新形势下科技档案资源管理的信息开发模式

2016-02-04王学琴杨剑康磊

山西档案 2016年5期

文/王学琴杨剑康磊

新形势下科技档案资源管理的信息开发模式

文/王学琴杨剑康磊

随着社会经济的不断发展，人们已经进入信息化时代，信息化时代的到来既给科技图书馆的科技档案管理带来了发展机遇，同时也带来了新的挑战。在新形势下，科技档案资源管理变得更加重要，如何充分发挥科技档案资源的作用，对科技档案信息进行有效开发，是所有档案工作者都非常关心的问题。因此，文章对科技档案资源的特点及其信息开发的重要性进行了分析，探讨了科技档案资源信息开发过程中存在的不足，从而探索新的信息开发方式，提高科技档案信息的开发和利用水平。

科技档案；信息开发；新形势；资源管理

科技档案，是伴随着社会发展所学的比如生产技术的进步，以及人类对自然科学等的研究不断深入和丰富之后所形成的，其记录了人类文明发展的历史进程，因而具有较高的保存价值。而科技档案的归档管理制度则是对科技馆中各类科技文件材料进行集中式的有序管理。科技档案是人类知识的结晶，伴随人类文明的发展，各种人类智慧知识也不断积累，使得人类对科技档案相关资源的收集、开发，以及再利用的重视程度也越来越高[1]。因此，新形势下应进一步加强对科技档案信息的开发利用，使其更好地服务于社会经济发展的需要。

一、科技档案资源信息开发的重要性

科技档案主要源于科研活动，科技档案管理的主要目的就是实现对科技档案信息资源的开发利用，从而将其转化为现实生产力，促进社会发展进步。科技档案信息开发的重要性主要体现在：（1）是科技图书馆对科技档案进行科学管理的重要前提，同时也是实现科技档案内在价值的重要方式，科技档案之中所记录的各种知识是对当时社会科学技术水平较为真实的反映，具有较高的使用价值，所以对科技档案资源进行开发利用，有助于将其内在价值转化为现实生产力，服务于社会经济建设，创造出更大的经济效益和社会效益[2]。（2）有助于推动社会发展。在新形势下，科学技术是推动社会发展的重要力量，通过对科技档案信息资源进行开发利用，有助于科研人员根据档案资源指导科研活动，减少失误，提高工作效率，获得更大效益。另外，通过对现有科技档案信息的开发，能够对其进行分析和判断，从而研发新的科学技术，促进社会发展。（3）增强科技竞争能力。随着现代科学技术的不断发展，科技竞争也日趋激烈，科技图书馆要想在激烈的竞争中，获得更长远的发展，就必须适应信息社会发展的需要，加强对科技档案信息的开发利用，使其能够快速地转化为现实生产力，促进科技图书馆的发展。

二、新形势下科技档案资源信息开发模式探索

在新形势下，要想实现对科技档案信息的开发，就必须对传统开发模式进行转变，积极做到转变观念，解放思想，提高对科技档案开发作用的重视，促进档案管理人员专业素养的提升。对科技档案信息开发过程中的各种经验，进行积极整理和总结，同时运用现代化的信息技术，建设科技档案信息开发管理体系[3]，从而提高科技档案资源开发及利用的效率，具体可从以下四个方面着手：

（一）转变科技档案信息管理观念

面对新常态下经济的高速发展，传统的科技档案管理观念已严重制约了科技图书馆的发展，直接影响了科技档案信息的有效开发和利用。要适应新形势下的发展需要，科技图书馆必须与时俱进，改变传统“重管轻用”的科技档案信息管理以及开发的观念，以实现对档案有效利用为最终目的，对科技档案进行深入开发，同时，要特别注重档案信息开发以及利用的价值，对科技档案进行科学、合理及高效的管理。另外，科技图书馆各部门的领导，要给予科技档案信息开发足够的重视，使科技档案所归纳的信息能得到最大化的利用。

