方位提升图书馆的核心竞争力。在文献资源采购方面，高校图书馆要集中精力做好资源统筹规划工作，基于文献利用率、读者构成比、学科发展态势的调研情况，以重点学科建设需求为依据，突出馆藏资源建设特色。对图书馆现有的资源进行调研分析，结合区域、学科、资源优势，重点采购具有专业化特色的资源。学科馆员要深入挖掘不同层次读者的信息需求，改变传统的文献服务思路，积极参与到采访实践中，实现对馆藏资源的及时补充和完善。

1.3 联合采编成为趋势

数字化技术的发展使得图书馆资源共享得以实现，文献采访业务呈现出跨区域、跨行业的趋势，进一步扩大了文献资源整合的深度与广度。数字出版环境下信息资源的多向传递，为高校图书馆文献联合采编提供了条件，也促进了图书馆采访模式变革[2]。联合采编的目标在于构建数字化文献服务网络，促进不同机构之间的协同采购、馆际互借与联机编目，降低图书馆采访业务成本，提升文献资源利用效率。由于图书馆文献采访、编目的融合趋势逐渐增强，采访业务流程得到进一步简化，高校图书馆可以充分利用社会资源，将部分采访业务分包出去，并尽量选择规范的采编数据，增强协同合作的效果。

2 数字出版环境下高校图书馆采访业务流程重组的必要性

数字出版环境催生采访业务流程重组，要想提升高校图书馆的社会服务能力，不仅需要引进新技术，也需要不断改进和创新采访管理模式，通过业务流程重组满足读者不断变化的信息需求。

2.1 弥补传统业务流程的不足

高校图书馆传统采访业务分为采集、分类、编目、加工等部分，属于不同功能依次推进，以物化文献收藏利用为主体的直线型模式，其组织结构如图1所示。在这样的模式下图书馆员各司其职，分工明确，不同馆员之间存在明显的职责界限[3]。然而数字出版环境下，这种图书采访模式日益体现出协调性差、缺乏交流等弊端，若对采访内容和形式稍作调整，或者其中一个环节出错，就容易牵涉多个环节和部门，从而引发内部流通不畅、无人管理等问题。高校图书馆重组采访业务流程，必须首先对每一个作业环节进行分析，选择问题最为突出的部分进行重建。而图书馆管理者清醒地认识采访业务发展形势，客观分析采访流程的短板所在，通过改善薄弱环节提升整体效率也是十分必要的。

2.2 对传统工作方式的补充完善

数字出版环境下联合编目的发展，为高校图书馆采访业务流程重组提供了新思路，也影响到传统的图书编目模式[4]。图书供应商可以借助自身渠道优势，为图书馆提供数据采集、图书采购等服务，而高校图书馆文献采编日益标准化，加之强大图书编目技术的支持，为采编业务外包创造了条件。高校图书馆要想调整和优化采访业务，可以通过招标的方式选择专业性强，具有经济实力的图书采访外包商，为图书馆提供图书选购、编目服务，根据国家制定的图书编目著录标准，保障书目数据的规范化。这样不仅可以保障每册图书有单独的编码，详细记录图书采访中的一系列服务，也可以降低图书馆采访成本，及馆员的工作量，避免新书在采编部门的滞留，提升图书馆新书上架速度，弥补传统采访方式的不足。

2.3 提升图书采访质量的需要

高校图书馆传统采访业务的细致分工，使得工作人员只熟悉自己负责的部分，而对其他环节较为陌生，这样不同岗位之间缺少沟通，无法发挥相互监督的作用，难以发现图书采访流通过程存在的错误，也容易引发相互推诿、责任不明等问题。数字出版环境下，联合编目技术与信息数据库的应用，简化了图书分类与集中编目程序，改变了高校图书馆传统的采访方式，为高校图书馆提供了更多的数据来源，这就迫切要求通过采访业务流程重组，让传统的采访工作在现代技术支持下实现多方面融合。例如，高校图书馆与其他信息机构合作，在线采集图书编目数据，并且利用大数据技术进行筛选，不仅避免了图书编目过程中的重复劳动，也缩短了采访周期，提升了图书采编工作效率。

3 数字出版环境下高校图书馆采访业务流程重组模式分析

数字出版环境下信息传播与资源提供方式的变化，改变了高校图书馆传统的资源采访方式，而用户需求的日益个性化，使得采访业务流程更加紧密围绕用户需求，注重嵌入用户环境统计用户信息，并借助信息技术实现在线采访和查漏补缺。

3.1 嵌入用户环境制定采访决策

用户信息需求是高校图书馆采访业务的核心，也是业务流程重组的指导因素[5]。高校图书馆用户群体是多层次的，包括教师、科研人员、学生等，文献采访工作的开展，不仅需要满足不同学科、不同背景用户的信息需求，也需要发挥辅助科研教学的作用，并且需要保障文献资源建设的结构性与连续性。因此，高校图书馆可以组建由图书馆、高校管理者、志愿者组成的采访团队，嵌入图书馆用户信息环境中，通过数据调研掌握不同层次用户的信息需求，保障采访馆员制定采访决策的科学性。同时根据学科分类整合文献资源，建立以用户为中心的文献保障体系，调整优化采访工作程序，尽量减少与用户之间的沟通障碍，形成能够提供一站式文献服务的业务流程。

