专门档案、专业档案的区别和联系分析

■鄢　敏

专门档案、专业档案的区别和联系分析

■鄢敏

随着科学技术的发展，人类的社会活动分工越来越细，档案产生的领域、载体、形式等不断增多。其中，专门档案、专业档案管理，是目前档案工作的一项重要内容。但在实际工作中，两者的概念、范畴常常混用。那么，这两者究竟是否为同一种档案门类呢？究竟有何区别和联系呢？下面，笔者在综合有关研究论述的基础上，结合自己的理解，就两者的区别和联系作一粗浅分析。

一、有关研究情况

专门档案的概念，笔者查阅到的文献，最早出现在1965年发表的柏镇维撰写的《关键在于从实际出发》一文中，其中说道“从专门档案的实际情况出发,积极、俱重地对其进行鉴定。人民监察机关的监察档案也是一种专门档案。”

关于专业档案，笔者查阅到的文献最早为1964年发表的叶力群撰写的《技术档案室工作基本知识讲话(初稿)》第七讲中指出，“又如地质、气象、测绘、水文等部门,根据它们的专业特点,它们形成的专业档案, 永久保管的部分,可能会多一些。”

有关专著，笔者经查阅国家图书馆文津数据库，最早的一部为1980年农业出版社出版的《林业专业档案》一书。1988年河南人民出版社出版的《32种专门档案整理方法》一书,则是首本综合性著作，简要介绍了诉讼档案、审计事项档案、地名档案等32种档案的归档范围、整理方法等。最新的一部为2010年中国人民大学出版社出版的《专门档案管理》一书，则介绍了会计、人事、商标、诉讼、审计等档案的管理方法。

以上可见，自专门档案和专业档案的名称诞生以来，普遍将其作为一个概念在使用。《档案学词典》更是直接将专门档案释义为“亦称‘专业档案’。某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。...是专业活动的记录，也是档案的重要组成部分。如会计档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案、军事档案等。”《中国大百科全书·图书档案情报》卷中，专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

关于专门档案与专业档案的区别和联系，从90年代起，已有专家学者就两者的区别和联系开展研究工作，但研究成果并不算多。笔者经查阅中国知网数据库，检索到的专业文献仅有4篇，分别是赵敢的《专业档案”和“专门档案”的区分》、张英、林红合写的《也谈专业档案和专门档案的关系——兼与赵敢同志商榷》、王恩汉《专业档案与专门档案》。

其中，赵敢将专业档案定义为各级各类专业机构和个人在各种专业活动中形成的不同内容和形式的档案，专门档案指形式或载体比较特殊的档案。专业档案根据形成主体的属性，可分为农业、商业等类档案或人事、财务等类档案。专门档案根据形式或载体的不同，可分为非公文档案或非纸质档案，如艺术档案、书稿档案、照片档案、声像档案等。赵敢认为，专业档案包含普通档案（公文档案）和专门档案，而专门档案则在专业档案和非专业档案中都有涵盖。

张英、林红则提出与赵敢不同的看法，认为专业档案指人们在各项专业活动中形成的档案，内涵上与赵敢基本一致，但他们将其分为科技专业档案和非科技专业档案，科技专业档案即通常意义上的科技档案，如基建、测绘等类档案，非科技专业档案即为专门档案，如会计、艺术等类档案。其不赞同将照片、声像等特殊载体的档案划为专门档案。

王恩汉的观点则更加鲜明，他认为专业档案是指在某一专业的生产、建设、科研活动中，直接形成的记录特定专业活动，具有特定形成规律的部门档案，在内涵上与前两者基本一致。但他认为专门档案则是指特殊载体材料或特殊记录方式形成的档案，与纸质档案相对，如实物档案、碑石档案、声像档案等。

