医学科研档案管理的问题与对策分析

■严颖波

医学科研档案管理的问题与对策分析

■严颖波

科研档案是指科学技术在研究过程中所形成的、具有较高保存价值的文字、数据、图表、声像等形式的文件材料。医学科研档案真实的记录和反映了医学研究与医疗实践的整个过程，它不仅是医学科技知识承载的基础，也是医学科学研究的重要条件与依据。医学科研档案信息可以为医疗工作、临床表现、医学研究提供有效的帮助，减少不必要的资源浪费，提高医学科研成果的社会效益与经济效益。

一、医学科研档案管理的重要意义分析

1． 有效提高科研成果的价值

医学科研档案可以有效的提高科研成果的价值，可以指导医药卫生单位进行科学、系统的研究工作，减少因低水平造成的重复工作，为医学科研管理部门提供决策依据，避免管理者出现决策失误；同时，还可以将科研研究领域中获奖科研成果的档案加以整合和调配，使其成为具有较强竞争力与含金量的新成果，使科研档案在提高我国医疗水平方面发挥重要的意义。同时，医学科研档案的收集与管理会直接影响科研成果的申报，一份完整的申报资料可以直接影响评审对整个研究成果的态度。根据往年的申报情况来看，有的科研成果很有价值，但由于申报人的资料不完整而遭到淘汰，导致科研成果的严重浪费。一套完整的科研档案可以准确的表达研究者的研究成果，使评审员对成果有较为全面的了解，大大的提高科研成果的质量。

2． 有效推动科研成果管理，助力社会发展

医学科研档案信息的开发可以很好推动科研成果管理，科研成果的形成与发展是档案管理工作中的重要业务环节之一。随着我国社会市场经济对医药卫生单位的要求，加快科研档案工作的发展与改革已经成为医学管理工作的必然要求。社会经济的快速发展在很大程度上加大了医疗卫生与科研机构对医学研究的投入力度，科研成果不仅对医疗卫生研究工作有积极的推动作用，还对档案的管理与社会发展创造了更大的经济效益。

二、目前我国医学科研档案的特点

医学科研涉及方面较广，它涵盖了多种学科，是一门综合性的科学体系。医学科研档案除了具备一般档案所有的特性外，还具有以下几种特点：

1．档案形成的连续性与周期性较长。科研档案的形成与其研究周期有着密切的联系，科研研究项目与课题从开始到结题要经历很长的一段时间，短则几个月，长则一年甚至更长时间，中间每一个环节都具有较强的连续性，一旦其中某个环节出现问题，整个研究课题将陷入瘫痪状态。

2．档案的专业性较强。与其他科研档案不同，医学课题的研究一般都是按照专业来进行研究的。比如，临床医学研究中的：内科、外科、妇科、儿科；基础医学研究的：病理、药理、生化等多种专业。在医学科研活动中不同的专业有其不同的特点，往往不能相互影响，它们会在专业范围内进行较为严谨的课堂研究。因此，医学科研档案在管理中经常体现出不同的专业特征。

3．完整性强。医学研究通常是以专题来进行研究的，每一项专题都需要一整套完整的研究过程，从开始到结题相互影响、相互关联才可以形成具有较强专业性与完整性的科技文件材料，促使研究过程的每一步都紧密相连。

4．学科的综合性较强。医学科学的研究涉及到多个方面，是一项综合性较强的学科。随着社会的发展，大量的科学设备与新兴技术越来越多的运用到医学研究的各个领域当中，在交叉学科、边缘学科以及多种学科联合研究下，帮助研究者更好的完成医学科学科研成果。目前，由于专题档案学科的综合性增强，医学科学研究各单位间协助项目数量也有了较快的增加。

5．档案的数量大、形式多。

医学研究具有较强的复杂性，一般研究结果数量大，记录形式多样，研究者通常会根据各种病历、标本、化验单、检测结果以及音频与视频等资料进行数据说明，造成了医学档案的数量庞大，形式较多的特点。

6．保密性较强。科研文件及资料会涉及一系列知识产权问题，在一定程度上需要相关部门的保护，尤其是医学科研档案。医学科研成果具有较强的使用价值，一些特殊的临床资料与疫情统计报告，国家会根据保密法对其进行相关等级的保密措施，从而减少资源外泄给国家和人民带来危害。医学科研档案的管理是对与本单位相关的资料、成果进行系统的收集、分类与编研，保障医学科研档案的完整与安全。只有管理好医学科研档案，才可以提高其整体管理水平，为医院的科学研究与发展提供有利保障。