（二）加大科技档案信息开发力度

在新形势下，科技图书馆需要加大对科技档案信息的开发力度，对科技档案的合理有效开发，能激活科技档案之中所蕴含的科技成果，从而使科技档案的使用价值得到有效发挥，为科研工作提供有力的支撑，因而科技档案的开发也是实现科技档案科学管理的关键。为适应现代社会快速发展的需要，科技图书馆的档案管理人员要以档案管理的实际情况为基本出发点，仔细梳理查找科技档案管理之中所存在的信息资源开发不足的问题，对出现的问题有针对性地进行深入分析和总结，在此基础之上，对科技档案管理进行科学、合理的规划，提升科技档案管理的科学性和有效性。此外，还要积极学习和借鉴国外先进的管理理念，在二者结合的基础上，不断强化科技档案的信息开发[4]，具体说来，有以下三点：

1.丰富馆藏资源。科技图书馆要加大对科技档案资源的开发，首先需要不断地丰富馆藏资源，只有海量的馆藏资源储备，才能提高科技档案资源的开发效率。因此，科技图书馆要大力加强科技档案的收集、整理以及归档等各项事宜，充分运用各种技术，既要运用传统的手工技术，也要注重对现代化科学技术的应用，积极收集各种载体的科技档案材料。另外，还应采用多种方式，加大对科技档案资源的征集力度，拓宽科技档案资源的获取渠道，提高对科技档案的修复水平，优化科技档案结构，使科技图书馆的科技档案资源更加丰富和完备，保障科技档案的完整性。

2.优化开发策略。科技档案的开发利用，应根据不同的科技档案资料，制定不同的开发策略，以灵活多样的方式实现对科技档案的信息开发。科技档案信息的开发应遵循技术整合与制度整合兼顾的原则，在遵守系统规划与多方参与、前台与后台并进的基础上，根据不同科技档案资源的信息产权和著作权情况，采取不同的信息开发策略，在使用权限内进行科技档案信息开发，避免对他人权益造成侵害。加强对档案著作权保护期限之外的科技档案的开发利用，对于非公共信息产权性质的科技档案，应加大对其开发的力度，合理控制该类科技档案的开发利用范围[5]。

3.加大开发深度。科技图书馆在对科技档案进行开发利用时，应加强对科技档案的开发深度，积极主动跟踪相关课题的研究进展，提前介入，及时与科技人员进行合作和互动，对课题的研究进展全程跟踪，采用集中收集和重点收集等方式，对科技人员的最新研究资料进行收集，从而加强对该课题档案资源的开发深度[6]。另外，对于收集到的科技档案资源，应及时对其进行分析、整理以及归档等处理，并对这些科技档案资源进行妥善管理。科技图书馆还应对科技成果的研究现状有深入的了解，及时掌握市场需求变化，从而有针对性地开发科技档案信息资源，强化科技信息开发深度，积极发掘这些科技档案的潜在价值，使其内在价值得到充分发挥。

（三）科技档案信息的网络化

科技档案信息不仅涉及的知识面较广，而且所包含的信息量非常庞大，在新形势下，对科技档案实施信息化管理具有必要性。科技档案信息的网络化，能够有效提高档案管理人员的工作效率，方便对各类科技档案信息的查询和检索，因此，科技图书馆应加大资金投入，以信息化为主导，逐渐推动国内的科技档案管理朝着信息网络化的方向发展，以此为基础实现对科技档案利用完整性以及科学性系统的构建，从而实现对科技档案信息资源的开发以及利用的效率[7]。

科技档案利用体系的构建应以信息化为主导，全面收集、系统开发和科学管理科技档案信息资源，从而建立覆盖大众的科技档案资源体系，方便人民群众获取科技档案资源，加大对科技档案资源的开发，提高对科技档案资源的利用效率。科技档案利用体系的构建主要从以下三方面展开：

