依据房产档案的特点建设房产档案管理信息化体系

文・陈晓旭

依据房产档案的特点建设房产档案管理信息化体系

文・陈晓旭

房屋产权产籍档案（以下简称房产档案）是城市房地产管理工作的基础，是房地产行政管理部门在房屋产权登记、调查、变更、转移、测绘、抵押、分割等房地产管理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。房产档案作为城市房屋权属登记管理工作的重要依据和房地产经济信息的重要组成部分，在推动房地产经济发展的进程中具有不可替代的重要作用。因而，充分认识新时期房产档案的特点，做好房产档案信息化管理，满足市场经济下的房地产经济发展的需要，是房产档案工作者义不容辞的职责和任务。

一、新时期房产档案的特点

（一）专业性

房产档案随着城市房地产产业的产生而产生、变化而变化、发展而发展，是城市房地产产业成长壮大的真实写照。由于房产登记工作涉及面广、生成量大、政策业务性强，因此，档案形成的内容多，技术性和专业性较强，主要表现为专业术语多、图表多、证明多，等等。

（二）动态性

房产档案形成后，房屋产权情况将随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌、房屋的买卖、交换、赠与、继承、分割、析产等权属转移而不断发生变化；另外，随着城市的建设发展，房屋拆除、翻建、改建、扩建以及土地分割、合并等频繁发生，也使房地产权属不断进行变更。因此，房屋权属始终处于不断转移和变更中，具有极强的动态性，成为房产档案区别于其他档案的最显著特点。

（三）真实性

房产档案是产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际情况完全吻合，精确清楚地记载产权人及产权范围，并能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和考证作用，因而真实性是房产档案的命脉，是其发挥档案现实效用的基础和前提。

（四）完整性

房产档案的完整性体现在两个方面，一是房地结合。房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋共用范围内的土地使用权利主体一致的原则，房地关系密不可分，因此，作为权属管理的房产档案也必须是房地档案紧密结合的。二是图档结合。房屋产权图上的产权界限和房屋墙界结合起来，才能反映房产详细的归属，防止产权纠纷，因此作为房产真实记录的房产档案也必须是图档结合的。

（五）价值性

房地产属于不动产，价值高、升值快，在集体和个人的财产构成中都占有举足轻重的位置。房屋产权档案记载的情况正是关系权属人直接经济利益的真实凭据，因而，房屋产权档案属于财产档案，具有极高的含金量。

（六）法律性

由记载房屋权属的凭证材料组成的产权档案，是房地产管理部门和司法部门确认房屋权属，处理产权纠纷的重要依据，因而具有强大的法律效力。

二、房地产档案信息化管理体系的含义及优点

（一）房产档案管理信息化体系的含义

档案信息化建设是全面应用计算机技术、网络技术等现代化高科技手段对档案信息资源进行处理加工与科学管理，实现档案信息资源的社会共享。建设房产档案管理信息化就是要依据自身的特点，利用计算机、光盘机、扫描仪、数码相机等现代化信息及技术，建立一个有序的房产档案数据库，与办公自动化系统对接，推向档案、资料、信息一体化管理体制，将各类房产档案资源以电子信息的形式进行存储，以网络共享的形式进行互联，从而构筑信息资源的航母，形成既融合又分离的强大信息合力。

（二）房产档案管理信息化体系的优点

计算机网络、信息数字化的普及和应用，动摇了房产档案管理工作的传统观念，为房产档案管理信息化建设搭建了一个良好的平台。而房产档案管理信息化技术的日臻成熟，也逐渐显现出比传统档案管理模式更具优势的特点。

1.实现房产档案数字化存储，将房产档案资源转化为能被计算机识别和处理的数字化电子信息，与纸质档案载体剥离开来。档案实体作为原始资料入档案馆保存，可以减少对纸质档案实体的损耗，延长档案实体的寿命。

2.实现房产档案信息化管理，建立数字化档案数据库，借助计算机可以对数据中的每一个产权要素进行检索，为房产档案的查询、利用带来了极大的便利，推动了档案查全率、查准率、查速率的全面提升。

3.实现房产档案网络化共享，房产档案信息化系统可以借助互联网进行信息传递和交流，使县市区房产管理部门之间的房产档案资源互通有无、互补漏缺，可以极大地提高档案利用的覆盖范围。

三、对房产档案管理信息化建设的建议

房产档案信息化管理这一概念由来已久。许多房产档案管理部门都配备了计算机软硬件设备，建立了相应房产档案信息系统，但许多仅限于对房产档案进行计算机单机辅助管理，详细的查阅仍以纸质档案为主；有的虽能利用互联网将房产交易系统产权信息归集整理到房产档案信息系统，但仍不能实现资源共享。由此可见，房产档案管理信息化建设由于受各种条件的限制，实现的并不理想，亟待改进和完善。

（一）对房产档案信息化建设给予高度重视

首先，要从思想上充分认识房产档案管理信息化建设的重要性和必要性。房产档案管理信息化是目前解决房产业务日益增多而导致的档案急剧增多、档案利用频率飞速加快的唯一办法，因而实现档案管理现代化、简化工作程序是十分必要的。其次，要重视房产档案信息系统基础设施配套建设，确保房产档案管理信息化建设的软硬件设施符合要求。

（二）建立完备的房产档案信息归集系统

现有房产档案一般可分为两大类，即文本档案和图片档案。房产档案信息化就是要对这两大类档案进行数字化归集处理，一方面要将房产交易系统中的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，另一方面要利用扫描仪、数码相机等设备将图片资料以电子信息的形式归入房产档案信息系统。两方按规则整合后，方能形成科学有效的房产档案数据库。

（三）建立高效的房产档案信息检索系统

房屋交易产权要素多、涉及面广，根据不同业务的不同特点，查询者对房产档案的信息要求也不尽相同，因而必须建立快速有效地获取房产信息检索系统，使房产档案管理信息化系统的效用能够得以正常发挥。

（四）打造高素质的房产档案管理人员

房产档案管理信息化建设的优化与完善，需要依赖档案管理人员的知识结构调整和工作素质提高。因此，应对档案管理人员进行全面系统的档案专业知识培训和档案信息系统操作培训，以培养能适应信息化管理需要的高素质档案人员队伍，让档案信息化建设可以持续向前发展。

（作者单位：烟台开发区住房和建设管理局）