浅议医院人事档案管理信息化建设

■张慧利

浅议医院人事档案管理信息化建设

■张慧利

当今社会，处于信息化时代。信息化是社会经济发展的重要支撑，信息资源作为一种重要战略资源，其重要性日益凸显。在信息化浪潮下，医院作为具有特殊专业性质要求的服务机构，由于专业种类多、级别多，医务人员每年还有专业考核、职称晋升等需求。迫切需要医院人事档案管理的信息化。目前来看，传统医院人事档案管理方式已无法满足医院的快速发展。因此，必须对医院的人事档案管理方式进行变革和更新，加强医院人事档案的现代化管理。只有提高医院人事档案管理信息化建设，才能更好地为医疗卫生工作者提供优质档案服务。

一、医院人事档案管理信息化重要性

1.医院人事档案是全面、历史、客观反应医院员工情况的个人材料，是各医疗单位集中保存的特殊档案，医院人事档案管理是人事管理的一个重要组成部分。因此，加强医院人事档案的管理，充分发挥档案材料的价值，做到人尽其才，才尽其用，才能保障医院人才战略顺利实施，使档案服务为医院的人才建设发展做出贡献。

2.医院人事档案是医院人事安排、薪资调整和职称评定等相关工作开展的主要依据，也是职工政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、个人经历等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用医院专业和行政干部的重要依据。随着我国医疗水平的提高、人事制度改革的不断深入及医务人员的流动性不断加大，医院人事档案管理工作需要以信息化来适应医院档案工作的发展需要。

3.传统的人事档案工作一直采用纸质载体进行保管，档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，工作效率也很难提高。通过将信息化技术在医院人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对医院人事档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升医院人事档案的利用率，同时，人事档案管理成本也得以降低。此外，通过计算机等现代化信息设备对医院人事档案进行信息整合，对传统纸质人事档案信息、馆藏资料进行收集、管理，由传统、落后的档案管理方式，转变为电子化和数字化，实现医院人事档案信息化，提升医院人事档案管理效率。

二、医院人事档案管理信息化建设中的问题

1.基础设施设备配备不健全。由于一些医院领导对档案工作不重视，使得硬件建设严重滞后，往往采取“因陋就简”、“因地制宜”的办法，融办公、阅档、仓库为一间，没有专用的档案阅览室、整编室和档案库房，还有的医院档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，极易造成档案材料霉变、虫蛀等。人事档案管理，要想实现现代化、信息化，离不开设备支持，如扫描仪、计算机等硬件设备，目前许多医院档案室技术设备尚不完善，医院不愿投入更多资金，增加档案管理设备，阻碍了人事档案管理的信息化进程。

2.缺乏规范、统一的信息化标准。档案的信息化建设是一项系统工程,必须遵循一定的标准。目前我国档案信息化工作中，标准建设滞后的问题十分突出。虽然我国在纸质文件和档案的管理中形成了一整套业务标准和技术规范,但是在电子文件、电子档案管理等档案信息化标准制定工作方面仍处于起步阶段,与国际先进水平存在一定差距。在医院人事档案信息化工作中，为了保证档案信息的质量，需要制定操作性强的人事档案信息化标准。但是在实际人事档案管理工作中，医院人事档案信息化还没有统一的标准可以遵循，因此也就无法实现资源共享。

3.医院人事档案管理人员素质还有待提高。

素质是一个人才智、能力和内在涵养的综合体现,是一种办事、行动、思考等的综合能力,基本要素包括德、能、勤、廉等诸方面。档案管理人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的所决定的。医院是救死扶伤，治病救人、服务大众的特殊服务行业。目前，医院人事档案工作从业人员工作岗位调动频繁，大部分水平参差不齐，受档案专业教育程度大部分偏低，整体知识结构陈旧，年龄结构老化，知识更新缓慢，与快速发展的现代信息社会极不相符，人事档案管理人员素质亟待提高。

三、人事档案管理信息化的发展对策

1.树立先进管理观念，完善医院人事档案管理机制。医院人事档案的信息化，是一项复杂的系统化工作，因此，为了保障人事档案信息化工作的顺利进行，必须建立完善的档案信息化管理制度，依据信息化的需要对各项管理流程进行有效的规范和控制。还要建立档案信息化安全管理制度，防止电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案信息化管理工作的有效性。必须建立专人负责、管理层主管与部门分管的体系，实行多层次运行，做到分工明确，责任到人，建立科学的医院人事档案信息化管理模式。

2.针对医院人事档案的专业特点，制定人事档案信息化标准。通过建立医院人事档案信息化相应标准，建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。在今天改革开放的社会发展过程中，医院人员流动性较大，医院人事档案信息资料量较大，动态变化性较大，需要建立科学的医院人事档案信息库，将医院人事档案信息库与医院人事档案管理结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，确保医院人事档案利用过程中信息的准确性和实时性。此外，还要建立干部个人电子档案全文数据库系统。一般人事档案数据库在个人信息的查询、检索、统计、及干部名册和表格的快速生成方面有较大的优势，但是在对人事干部进行提拔及考察时，需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要建设医院人事档案全文数据库系统，深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享。同时，还要构建完善的人事档案网络管理体系，使人事档案可以通过局域网进行联接，实现干部档案网络化管理。

3.加强医院人事档案信息化管理人才培养。医疗卫生是救死扶伤、治病救人的特殊服务行业。作为医院的档案管理人员,不仅要掌握一定的医学和档案管理学方面知识，而且要掌握一定计算机、网络等现代信息技术。因此，需要加强医院人事档案管理人员培训，有效提升他们人事档案管理信息化水平。医院人事档案信息化，需培养一批专业性、技术性人才，要求人事档案管理人员不仅具备人事业务知识，也要具备数字信息技术。由于档案信息化管理属于系统性、跨学科工作，引进、培养复合型人才，是实现人事档案信息化管理的重要基础。

我院是本地区唯一的三级甲等妇幼保健院，始终把“靠人才兴院”作为医院管理方针，近年来，不断加大对人事档案管理的信息化投入，医院的档案管理工作多次获得省市嘉奖，在全国地市级妇幼保健院前三十强占有一席之地。通过医院人事档案的信息化管理，使我们的人事档案利用服务工作上了一个新台阶，也为医院的发展贡献了我们的力量。

（作者单位：秦皇岛市妇幼保健院）