1.实现科技档案的信息化检索和查询。在科技档案管理中，应积极利用现代化科技档案管理软件，完善科技档案信息化查询功能，实现科技档案信息资源检索、信息共享、分布式检索等功能。同时，还可根据科技图书馆具体情况，实行知识智能检索、全息检索、概念空间、异构信息整合检索等技术，扩展档案利用原有服务范围和空间范围，配备科技档案管理软件和硬件，为科技档案利用者提供更优质的服务，提高科技档案资源利用效率。

2.科技档案的信息化编研。在对科技档案进行管理和开发利用过程中，应充分发挥网络优势，对馆藏科技档案信息进行科学分析、整体提炼和加工，采用网页文件将其编制成电子科技档案。通过这种方式将原来分散的科技档案信息，采用数据库平台对其实施集约化管理，并将分散的原始信息汇编成科研成果，从而提高对科技档案资源的开发利用效率。另外，还应定期更新档案管理信息，不断丰富科技档案内容和形式，满足科技档案利用者的多样化需求。

3.拓宽信息化服务渠道。科技档案开发利用是科技档案管理的主要目的，所以在对科技档案进行开发利用时，应注重拓宽科技档案信息化服务渠道，通过网络来增强对科技档案信息的开发利用。严格遵循统筹规划、整合资源、需求导向和确保安全等原则，充分利用网络技术、信息技术以及电子技术等，在网络上建立科技档案服务中心，实时发布、收集和整理各类科技档案信息[8]。并通过与专家教授、企业以及农技工作者等合作，建立教学基地或相关网络教学平台，以此促进科技档案提供较好信息服务渠道，从而使科技档案信息能为更多的群体所了解和使用，使得对科技档案管理的提升和改善更能落实到广惠民众的实处中去[9]。

（四）优化科技档案管理队伍

科技档案开发以及管理水平的高低离不开参与档案管理人员专业能力以及职业素质，档案管理人员综合素养低下，必然会影响科技档案开发效率。随着信息化时代的到来，科技档案管理水平也在不断改进，对科技档案管理人员的综合素养也提出了更高的要求。在新形势下，科技档案管理人员需要熟练掌握科技档案管理相关知识，以及相关法律法规，并熟练运用现代化科学技术，对科技档案实施科学管理。因此，科技图书馆应加强对科技档案管理人员的专业培训，提高科技档案管理人员的综合素养，增强档案管理人员的服务意识，提高科技图书馆的服务质量。另外，还应积极引进优秀档案管理人才，优化档案管理队伍，提高科技档案管理队伍的综合素养，从而增强对科技档案的开发能力，提高科技档案开发效益。

三、结语

综上所述，在当前社会形势下，科技档案管理者应更新管理理念，解放思想，认识到科技档案开发的重要性，加大对科技档案信息的开发力度，不断总结经验，改进科技档案管理和开发策略，丰富馆藏资源，以现代化的科学技术对科技档案信息进行管理以及开发，实现科技档案有效信息的高效利用体系的构建，促进科技档案管理队伍专业水平的提升，提高科技档案信息的利用效率。

[1]赵跃,周耀林.知识管理视阈下的档案信息资源合作开发模式探析[J].档案学研究,2015,17(5):66-73.

[2]林丹青.加强和完善农业科技档案信息资源管理与利用[J].北京农业,2010,22(6):58-60.

[3]王幼丽.浅谈科技档案信息的开发利用[J].科技创新与应用,2012,33(18):276.

[4]王萍,王志才,张诗敏.吉林省科技档案管理调查分析报告[J].档案学通讯,2012,19(4):80-83.

[5]张瑞梅,李艳.科技档案利用模式的变化及档案室的应对之策[J].陕西档案,2016,28(2):54-55.

[6]张斌,徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究,2016,18(3):25-34.

[7]张洁.探析如何构建完善的科技档案管理体系[J].科技展望,2016,25(19):249.

[8]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013,28(11):148-149.

[9]梁红一.根植档案沃土再现伟人功绩 [J].山西档案,2014,(5):4.

G271；G275.7

1005-9652（2016）05-0084-03

本文系宁夏回族自治区科技基础条件建设专项《基于科技云的科技文献数字资源建设与应用》的阶段性研究成果。