微信在档案信息服务中的应用研究

文/杨阳

微信在档案信息服务中的应用研究

文/杨阳

在介绍微信为档案信息服务带来优势的基础之上，将其应用于档案信息服务中，应用方式为通过微信提供在线咨询服务、以微信为媒介传播档案文化服务、借助微信实行个性化服务等，最后提出微信应用于档案信息服务应注意的问题及建设性意见。

微信；档案信息服务；应用

随着信息技术和互联网的高速发展，信息呈几何式增长，档案信息资源作为记录信息最基础的载体已然成为人们获取信息、学习知识、科学研究的对象之一。因此，在信息时代的浪潮下，档案机构如何为人们提供个性化档案信息资源服务方式、泛在性的档案信息资源服务途径以及具有创造性服务内容，从而提高档案馆的服务效率是当今档案学术界和实践部门需要普遍关注的问题。

一、微信为档案信息服务带来的优势

2011年，腾讯公司推出全新即时通讯工具-微信(WeChat)，其短小精炼无门槛，通过网络便可进行信息交流、信息分享和信息利用等服务[1]。微信用户数量呈井喷式激增、影响规模越来越大，为档案机构带来巨大的优势：

（一）庞大的用户基数

微信在短短的5年时间积累了庞大且质量高的用户群体，并与腾讯公司旗下的通讯品牌相互作用形成稳固的用户生态链。微信用户基数规模庞大，档案机构将微信纳入信息服务平台可以帮助档案部门扩宽用户规模提高信息服务的关注度，并通过泛在性和多元化的微信传播和宣传功能，有助于档案机构在档案用户心中良好形象的塑造。[2]

（二）共享经济优势

微信通过智能手机快速收发短信、语音以及图片等，用户能够及时接受微信圈内的最新消息，交流和分享经验和知识，能够将兴趣爱好相同的群体集合在一起，加速信息资源在各自所属的圈内上下流动，打造微信共享信息资源的经济优势；同时微信投资耗费少，档案部门能够以较少成本进行社会档案信息资源开发。因此，档案部门引进微信平台进行档案信息资源管理和运营能够共享档案信息资源，从而有效创造档案信息资源的社会和经济效益。[3]

（三）传播优势

微信的信息传播形式丰富多样，拥有先进的集群推广应用平台，有利于档案机构以其为媒介推广相关的档案信息，能够提升档案馆的影响力、为用户咨询和交流提供便利的渠道，从而利于构建具有较高满意度的档案信息服务利用体系，增强社会档案意识。[4]我国的档案馆长期重藏轻用，档案内容具有机密性，公众利用档案的过程繁琐，档案信息服务工作效率低下。而将微信应用于档案信息服务，使利用者不必亲自去档案馆便可以很轻易地享受到档案服务，突破了时空限制，拉近了档案与公众的距离，消除了档案以往的神秘感，使档案逐渐融入国民经济和生活中。

（四）成本效益优势

通过传统方式利用档案时，用户需要亲自到档案馆，档案馆也必须要像图书馆和博物馆那样设置专门的阅览室，在这个过程中档案部门需要投入大量的人力物力财力。而当用户通过微信平台利用档案时，只需要有人定期更新内容、进行平台管理和处理反馈信息，避免了传统利用过程中的大量投入。微信平台的开通和使用都是免费的，也无需像网站建设一样需要聘请专业的团队进行设计，大大节约了成本，而其服务方式和效果仍然可以和其他各类方式媲美，应用微信进行档案服务的成本效益优势十分明显。

（五）多元的应用平台和便捷的应用方式

微信是随着智能手机的普及和移动通信的发展应运而生的，而今微信也发展了网页版，可在windows上运行，通过二维码扫描实现微信的电脑登录，基本可以和手机实现无障碍沟通。智能手机在市场趋于饱和，拥有庞大的用户群。这种优势能突破信息传播路径的局限，为档案信息服务营造切实可行的技术环境。[5]同时微信之所以能够迅速崛起的一个重要原因在于它友好便捷的应用方式，不懂电脑、文化程度不高的人也能一学就会，操作起来方便快捷。