3.2 借助网络平台实现在线采访

高校图书馆传统的图书采访模式周期较长，并且采购文献数量有限，缺乏针对性，无法反映用户的真实需求。在重构传统采访模式过程中，可以借助书商提供的网络采购平台，在线发布图书征订信息，扩展采访渠道，或者在线整合书目信息资源。高校图书馆可以根据不同学科的建设需求，广泛征求读者意见，提高在线图书采购的针对性，简化从图书采购、筛选、验收到加工的工作流程，提升图书采访效率。图书供应商不仅可以提供丰富的书目信息，也可以为高校图书馆提供用户管理平台，方便图书馆向公众发布图书采购信息，由读者根据自身需求在线预订图书，由图书馆采访人员在馆藏查重的基础上，最终确定图书订购清单，实现读者与采访人员之间的实时互动，全方位掌握读者喜好，以提高馆藏资源的利用率。

3.3 查漏补缺完善采访业务流程

由于运营经费有限，每个图书馆都在探索如何利用有限的采购经费，满足用户日益增长的资源需求。目前高校图书馆存在馆藏资源与书商提供的图书重复的现象，若购入这些图书势必浪费资金，也占用了馆藏存储空间[6]。同时部分图书出版年限虽然不同，但内容上存在连续性，也是科研与学科建设必不可少的资源，要求图书馆采访人员及时关注这类图书，避免采购过程中存在遗漏。图书编目环节也需要随时检查重要资源是否存在缺漏，或是否存在重复采购问题，保障采访工作的完整性、规范性。高校图书馆可以从多个角度，如经费使用情况、资源结构、采访效率等方面，对采访过程进行科学分析与评价，引进经济学领域的投入产出效益理论，通过降低采访成本的方式，有效提升图书馆的服务效益。

4 数字出版环境下高校图书馆采访业务流程重组的保障机制

数字出版环境下文献资料的表现形式更加多样，高校图书馆的文献采访工作也呈现出新特点。高校图书馆可以对业务部门进行重新配置，设计绩效评价指标，利用联机编目实现图书资源共享，确保图书采访流程的科学性。

4.1 实现业务部门的合理配置

数字出版环境下高校图书馆“重藏轻用”的管理模式，不仅影响了电子图书的整合利用，也阻碍了图书馆参与全球文献资源共享的脚步，有必要依据学科建设与功能需求，对职能部门进行合理配置。一方面，高校图书馆可以根据本校专业设置，设立不同的部门开展相同学科的文献采访工作，以保障学科信息的完整性，避免学科资源异构分布和重复建设，方便学科馆员了解读者的信息需求，提高阅读辅导、新书推荐等服务的针对性。另一方面，电子资源共享与联合编目的发展，为高校图书馆采访工作带来了新的活力，也要求采编部门重新审视自身的功能设置问题，由传统的文献采购转向统筹资源布局，制定科学的文献采访方案，合理配置纸质、电子资源的比例，保障图书馆重点馆藏的规范性和连续性。

4.2 设计文献采访交互系统

高校图书馆应加强与图书供应商、网络平台和其他信息机构的交流合作，设计基于用户需求驱动的采访交互系统，根据用户在线图书查询信息、历史记录等构造检索关键词，对书目信息进行甄别筛选，提供满足用户需求的一站式服务，具体见图2。由图书供应商提供各类书目信息资源，如出版社、作者、内容简介等，系统在获取信息后进行分析处理，将符合图书馆采访标准的信息录入数据库中，然后以系统特定的格式呈递至信息交互云平台，方便学科馆员、读者、选书专家等用户下载使用。学科馆员获取书目信息后，首先会对采访数据进行审核，然后推送给读者。而读者对采访书目进行选择后，向学科馆员反馈挑选信息，由学科馆员再次进行审核，并推送给选书专家确定最终结果。

4.3 构建绩效评价标准体系

要想保障业务流程重组的科学性，实现对流程运行的全面监测和持续改进，就需要有相应的绩效评价标准体系，通过对业务流程各环节的综合评价，消除业务流程重组存在的问题。高校图书馆采访业务流程重组，通过对职能部门、组织架构与服务模式的革新，涉及到对采访全过程运行效果的评价问题，也需要结合文献采访各环节的特点，建立一系列绩效评价量化指标，实施全方位的监控管理。其中高校图书馆采访业务流程重组的投入成本，以及采访服务对读者信息需求的满足率等，是采访业务绩效评价需要关注的重点，也是设计评价指标的重要依据[7]。鉴于此，可以根据职能部门、采访内容的差异，以大量系统分析技术作为支撑，设计不同的绩效评价条目，如采访业务流程是否通畅、问题解决是否及时等，监测采访业务中出现的关键信息，保障采访业务的持续优化。