三、新时期下我国医学科研档案管理工作中的问题

1．档案管理人员归档意识较弱

目前，在我国医学档案管理工作人员中，大多数的工作人员的归档意识较较弱，对档案管理的重要性认识不够。主要表现在，拿到档案的第一时间不能进行有效的整理与归档，造成诸多科研档案存放混乱，经常出现遗失现象发生。另一方面是科研档案缺乏严格把关，当计划任务与文件资料下达时，管理人员在接收后未能第一时间进行检查，造成文件材料的遗失与错误；新的药品报批、科研成果鉴定和验收未能与科研档案同步进行，造成药品登记出现遗漏、科研成果遭到淘汰。此外，医学科研档案的收集与管理会直接影响科研成果的申报，科研成果有关的的档案包括：成果的鉴定资料、申报资料、推广资料以及诸多附加材料，每一项科研成果都具备一整套的档案依据，但往往在研究中很多科研工作者容易忽视对原始资料的收集，认为只要完成研究就可以了，这就造成研究的原始资料混乱不全，甚至出现严重的信息遗漏，导致医学科研档案管理工作很难有效的开展。

2．技术分布不均，管理手段落后

在我国目前归档的医学科研资料中，部分材料缺乏系统性、准确性以及完整性，这就导致档案在很大程度上缺乏真实有效的依据，可用于参考的意义降低；在传统的归档中，档案多为纸质材料，对于音频、视频和图像等电子资料，由于缺乏专业技术和设备未能进行有效的归档与存放，严重的影响了医学科研档案保存的质量。特别是随着信息时代的到来，网络通讯与管理开始逐渐取代了传统管理模式，自动化办公越来越多的运用到医疗救治与科研档案管理中去。在我国发达地区，管理人员文化水平较高、技术设备较为先进，但也有少数医院和医疗机构仍使用手工管理模式，尤其是在部分基层医院，由于技术相对落后和档案管理人员使用计算机的能力较差，仍然采用落后的传统的手工记录模式，导致工作效率、技术含量、信息的使用率较低，严重制约了当地医疗事业与档案管理的发展。

3．缺乏完善的医学科研档案管理体制

目前我国部分医院对于科研档案的管理认识不够，缺乏一套完善的管理体制。现阶段医院内部管理体制不协调，人员的流动性较大，少数单位还存在人员编制不足的状况，在这种情况下，医院就很难找到专业的管理人员对医学科研档案进行管理。有的医院和医疗单位是由办公室或图书管理员对档案进行监管，这在很大程度上导致档案管理人员缺乏责任感与工作积极性。由于缺乏系统、完善的管理体制，造成所有的工作都趋于形式化，不能从根本上解决管理中存在的实际问题。

4．医学科研档案的开发和利用较少

医学科研成果具有较强的保密性，只有一少部分可以用来开发和利用，这在很大程度上限制了资源的使用，导致一些重大医学研究成果很难受益于人民。医疗单位与机构由于规模不同，在科研成果上的取得结果也大不相同，很多的医学科研成果可以为医院带来巨大的经济效益，相关负责人就会要求对核心技术与资料进行严格的保密，使得其可开发的资源严重减少。

四、加强医学科研档案管理的对策

1．转变观念，加强对科研档案的重视

医学科研档案真实的反映着科研工作的进度，改变传统的管理观念，加强对医学科研档案的重视，是医学档案管理面临的首要问题。充分的认识科研档案不仅是医学活动所需的重要资料，也是体现医学科研成果价值的标志。在研究工作中要让专人对其进行记录与保管，从开题之日起要随着研究工作深入不断的记录各种原始数据，直至研究结束所有的数据报告、成果鉴定材料都要收集齐全、规范整理。这样一来即使是档案中有所遗漏也可以通过原始资料进行查询和补救。从而保证医学档案系统与完整，特别是在一些新药品的研发与管理上，更应该加强档案的管理。此外，还要增强档案管理人员的服务意识。在传统的档案管理工作中，服务形式较为被动，严重的影响了档案资源的利用率。通常档案管理工作是将研究材料进行收集、整理来完成档案归档工作，目的是为医疗事业的开发与利用提供有效的资源。但在传统的管理模式中，管理人员通常只是坐等借卷，缺乏主动服务与管理意识，因此，要转变档案管理人员的思想观念，将被动变为主动，强化档案管理的服务意识，将工作重心逐步转移到发展上，主动整理为科研工作提供良好的信息资料。同时档案管理人员也要全面的掌握和了解本单位的所有相关的科研项目，主动向科研工作者提供全方位、多层次、准确性高的医学科研资料，减少科研劳动成果的浪费，最大限度的发挥档案的作用与价值，为医学研究提供更好的服务。

