信息化对民政档案管理工作的影响及创新

2016-02-05张春楠

山西青年 2016年20期

关键词：民政局民政载体

张春楠

洮南市民政局，吉林　洮南　137100

信息化对民政档案管理工作的影响及创新

张春楠*

洮南市民政局，吉林洮南137100

信息技术已经渗透到各行各业中，要求民政局在档案管理中也需要适应时代发展额需求，创新传统的档案管理模式，提高档案管理的质量和效率。本文就信息化对民政档案管理工作的影响和创新进行了简要的分析。

信息化；民政局；档案管理工作

随着时代的不断发展，信息技术在人事档案管理中的应用更加广泛，其对于提高档案管理的质量和效率起着重要的作用。然而，目前民政局采用的档案管理模式仍然是传统的手工管理模式，其管理效率较低。信息技术的发展对于档案管理工作有着重要的影响，要求民政局可以在信息技术的支持下进行档案管理，提高管理的质量和效率。本文就信息化对民政档案管理工作的影响和创新进行了简要分析。

一、信息化对民政档案管理工作的影响

(一)信息技术改变了档案的载体

传统的人事档案管理中，民政档案载体是纸质载体，工作人员在档案管理过程中需要依靠纯粹的手工来进行各项操作。信息技术的发明和使用将档案管理的载体变成为电子文件，以虚拟的数字化载体形式取代了传统的纸质实体载体。信息技术改变了档案的载体，方便工作人员利用信息技术进行电子文稿和资料的检索，档案管理方式更加效能化和便捷化，具有较强的实用性。

(二)信息技术提高了档案的利用率

传统的人事档案实际的效用并不强，因为人们如果要对档案进行查阅需要经过多道手续，而且需要翻查许久。该时期的认识档案利用率较低，因而也就导致了传统民政档案管理工作逐渐不受重视，最终影响了民政档案管理工作的发展。而信息化档案管理模式则能够减少档案的收集和查阅时间，大大提高了档案的利用效率。

(三)信息化档案突破了时空限制

传统的人事档案管理中，工作人员在收集档案资料过程中经常需要花费大量的时间和精力，例如到外省去搜集资料或者寻找文件等。传统的档案收集和储存需要花费较多的人力和物力，对提高档案管理工作的效率和质量十分不利。尤其在档案的保存过程中，管理人员一旦出现疏忽就有可能导致文件的损毁，导致档案管理出现漏洞。而信息化档案管理则能够通过电脑和收集客户端，用户只需要通过输入账号和口令即可进行档案存续或者检阅，工作流程更加简洁方便，也可以实现人机的对话，更加具有便捷性，能够免受时空的限制。

(四)信息化提高了对民政档案工作的要求

信息化档案管理对民政档案工作提出了新的要求，这也是信息化对民政档案管理工作的影响之一。首先，信息化要求民政要及时实现档案的更新，以帮助网民更好、更快地获得新的档案资料；其次，要求档案信息要实现多样化设置。民政档案信息一般很少对外公开，即使实现了信息化档案管理，民政管理人员也需要根据需要对资料进行调取。信息化档案管理加大了信息储存的空间，有利于帮助档案管理人员及时查找或者进行档案操作。但是为了更加有序的进行信息化档案管理，管理人员需要将档案信息进行分类，实现档案信息的多样化。

二、信息化对民政档案管理工作的创新

(一)加强对信息安全的重视

信息化民政档案管理工作能够给档案管理工作带来不少的益处，帮助提高民政档案管理工作的质量和效率，但是在此过程中，档案管理人员也需要注意一些问题。首先，档案管理人员需要加强对信息安全的重视。信息化民政档案管理以信息技术为核心，其对信息技术和信息平台的依赖性较高，要保证信息化民政档案管理工作的质量和效率必须要先保证信息平台和系统的稳定。因此，民政部门工作人员在工作过才能中必须要加强对系统数据的定期维护和检查，防止电脑系统受到木马和病毒的侵害，影响电脑内部的档案数据。此外，民政部门恩怨还需要加强对信息平台的安全维护，及时引进先进的防火墙软件，建立数据备份和保密制度，切实保证民政档案管理工作的有效性。

(二)建立更加开放的档案服务平台

随着信息技术的不断发展，计算机数据库的发展态势更加迅猛。民政局涉及到全国范围，覆盖的面积大，信息数据量也较大，为了使全面各地的民政局能够取得更好的联系和沟通，民政部门必须要想尽办法，推广容量更大的服务平台。服务平台容量的增大可以较好地避免查询周期长、信息不准确等信息，这对于促进未来民政档案管理信息化的发展有着重要的意义，也更加有利于提高民政档案管理的质量和效率。

(三)实现三方运作模式

三方运作模式中，主要指的是政府能够将民政档案管理工作由民政局运作专项社会部门运作。这种运作形式实际上在90年代的美国和日本就已经有所发展，实现社会性质的档案管理可以帮助实现全国民政信息的联网，也有利于分散民政部门的工作压力，将大量的民政档案管理工作以外包的形式分给社会组织或个人，这样不仅可以充分运用社会资源，实现资源优势配置，还能够更档案用户提供更加个性化的服务。