档案工作信息化建设道路思考

文/薛 娜

档案工作信息化建设道路思考

文/薛 娜

档案部门要利用自身掌握信息库的优势，有目的地收集经济、科技档案信息进行整理分类，发挥网络体系优势和人才优势，开展编研工作，开发高附加信息产品，建设档案信息化道路

档案作为一种重要的信息资源，越来越显示出在现代化建设中的地位和作用。开发利用档案信息资源是档案工作的根本目的。档案信息资源开发利用工作是检验和衡量档案工作水平的重要标志。充分开发利用档案信息资源，走信息化道路，是档案工作发展的必然趋势，也是发挥档案本身职能和优势的客观需求。

一、 努力转变观念，了解利用需求

档案是人们从事各种生产、文化、宣传、科研、教育等活动的历史真实记录，是进行科学研究必不可少的重要材料。面对社会发展日新月异的新情况、新动向，档案工作者应主动、自觉地加强与各单位的关系，了解档案的开发和利用。首先，档案工作者要了解本单位、本部门、本系统范围内的利用需求，要根据掌握的利用需求，及时地甚至是超前地把潜在的档案信息挖掘出来，传递出去，发挥档案应有的作用。其次，档案工作者一定要转变观念，改变过去墨守成规、安于现状、坐等利用者上门的服务作风，主动面向社会、面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。

二、 发挥职能优势，充分利用档案信息

文化、宣传、IT行业单位是知识、人才、科技密集之地，档案工作为文化、宣传、网络服务具备了得天独厚的自身优势。随着经济的发展，人们对物质生活和精神生活的需求也越来越高，产生的各种档案材料也越来越多，内容也日趋完善，所起的凭证、参考价值也越来越明确。这些单位档案工作者收集、整理、管理利用的职能和权力，就构成了档案部门聚集本单位全部档案信息资源的优势。档案门类的设置包括单位全部的管理，如人事、文书、会计、基建、科技以及领导人外出活动和本单位开展的重要社会活动。这样就使档案工作者从一个特定的角度把握了本单位的整体情况和第一手信息，档案部门的职能使它处于一个全局的高度，成为搜集信息的中心，发布信息的中心和传播信息的中心。档案室储备的众多档案，也就成为本单位最宝贵的资源和财富。众多的档案资源优势，若能与经济建设挂钩，不仅能给本单位带来一定的经济收入，而且会带来不可估量的社会效益。

三、发挥信息库基础优势，建立信息网络

实现档案工作现代化，只有将政府管理下的档案部门组织起来，在原有的机构、人才、设施的基础上，形成以各级各类档案馆为点，以各级档案馆室为面，以各级档案管理事业管理机构为中枢组成信息网络体系，把档案工作纳入信息产业发展的规划中去，才能真正使档案工作走出目前封闭和困境，实现面向社会、面向市场，积极主动地为社会提供各种信息服务的目标。

档案部门要利用自身掌握信息库的优势，有目的地收集经济、科技档案信息进行整理分类，发挥网络体系优势和人才优势，开展编研工作，开发高附加信息产品，走档案信息化道路。

四、高科技投入是开发档案工作的正确出路

从深化科技体制改革，加大科技投入，完善科技发展体制入手，调动各行各业大范围开发科技资源的积极性。21世纪是一个高科技发展的时代，也是世界进入高科技竞争的时代。档案工作者应当应该多渠道开发档案信息，适度建立电子档案管理，从而能提高档案质量，保证发挥全方位档案信息作用。随着电子计算机技术的飞速发展，最初主要作为计算工具的计算机功能越来越强，计算机网络应用越来越广，已经大量应用到工业自动化控制、信息收集和分析处理、图像识别、文字翻译等方面。当计算机与远程通讯日益紧密结合，将构成把图像、声音和记忆都结合在一起的信息处理传播网，工具是计算机，内容是信息，这些都为建立电子档案奠定了基础。

社会信息化是人类社会的发展趋势。档案工作也与时俱进，步入现代化，主要表现在计算机技术的推广、开发、应用，实现信息综合开发，档案管理科学化。当前，许多档案部门引进、研制计算机档案管理系统，在程序开发、设计、编制上实现了科学著录、准确检索、专题汇编、自动校对、管理借阅、统计、一次输入、多次输入等功能，提高了档案利用率和档案管理科学化程度。

五、紧跟时代步伐、增加档案工作智力附加值

长期以来，档案部门被视为不产生经济效益的“清水衙门”。随着市场经济体制的逐步确立完善，档案工作产生经济效益的威力也不断显露出来。信息是财富，而档案工作走向市场，走向开放，随时都在产生信息，都在为市场经济服务，搞活档案也是经济，档案工作在改革大潮中，要树立自身的社会地位，只有这样，才能改善自身生存环境和生存条件。档案已被社会公认为重要信息资源，除了为社会快速准确提供原始信息资料外，以市场为取向，收集、整理、加工、综合开发信息产品，增加其智力附加值，以创造经济效益，并逐步向专业化的“智囊”、“外脑”、“参谋”机构发展，提供深层次信息服务。

档案工作是一项专业性较强的工作，又是一项党性、政治性很强的工作。档案人员要不断学习档案专业理论知识，学习掌握行业标准，精通档案业务。日新月异的信息技术发展给档案信息收集、整理、加工、利用等带来了革命性的变化，档案管理工作只有紧跟时代潮流，适应社会新发展，才能更好地开发档案信息资源，服务于政府部门及各企事业单位，产生一定的社会效益与经济效益，促进档案管理水平迈上新台阶。

（作者单位：宝鸡广电网络传媒有限责任公司）