针对机关社保业务档案管理工作的思考

徐　澍

宝清县机关事业保险管理局，黑龙江　宝清　155600



针对机关社保业务档案管理工作的思考

徐澍

宝清县机关事业保险管理局，黑龙江宝清155600

摘要：社保业务档案管理作为社会保险业务的重要组成部分，为劳动者依法享受社会保险待遇提供有效依据，无论管理情况好坏与否，都会关系到千万人生存的切实利益，是保障社会稳定的基石。

关键词：机关社保；业务档案；管理工作

社会保险业务主要的把档案管理工作贯彻到各项工作中，通过参与社会保险、申请核定核发、社会化服务的推进等过程中，记录参保单位的工作人员真实情况，因而需要在社会保险经办机构内形成保险活动事宜，以此为基础，作为历史保存以及备考查的文件。

一、社保档案管理开展的意义

(一)文件归档

社会保险业务档案在开展管理的过程中需要经历，归纳、总结、分类等一系列复杂的工作流程。由于社会保险的各个经办机构以及参加保险的职工都通过直接和间接的方式参与到社保档案工作中，归档社保文件能够成为社会保险发展的重要依据。在文件归档中记录参保人员的各项参保情况，包括缴费情况、个人账户情况、缴费明细、特殊工种缴费政策，掌握一手信息资料，对于完善参保人员的切身利益有着深远影响。

(二)缴费统计的依据

推行社会保险业务档案管理，能很好地对缴费人员的业务缴费情况进行统计，可以有效减少管理中出现的各类漏洞，降低徇私枉法的情况，这对带动保险业务的发展有着本质帮助。另外也可以让社会保险业务走入可持续发展到了，在社会保障管理过程中，这些存档的历史记载，对维护社会群众的利益有着重要作用。社会保障业务中开展档案管理，在社会就业和保障体系方面有一席之地，有助于社会的稳定以及和谐，对促进社会保险事业有着深远意义。

二、机关社保业务管理出现的各类问题

(一)融合情况不好

在管理中突出体现出机关社保业务档案管理与其他社保档案管理彼此沟通和融合情况不佳。由于社会保障档案在管理方面涉及范围极广，因而如果没有专业的社会保障档案管理标准的规范，各个社会保险机构在管理过程中只能凭借自身的管理模式开展管理，管理方式也是常规管理。管理方法的不协调统一，让机关社保业务档案不能与社会保障档案较好的融合，即使处于同一系统内，不同区域间的信息沟通也存在问题。

(二)业务资源开发利用不到位

若档案在整理过程中不够及时，在使用时也会出现规范性缺失，档案微机化管理水平较低等一系列情况，档案管理的主要作用是为了互通网络有无，所以各类档案在管理中体系建立尚不健全，导致现在很多档案管理的方式受到束缚，部分业务空间还未能完全开发出来，因而在今后的工作中需要努力拓展新的业务空间，增大工作效率，提高资源利用率。

(三)加强管理人员素质

档案管理具有政策性强、规范性好的特点，由于工作人员的政治素养比较高并且业务能力也很强。很多机关的社保机构都有相关档案人员的配备专业档案管理人员，但是由于基础机关部门编制有限，并且最近几年精简裁员，所以很多工作人员都需要一专多能，身兼数职，因而对于单项工作的投入精力有限。加之，技术人员自身学习能力不够，也没有积极学习的意识，因而在组织培养方面不能做到完善，导致很多技术人员在业务档案管理方面不能适应当前的工作需求。

三、机关社保业务档案管理措施

(一)培训交流，提升人员素质

机关业务档案管理工作具有政策性好，业务能力强的特点，因而管理人员要掌握一定的法律和法规意识并且具有较高的业务素质和业务能力，具有较高的计算机实际操作能力。但是很多工作人员都是工作年限较长，熟悉传统的档案管理工作，对于新型的档案管理不甚了解，并且对使用计算机开展管理持有排斥态度。因而为了组织社保工作人员积极的开展档案管理，就需要提升相关人员素质和意识，树立人员依法管档的理念，努力提升自主管理意识和责任意识。并且运用走出去学习方式，扩大员工的管理视野，了解更先进的管理方式，联系档案管理部门，借助于专业部门选择合适的人才优化方案，积极的和培训人员交流沟通，并且与上级兄弟单位多联系和交流，相互之间参观学习，学习先进的工作方法和管理经验，提升干部和群众的管理意识和管理能力，让档案管理人员在思想作风和队伍建设方面有新的另外，保障档案工作开展的连续性，建立一支精准的机关社保业务档案管理团队。

(二)清理历史遗留问题

在长期的工作过程中一定会存在历史遗留问题，如果不能妥善解决这些问题，将其管理更具科学化和规范性，那么就不能顺利的开展接下来的各项工作，第一要求科学的制定档案管理规范，详细的标明档案管理的范围和保管期限的具体划分情况，并且组织人员做好档案的清理工作。第二要求明确职责分工，归档好年度业务档案管理的归档工作，机关社保业务档案存在动态管理特征，参与保险的人员都隶属于一个单位，因而整理过程中要以人头为基础进行整理。整理依据需要按照《会计档案管理办法》执行，在清理历史积欠的情况下，可以及时整理现有的管理规定，实现档案管理的科学合理性，并且达成档案管理的原则，记录一生，服务一生的科学管理目标[1]。

(三)信息化网络平台的构建

在开发和运用规范性一致的设备业务档案管理软件的过程中，需要了解该软件的特点就是录入相关的存储平台，并且编辑和修改各类平台信息，信息检索便于查找，以及保险征收额度的明细查询。然后要求做好平台内的信息数字化录入工作，根据相关档案馆要求，运用计算机和网络以及专门的应用管理软件，组织相关的参保人员做好各项信息处理工作，通过录入、维护、管理几个步骤，提升服务效率以及服务质量，在推动机关社保业务开展的同时，提倡法制化、规范化和人性化的管理要求。做好开发和利用工作也很有必要，机关社保业务的档案在经办机构中要求做到信息公开化和透明化，通过网络化办公让信息实心最大限度的共享，组织好资源的利用以及开发工作。通过开拓创新精神的推动，带动信息资源的利用以及服务领域推进[2]。

四、结语

机关社保业务在档案管理工作中具有举足轻重的地位，并且也是做好机关社保工作的前提和核心，因而本文主要提出做好机关社保工作管理的几项措施，为维护机关社保档案的真实性提出合理化建立，有助于机关社保业务建立的规范性。

[参考文献]

[1]罗淑萍.关于做好机关社保业务档案管理工作的思考与建议[J].就业与保障，2013(07)：3-5.

[2]何屹.优化社保档案建设，确保社保工作持续性[J].科技视界，2013(35)：13-15.

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)02-0257-01