文书档案的现代化管理对策分析

夏永强

云南新世纪滇池国际文化旅游会展投资有限公司，云南　昆明　650000



文书档案的现代化管理对策分析

夏永强

云南新世纪滇池国际文化旅游会展投资有限公司，云南昆明650000

摘要：现代信息技术不断发展的背景下，档案管理逐渐趋向于现代化，档案记录方法以及信息承载形态等发生了巨大的变化。在此背景下，文书档案管理的要求也更高。本文主要通过对文书档案管理的现代化方法进行探索，进而为文书档案工作提供参考。

关键词：文书档案；现代化管理；对策

文书档案管理历来以传统纸质形式存在，存储量小而且信息更新速度缓慢，随着信息技术的不断发展，对于文书档案的管理提出了新的要求和挑战，传统的纸质文书档案管理已经无法满足时代对于文书档案管理的要求，因此，对文书档案进行现代化管理迫在眉睫。

一、文书档案现代化管理的必要性分析

通过有效运用现代化技术，能够不断提高档案信息管理的水平，具有重要的应用意义。文书档案管理是一项比较复杂的工作，需要政府给与统一管理，同时对档案管理人员的要求比较高。实现文书档案现代化管理，能够有效提高服务的快捷性，同时能够有效实现供需结合，不断促进档案管理与信息需求者之间良好关系的建立，从而能够实现网络信息服务功能，提高信息服务的质量以及效率[1]。在现代化管理中，可以有效应用信息输入工具实现输入检索，从而实现对信息的整理以及检索，通过对信息目录的编制，提高信息服务管理的效率。

文书档案管理人员可以通过信息技术的运用，实现对信息的整理，并通过编制目录，提高系统的信息存储能力。信息化文书档案管理方法具有比人工文书档案管理更加有效，所具备的信息存储量也比较大，能够实现数据的长久保存。现代化的文书档案管理在信息技术的应用下，能够不断提高文书档案管理的效率，同时提高信息的准确度，实现信息之间的共享，具有重要的应用意义。

二、文书档案管理现代化的具体内涵

(一)管理人才的现代化

文书档案管理的现代化，必须要实现管理人才的现代化，通过对人才先进信息技术素养的培养，提高文书档案管理工作的现代化水平。现代化的文书档案管理人员应该能够实现技术设备的熟练操作，同时能够有效应用管理才能，并具备相关联的学科知识，同时可以不断更新自身的素质水平。因此，文书档案管理必须要注重新型人才的引入，重视人才专业素质的培养，实现档案管理人才的现代化。

(二)管理思想的现代化

思想是指导人行动的灵魂，现代化管理思想是档案管理现代化的中心内涵。文书档案管理人员应该树立正确的文档管理思想，及时更新自身的思想水平，提高自己的认识水平。现代化的管理思想要求具有科学的认识观，应该落实在宣传上，通过对文书档案管理现代化重要性的宣传，培养文书档案管理人员的现代化思想，促进档案管理的优化。

(三)管理方法与手段的现代化

企业可以通过建设现代化的管理规章制度，实现对文书档案的现代化管理，同时应该注意引进现代化的管理方法以及手段，注重积极应用现代化的管理工具，实现对管理设备以及工具的及时更新，加大文书档案管理工作的技术投入，促进文书档案管理全方位的现代化，进而不断促进档案管理的自动化水平的提高[2]。

三、提高文书档案管理的策略

(一)促进管理者理念转变

管理者的决策决定了工作重心的倾向，文书档案管理者要认识到文书档案管理的重要性，积极主动做好文书档案工作的宣传工作，确保领导层能够重视文书档案工作，为文书档案部门工作人员提供培训学习的机会，促进员工使用现代化手段来进行工作，并在工作过程中不断进行创新。

(二)加强文书和档案规范

文书档案在进行整理的时候应该有明确的规定，确保文书档案在进行整理的过程中有章可循，避免各行其是，这样能够保证文书档案在各个部门之间进行移交的过程中不会因为不同的规范而出现问题[3]。在进行文书档案管理工作规范化过程中需要文书档案工作人员具有很强的大难意识，进行素材整理的时候严把质量关，并且及时对于文件进行收发、登记，并对文书立案归档，加强文书工作和档案工作的衔接。

(三)增强部门之间合作

档案工作人员要主动了解其他部门的工作，确保档案管理工作能够围绕单位的核心工作来开展，增强不同部门之间的合作交流，能够确保信息透明公开，便于进行档案资料的收集和整理工作。各个部门之间的合作有利于为文书档案管理部门提供有力的证据和情报，可以保证归档资料的合理性和及时性。

(四)进行专业知识培训

对于文书档案管理部门的工作人员进行专业知识培训，帮助他们掌握现代化的文书档案管理工作专业技能，促进其使用现代化管理手段进行文书档案管理的专业能力的不断提高。不断进行先进管理手段和知识技能的学习，可以有效促进文书档案管理的现代化管理水平。

四、结束语

文书档案管理的专业性比较强，信息技术对于文书档案的管理工作提供了辅助作用，在进行文书档案管理工作中使用先进的信息技术手段来进行管理，需要文书档案管理人员不断更新理念，提高专业知识和自身综合素质，促进档案文书管理工作信息化、智能化发展。

[参考文献]

[1]王雅慧.20世纪30年代以来国民政府文书档案工作改革研究(1933-1949)[D].上海师范大学，2014.

[2]谢晓平.德尔菲法在文书档案进馆鉴定中的应用研究[D].广西民族大学，2010.

[3]刘旭莹.元清中央行政中枢机构文书档案工作比较研究[D].广西民族大学，2015.

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)08-0228-01