二、微信在档案信息服务中的应用方式

（一）通过微信提供在线咨询和自动查询服务

即时移动通讯工具-微信提供的档案在线咨询服务具有显著地简便、快捷的特点。档案馆是个物理实体，在没有虚拟网络的情况下人们如需查询档案相关信息，需要耗费大量的人力物力远赴当地档案馆进行相应信息查询。由于信息时代的到来，人们可以通过网络、电脑在线查询档案信息。而微信的加入，更能由原来的PC端转移到手机移动端，人们可以随时随地通过微信咨询端口与档案馆工作人员进行同时异地的档案资源服务互动。档案部门还可以安排一定的时间进行人工答疑，在这个时间内，用户发送问题的文字或语音，便可以得到实时解答。移动端的咨询服务于用户而言更具有吸引力[6]。

微信的自动查询服务其实质是将网上查询技术应用于微信中。各个档案馆可以开通自己的微信公众号，并将档案目录或者其他可供检索的内容上传，建立相关的查询栏目，使用户可以通过输入不同的关键词得到不同的信息反馈，从而检索到相应的档案。在这种查询服务中，用户可以得到档案的相关著录信息，如数量、保存场所等，对于已经公开的并进行了数字化的档案，还可以直接查看到档案内容。

（二）以微信为媒介传播档案文化服务

档案信息资源由于时空以及保密性等局限，较少为人们所熟知与利用，档案文化亦是如此。档案机构利用微信查询、推送等功能进行档案服务有助于档案文化的传播。人们通过微信平台可以查询档案机构实时发布的档案信息，获取最新的档案信息资源咨询；同时微信平台嵌入式的信息发布功能，可以让用户除了享受文字上的信息资源，更能通过音频、图片等传播载体形式声情并茂地了解档案部门的基础知识，从而有效地弥补档案信息网站单一的信息传播形式，利于档案管理部门传播档案文化，共享档案信息资源。

（三）借助微信实行个性化服务

档案馆利用微信进行档案信息资源服务主要是通过建立公众号推送与用户关注相关消息进行的。由于用户的关注焦点具有很高的自主性和主观性，其所选择的关注内容皆是自我需要的内容，因此档案馆利用微信平台进行信息推广和知识宣传教育时可以通过多平台、多账号、多关注等多元化的服务形式推广相关知识或选取影响力较大的档案团体或是个人账号进行宣传，以点带面的方式辐射档案信息资源微信群体，从而实现针对个人或是群体的档案信息资源个性化服务。

（四）借助微信进行档案展览和宣传服务

目前公众对档案及档案馆的认识存在偏差和误解，因而对档案的需求和利用有限。作为与档案馆具有类似功能的图书馆和博物馆，他们的吸引力却大得多。要想做好档案服务，首先便要吸引用户，微信的兴起为此提供了很好的契机。通过微信在网上进行档案展览服务，将具有重大意义的、公众感兴趣的档案以展览的方式呈现给公众，让公众循序渐进地了解档案，从而产生对档案的兴趣，进而发展到对档案的利用。微信“微”在精简，等公车、挤地铁时都可以方便地接收微信的信息。微信的低成本和高覆盖率是档案宣传的绝佳手段，而且通过朋友圈这种圈群化的传播，这种宣传方式的回报往往超乎想象。

三、微信应用于档案信息服务需注意的问题及策略

（一）微信反馈档案信息资源的及时性

档案信息资源大多以文字或是图形图像的形式呈现，而微信则是以实时信息播报、语音视频等服务形式为主，二者结合能够实现取长补短，打造功能良好的档案信息资源服务生态系统。然而，微信引入档案管理部门却存在反馈信息不及时等问题，导致微信只是门面需要的一种档案管理部门的时代产物，不能真正发挥其与用户互动性及反馈信息及时性等效用。因此，当档案机构引入微信平台作为与用户线上实时链接互动一类工具时，需要完善和监督微信服务于档案信息资源的相关服务内容、服务形式和服务团队，从而真正通过微信的在线咨询、实时交流、互动活动和智能服务等服务内容和方式加强用户与档案管理部门之间的交流和互动。