从上可以看出，四位专家在专业档案的内涵上观点基本一致，但外延有所不同；而专门档案无论是内涵还是外延，都存在差异。它们之间的区别和联系，可谓剪不断，理还乱。

二、专门档案和专业档案的定义分析

关于专门与专业的定义，上海辞书出版社出版的《当代汉语词典》中，对专门的释义为：专从事某一项事的或只限于某个方面的，如专门人才、专门用语、专门学校等。对专业的释义为：产业部门中根据产品生产的不同过程而分成的各业务部分，如专业分工、专业生产；专门从事某种工作或职业的，如专业户、专业文艺工作者。笔者查阅的其他汉语字典、词典释义基本相同。

关于两者的英文翻译，外语教学与研究出版社出版的汉英双语版《现代汉语词典》中，专门翻译为“specialized”，如specialized personnel(专门人才)；专业同样翻译为“specialized”，如specialized lines（专业方向）。

可见，两者都具有“专从事某一项事、工作或只限于某个方面”的含义，但专业的范畴比专门要广，还指社会产业的各业务组成部分。

关于专门档案和专业档案的定义，笔者查阅了目前的档案法规标准，对专门档案还没有明确定义；在《档案工作基本术语》(DA/T 1—2000)中，将专业档案定义为反映专门领域活动的档案。这个“专门领域”，应指的是社会产业分工领域。

据此推论，反映社会产业分工各领域活动形成的档案时，专业档案的概念更准确，如农业档案、诉讼档案、交通运输档案、会计档案、人事档案等。在指专反映某一项事或某个方面的档案时，如声像档案、照片档案、地名档案等，按“专门”和“专业”的释义，既可称为专门档案，也可称为专业档案，但行业标准却没有赋予专业档案这个定义。笔者认为，专门领域活动产生的档案可以称为狭义的专业档案，《档案工作基本术语》即是从此定义，通常我们所指的专业档案是指狭义的专业档案；而广义的专业档案则包括狭义的专业档案和专门档案。

三、专门档案和专业档案的区别分析

根据专门档案与专业档案的定义，可以看出两者存在紧密的联系，但在实际工作中，为避免两者概念的混淆和混用，需要对其存在的区别进行分析。

从属性上看，两者除具有档案的共同属性，如原始记录性、知识性、信息性等外，还有他们的独特属性。专门档案群体上具有多样性，可以按照不同的载体、形式或内容分为不同的专门档案，如声像档案、地名档案等等。但同时专门档案的“专”，还具有“专一”的属性，从个体（某一类别）上来说，它具有单一性，它的构成内容、载体和形式等某方面的特性是一致的，如照片档案是以静止摄影影像为主要反映方式的档案；地名档案是反映地名实体内容的档案。

专业档案则无论从群体还是个体上都具有多样性。从群体上来讲，可以依据社会产业分工领域分为不同的专业档案，如农业农村档案、司法档案、海关档案等等；从个体上来讲，每一种专业档案还可以依据生产环节或业务环节再分解划分为不同的专业档案。如农业农村档案可以再分为新农村建设档案、农村土地承包档案、农产品质量安全监管档案等；司法档案可以分为律师业务档案、律师事务所执业档案、司法鉴定档案等等。

从来源上看，专业档案的产生部门必须是从事专业生产或活动的部门，产生领域必须是在专业生产或活动中，如农村土地承包档案是由农村土地承包管理部门在组织开展土地承包工作中产生；而专门档案则不限定产生部门和领域，它更多的是对内容和载体、形式的限定，如照片档案、口述档案，各行各业从事各项活动都有可能产生。

从整理方式来看，每一种专门档案都具有其独有的整理和管理办法，如照片档案有专门的分类、装订和排列方式；而专门档案则更加多样，某一门类的专业档案既可以有其独有的整理、管理规则，如会计档案、人事档案等；也可以借鉴文书档案、科技档案的整理方法，如《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》中就明确承包地确权纸质档案应按照《文书档案案卷格式》和《归档文件整理规则》等有关标准要求进行整理。

总之，专业档案比专门档案的范畴更广，也更适应当今专业化社会分工的趋势，是应当成为与文书档案、科技档案相并列的一大门类。关于专业档案的研究，目前成果并不算丰硕，希望主管部门、学术界能加强对专业档案管理的规律性研究，总结摸索出更多的管理方法和手段，为经济社会发展服务。

（作者单位：农业部机关服务局）