基于大数据视角下医院档案管理工作的探讨

■刘　扬

基于大数据视角下医院档案管理工作的探讨

■刘扬

医院档案是医院在开展各项工作过程中形成的具有价值的原始记录，其中涉及医院工作中产生的方方面面的文件，包括医院在建设和发展过程中所从事的管理、医疗、科研、基建、财务、统计等活动中形成的文件。进入21世纪特别是大数据时代以来，医院档案工作发生了诸多变化，档案工作人员对医院档案工作应有一个新的认知，海量信息、庞杂数据等都是当前阶段档案工作的特点。

一、大数据的发展现状

大数据时代以来，信息一词由先前的单纯信息等新闻消息渐渐过渡为各种形式、各种来源的信息。从信息数据时代到数字媒体时代，直到人工智能时代，带有某种背景及形式的数据我们将其称其为信息，从这些信息数据中找寻内在的联系与规律就是情报知识，借助于各种手段方法与技术对这些情报知识进行挖掘、分析所得出能够以此支撑决策的便是价值、便是资源。大数据环境下数据呈现出多元化、庞杂化等特点，通过数据挖掘、数据捕捉等技术手段可以弥补先前由于数据匮乏、不足而无法开展的行业领域工作等，例如：档案工作。随着国家十三五规划关于国家信息化纲要的提出，由各类高新技术诸如云计算、云平台及互联网服务所衍生出的各种形式的信息数据呈现出指数型增长的模式，面对数据庞杂、类型多样化的文件档案信息，传统的档案管理模式及服务已经很难适应当前时代的特点。

二、大数据是医院档案管理工作的发展趋势

当前时期医院档案管理工作已经逐步实现纸质档案数字化扫描归档，初步信息化，可以利用一定网络技术、系统工程技术来进行文件存储和搜索查询等。

但随着信息技术的飞速发展，人们对于归档保存重要性认识提高，医院档案部门所产生的信息数据日益庞大、类型多样，不仅涵盖了医院的历史和当前各项管理工作，同时还包括了特色业务档案：住院病历、门诊记录、科研教学等档案。档案数据库“胀库”问题也随之到来，“胀库”问题带来的无法及时有效归档并建立索引以提供服务，导致档案的服务利用效率大打折扣。要解决这一问题，需要求助于大数据技术框架中的云计算技术。大数据的工作实质就是将各种类型、各种来源的信息数据进行集中统一管理，挖掘分散于海量档案中的信息价值，因此说，医院档案管理工作的发展趋势必将是大数据管理模式。

三、大数据档案管理工作中存在的若干问题

第一，传统观念亟需转变

当前时期各地方医院对于医院业务发展和各项高新技术的应用给予高度重视，但是对档案信息资源的管理、开发及利用却是认识不足亦或轻视，档案信息资源的利用仅是局限于低价值、浅层次的阅读，价值挖掘不足。未能高效认识到档案信息资源的科学管理、开发利用能对医院各项工作提供支撑和辅助，以此创造丰厚的社会效益。各地医院长期以来专注于医疗业务工作，对于医院其他相关管理性工作较为忽视，档案管理工作就是在这样背景下被放任管理。造成档案工作遭到忽视的因素有很多，诸如：人员、经费、编制等，导致档案管理工作很容易被主体所忽视。

第二，医院档案管理制度不规范

当前，医院档案管理部门隶属于院办下属，而各业务科室档案工作是归属于各业务科室，这在一定程度上就造成了档案管理的分散性。统一领导、分级管理是国家档案局规定各省市档案局（馆）、档案室的档案工作管理原则，同样医院档案工作也应是集中统一管理。大数据时代下，医院档案信息资源更要进行集中统一处理，分散性管理不利于各类型档案综合考量、分析。集中管理可以依靠大数据环境下优势因素，实现档案信息资源叠加效能。

第三，档案人才队伍建设仍需强化

大数据时代各项技术手段层出不穷、发展迅猛，大数据管理必然要有一批高素质、专业强的档案人才。当前，各个地方医院档案工作人才队伍可谓是参差不齐，理论专业基础、具体实践应用、学历教育等亟需强化，这些因素匮乏的表现就是不能很好地将医院档案工作应用到大数据环境下。信息技术更迭迅速，大数据技术手段也是随时代在变迁，现代科学技术、现代网络知识的匮乏，高层次档案专业人才队伍弱小，这些因素都不能适应当前大数据时代下档案工作的各项需求。

四、大数据档案管理工作的若干建议

第一，领导者的观念转变是大数据医院档案管理的首要因素

大数据档案管理工作做到什么程度，达到什么效果，在医院档案系统建设规划中最为关键的是医院领导层的高度支持和各个部门、业务科室的积极高效参与，领导者对档案工作思维意识、观念的转变和提高非常重要。领导者能够认识信息资源的重要性、信息资源的叠加效果、信息共享和情报分析，那么档案信息化工程、大数据档案管理工作开展则是一路绿灯。各个地方医院可以将档案信息化工作、大数据档案工作细化具体到制度之中，指派一名专管领导，主抓医院档案信息、大数据管理等工作。

第二,软硬件设施是实现大数据管理工作的基础、源泉

信息时代下现代化理念需要一定软硬件设备的支撑，当前时期大数据处理技术手段及方法均没有任何屏障，软硬件设备的到位则是关键。在资金预算合理范围内，提升档案库房、电脑硬件设施，信息系统软件装备等，这些均是实现信息化管理的根基。

第三，专业、高效档案人才队伍是大数据档案管理工作的核心

各项基础设施到位，但是应用基础设施及系统档案专业人才缺乏，那么大数据档案管理则是一张空头支票。所以，大数据档案管理要培养、引进一批高层次档案专业人才。医院要有部分经费预算，重视人才引进、人员培训的投资。对各个部门科室档案管理员进行定期业务培训，从档案专业知识到大数据甄别、应用、分析，培养出一只具有特色、专业、高效的医院大数据档案工作人才队伍。

第四，整合各部门档案信息资源，将大数据应用落到实处

由制度规范进行约束与管理，使各个科室部门将自身形成的档案及各项信息资源按照规范定期报送档案室。医院档案室按照大数据相关手段方法、技术进行著录与处理等工作，实现整个医院档案的信息资源整合。一定要避免先前分散性档案工作的局面。大数据管理工作是一项庞大工程，需要制度规范、软硬件设施到位、人才引进培养及各项资金投入等，我们最终追求的目的则是将大数据档案管理应用落到实际工作中，以此支撑其他业务工作、提升医院医疗服务水平。如若搭建起的大数据管理平台不能落到实处，仅是空中之楼阁，大数据平台便无法发挥效能。因此，发挥大数据档案平台效能、将其落至实处至关重要。

（作者单位：宁波市中医院）