（二）发布档案信息的真实性

档案信息共享和发布方便易使微信信息的真实性真伪难辨[7]。微信不受时空限制借助多终端、多平台信息发布平台，这为用户收发信息提供了极大的便利，但是另一方面也带来了信息真实性难以保障的问题。由于微信信息的迅速传播以及碎片化表达，常造成信息要点易被误解，这容易导致信息真实性的降低。而档案信息资源是人们生活中的重要信息来源，通过微信进行传播时，一定要注意信息传播的整体性、真实性和及时性，避免造成档案信息资源失真现象的产生。

（三）档案信息资源的保密性

档案信息资源具有内向性、机密性和回溯性等特点，在开源式微信平台提供档案信息资源服务不可避免地会涉及到档案信息的保密性问题[8]。然而档案信息资源的保密性与微信平台的开源性是一对天生的矛盾，在微信平台进行档案信息资源服务进程中需要有关部门掌握好当中平衡，务使相应的专用信息得到保护。

（四）服务内容的互动性和传递效度

目前已经开通的档案微信公众号都定位于向用户推送一些简单的未经加工或者粗加工的内容，例如档案馆简介、馆藏介绍、档案法律、档案工作动态等等。这些信息内容大多不具有互动性或互动性较弱，与用户的切身利益相关性较低，由于实用性和互动性低下，这些服务往往显得没有实际意义。在信息的传递效度方面，互联网信息的生命周期短，信息老化快，而且用户的时间和精力有限，往往关注多个微信公众号，这就使得部分信息没有达到受众，影响了信息传递的效度。因此档案馆在开通微信公众号的时候一定要做好规划，不能为了开通而开通，发布的内容要贴合用户实际，使用户能够积极参与进来。同时要缩短信息的发布周期，提高发布信息的质量，使用户无论何时都能接收到时间较近的信息。

四、总结

随着网络信息技术和移动信息技术的快速发展，微信已成为加速档案信息资源共享进程的重要工具[9]。档案管理机构可以借助微信的东风为用户提供无时空限制的档案信息资源服务[10]。本文对微信可为档案信息资源服务带来的优势进行了研究，通过微信提供在线咨询服务、以微信为媒介传播档案文化服务、借助微信实行个性化服务等，最后提出微信应用于档案信息服务应注意的问题及建设性意见，从而期望档案信息资源管理部门能够有计划、有步骤、有重点地进行微信档案信息资源管理和开发工作，推动档案馆事业进步并实现其可持续发展。

[1]月活过亿-百度手机助手稳居App排行榜应用分发第一[EB/OL].[2016-05-20].http://tech.xinmin.cn/2016/04/13/29835853.html.

[2]胡晶.十堰市档案馆开通手机微信查档业务[J].兰台世界,2013,(10).

[3]微信支付-我们的优势就是用户基数大！[EB/OL].[2016-05-20].http://mp.weixin.qq.com/s?src=3×tamp=1467969452&ver=1&signature=WrAj6pCJgW8mrDF4eMa6ihKu7x4q*MEWob X4P6L9nqy0bQ12eFwHF-z*PTZ*7YfRdBtvKzimARiiiD59gvVRAvi7GZnnN5RD1-C6*hY42Wh*m*2fDPglk3OPOLZvHL7qMi flIZ5DDRCf7Y*rmC4ebA.

[4]柴长俞.微信在档案信息服务应用中的优势[J].办公室业务,2016,(12).

[5]金凡,邹婧雅.移动互联网背景下的档案信息服务研究[J].现代商贸工业,2014,(13).

[6]百度百科.共享经济[EB/OL].[2016-05-20]http://toutiao.com/i6233987947817861634/.

[7]张倩男.微信在档案信息服务中的应用研究[D].广西民族大学,2014.

[8]张林华,冯厚娟.信息共享空间对档案信息资源共享的启示[J].档案学通讯,2010,(6).

[9]范宗斌.档案信息资源共享的几点思考[J].贵州档案,2003,(2).

[10]刘子侠.微信在高校档案利用服务中的应用探析[J].山西档案,2015,(5).

G273.5

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1005-9652（2016）05-0059-03

（责任编辑：魏登云）

杨阳（1983-），女，满族，河北承德人，承德医学院馆员，硕士，研究方向：人事档案管理。