2．加强医学科研档案制度的实施

建立和完善各类档案管理机构和网络系统，制定严格的档案工作制度。第一，运用不同的管理方法与手段进行统一管理，推行档案工作标准化。在医院和医疗机构中建立综合档案室，设专人进行全面负责。同时，加强档案管理网络机构的建立，由医院或机构设专职管理人员进行归档与保管工作，医院或机构各部门领导及时进行监督与指导，让档案室成为职能部门，做到统一管理，只有这样才能对医学科研档案进行有效的规范与管理，充分发挥科研档案的作用。第二，建立完善的激励制度。一个好的管理模式与奖励制度可以更好的促进工作人员的积极性，在医学科研档案管理制度中添加激励制度，将管理人员的奖惩与单位、机构的综合管理目标、年度考核、人员晋升、职位晋升进行直接挂钩，从而调动起他们的积极性。医院或科研机构要定期召开档案管理评选活动，对档案管理中归档率与合格率高、服务意识与责任感较强的人员给予大会表彰，激发档案管理人员的工作热情，提高工作质量。第三，对医学科研成果归档进行严格的监控管理。为了更好的保障医学科研档案的完整性、系统性，科研档案管理人员必须具备超前的控制意识，加强对科研成果资料的检查以及归档过程的监控管理，建立动态的管理模式，对档案的收集与管理做到严格把控，对入库的成果档案进行及时的补充，加强将科研成果转化成阶段性材料收集与整理，细化每一步归档流程，从而确保医学科研档案的齐全完整与规范。

3．加强医学科研档案数字化建设

随着信息时代的到来，越来越多的行业与单位都开始进行网络化的管理模式。加强档案网络化管理不仅可以提高工作效率，还可以利用网络对资源进行汇集建立庞大的资源库，为医疗科研档案的开发创造有利的条件。网络更新速度快，管理者可以通过网络开阔视野，了解和掌握市场发展的新动向，避免传统管理模式中数量大、更新慢、归档难、储存占地空间大的弊端。未来的时代中网络将会成为整个世界的发展趋势，网络不仅可以储存大量的资源，还会发现更多的机遇，为医学科研开发创造出良好的发展条件。

4．加强医学科研档案管理队伍建设

当今的社会竞争实则是人才的竞争，一个企业中高素质人才越多发展越快。而医疗机构关乎人的生命安全更需要具有高学历、专业性强的人才。因此，医疗科研机构和档案界更应该将人才队伍建设放在发展的首要位置，重视人才的培养与挖掘，建造一批高素质档案管理队伍。高素质的技术人才与档案管理人才，是整个医学科研档案管理的主要力量。高素质管理人员要具有专业的知识，开阔的视野、较强的信息意识与创新意识，还要具备较强的责任意识与保密素质，要热爱自己的工作，在管理中不断的提高自身的管理水平与能力，提高医学科研档案管理的质量。此外，加强基层档案管理建设。运用多媒体信息技术对档案进行规范化分配与管理。对技术和管理相对落后的基层医疗机构进行技术与人员的支持，定期的开展学术交流与人才下基层的管理模式，增加和培养基层工作人员的档案管理意识，通过借鉴与学习逐步建立一套适应自身发展的档案管理方法，为自身的发展提供有利的保障。

5．在实际中采取有效的管理方法：“四同步”

有效的管理的管理方法，可以很大程度的提高医学科研档案的管理质量。（1）在一个项目或课题在立项时，研究课题组对工作流程还不是很熟悉，档案管理没有足够的意识，这时有关部门应该对所有的工作人员进行档案管理、形成、以及信息积累方面进行有效的指导，增强工作人员的档案与资料的管理意识，促进课题组对档案管理重要性能有个全面的认识，从而更好的保管好科研档案。（2）当研究课题进行到某一阶段时，已经形成了大量的数据、文件材料，这时就要对这个阶段的材料进行总结与检查。对所有形成的报告进行审查，查缺补漏对不合格或是有错误、遗漏的地方提出修改意见，从而提高科研档案的完整性与质量。（3）当研究项目完成时，工作人员要对全部的资料进行整理与汇总，保证整个项目的完整性，因为这些信息是科研成果鉴定与申报的必要材料。同时，鉴定时档案管理人员要全程参与或协助鉴定委员会进行审查，由于科研档案管理人员对整个的科研进度、形成的情况有着非常详细的了解，如果鉴定委员会在鉴定中遇到任何问题，档案管理人员可以第一时间进行有效的讲解与说明，还可以增强对保密性较强的文件确认，减少不必要的信息泄露问题。（4）根据有关规定，科研成果档案会在鉴定之后的一个月内进行归档处理，在申报成果与奖励时，需要档案管理部门出示相关的归档证明，增加档案的严谨性与完整性，这样一来不仅可以提高档案的归档率，还可以为医学科研人员晋升提供有利的保证。“四同步”的管理方法在实践中的实施并不是档案管理部门的事情，它需要各相关部门间的协作与配合，比如科研管理部门、科研小组、档案管理部门以及涉及到科研的所有工作人员。这样才可以提高科研档案的真实性与鉴定结果的准确性。

（作者单位：广东医科大学）