刍议疾控机构档案信息化建设

文・康俊芳 王英 吴涛 赵展

刍议疾控机构档案信息化建设

文・康俊芳 王英 吴涛 赵展

疾病预防控制工作档案是疾控机构在长期开展疾病预防控制和公共卫生技术服务工作中积累的技术性资料，它不但能客观真实地见证疾控工作的历史发展轨迹，而且可以通过档案信息资源的共享，为重大传染病防控、突发公共卫生事件应急处置，公共卫生重点学科发展和科研教学等专项工作提供科学依据和技术支撑。计算机网络信息技术在社会各领域的广泛应用，对档案管理工作提出了新的要求，对档案实施信息化建设是疾控机构加强档案管理的发展趋势，也是提高档案工作效率和水平的有效手段。

一、疾控机构档案资源信息特点

（一）涉及面广，内容繁多

疾控机构档案信息涉及传染病疫情、疾病监测控制、公共卫生监测检验及疾控机构建设、管理与技术科研发展中形成的大量历史档案、业务文件和技术报告，既有专门的技术内容，也有疾病预防的社会管理内容；既有个别病种防治的内容，也有群体性疾病防治的内容；既有本单位本地区疾控机构开展的各类内容，又有涉及周边地区以至全球疾病监测的内容等。可以说，疾病预防控制档案具有政策性强、科学性强、社会性强、专业性强和不受地域限制的特点。

（二）存储形式多种多样

疾病预防控制工作档案既有传统的纸质档案，也有大量以形象、声音为方式的照片、录音、录像、光盘等现代档案，还有各种珍贵标本、样品等特殊医学实物档案。

（三）连续性、周期性强

疾病预防控制档案连续性、周期性长的特点，是由预防医学课题研究完成周期所决定的。比如，对传染病疫情流行规律的认识和研究，或者一种传染病如天花从发生到在世界范围内消灭的历史周期长达179年。由此可以看出，疾病预防控制工作档案为防治各种疾病发挥了重大作用，而这些资料的形成是日积月累的结果，不是一朝一夕就能完成的。

（四）内容不可复得

疾病预防控制工作档案是在特定时间、环境、条件下形成的，如疫情档案资料的形成，就是疾病流行规律的见证，它是特定时间、特定环境条件下的现场记录。经过长期收集、积累、整理，它不仅成为有利用价值的疫情档案资料，而且是各类传染病逐步绝迹的历史见证。疾病预防控制档案是查验真伪的第一手资料，具有不可辩驳的凭证作用。

二、疾控机构实施档案信息化建设的重要性和必要性

（一）档案信息化建设是疾控机构实施现代化管理的必然趋势

长期以来，疾病预防控制工作档案大多是以纸张的形式存在和管理的。对档案内容的收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能都以手工方式完成。由于工作量大、重复劳动多，造成工作效率低；检索工具落后、检索途径少，造成档案查阅不方便；库房紧张、设备简陋，档案信息加工存贮、传递速度缓慢，致使大量档案得不到开发利用。这种传统的档案管理方式，明显表现出滞后性、低时效性和不齐全性，大大影响了工作效率和服务质量[1]。计算机网络技术的出现与发展，使疾控机构档案实施信息化管理成为发展的必然趋势。利用现代化管理手段储存各种疾控档案信息，最大限度地解放了劳动力，使档案的储存、维护、查询更加具有优势[2]，更加方便快捷，能极大地提高档案信息的有效利用和资源共享，使档案管理从封闭走向开放，从单纯的保管利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、资源共享与科学管理，从而为社会和单位的全面建设与发展提供优质高效的服务，并满足专业技术人员的最大信息需求。

（二）档案信息化建设是疾病预防控制机构业务发展的需要

随着政府和社会对疾病预防控制工作重视程度的不断提高，以及各种突发事件、传染病的暴发以及新发传染病的不断出现，人们对疾病预防控制工作的要求也越来越高。疾控档案作为疾控工作的重要组成部分，能为疾病流行发展规律、疫情的预警预测、突发公共卫生事件的应急处置等重点业务工作的开展提供可靠的参考和依据。实现档案信息化管理，可使疾控机构充分利用日常工作中形成的文字、声像等不同载体的档案材料，及时掌握疾病的传染源、传播途径、人群易感性、疫源地及流行过程，发现和分析出疾病流行规律，科学研判疫情发展趋势，及时采取有效的干预措施，快速高效地控制疾病的传播。同时，档案信息化管理在推动重点学科建设、促进科研与教学方面也有较高的使用价值。

（三）档案信息化建设是加快构建高效公共卫生体系建设的必然趋势

公共卫生体系建设是一项长期的、艰巨的、复杂的社会工程，对公共卫生体系建设实施信息化管理是社会发展的必然趋势。疾病预防控制体系作为公共卫生体系建设的重要组成部分，充分利用疾控机构档案信息化管理平台，将为构建公共卫生体系建设提供优质、高效的信息资源。特别是疾控机构档案中的传染病疫情、疾病监测控制、公共卫生监测检验及疾控机构建设、管理与技术科研发展中形成的大量历史档案、业务技术报告等，将为公共卫生管理层制定相关政策提供科学、可靠的依据。

三、疾控机构实施档案信息化建设的具体措施

（一）充分认识档案信息化建设的重要性，筑牢思想基础

档案信息化建设改变了原有的档案资料管理模式，又由于其采用先进的数字和网络技术，对原有的管理人员和职工来说，抛弃了原来熟悉的工作方法，需要有一个学习和适应的过程，开始时可能会增加工作量。为此，提高全体职工对疾病预防控制档案信息资源有效保存重要性的认识，提高疾病预防控制档案信息化管理的意识是首先要解决的问题。只有在充分认识档案信息化建设是疾病预防控制机构业务发展的必然要求和现代化管理的必然趋势的基础上，深刻理解疾病预防控制档案信息化的目的意义，才能增强全体职工参与档案信息化建设的自觉性。通过积极参与档案资源信息化管理系统的开发应用，建立起有效、快捷的档案信息化服务网络体系，实现档案信息资源共享，使疾病预防控制档案资源得到最大限度地开发和利用，为疾病预防控制工作的开展提供有力的信息保障。

（二）制定切实可行的管理制度，确保档案信息管理的规范化

由于档案信息化管理是一种新的管理模式，从一般的信息化管理具体到疾控中心的档案资料，必须服从于、服务于疾病预防控制工作的特点，建立系统规范的管理制度[3]。首先， 要结合工作实际，制定切实可行的档案信息化管理工作制度，明确电子档案信息的归档标准，规范电子文件的生成方式、生成格式、传递方式以及保管方式，规范档案信息收集、整理、存储、传送和发布程序，保证档案信息的真实性与安全性。其次，要切实建立一整套科学规范的电子档案管理工作流程、方法及原则，确保档案网络化管理的科学性、便捷性及准确性。

（三）加强沟通，整体规划、分步实施，实现整合与共享档案信息资源

疾病预防控制档案信息化建设是一项系统工程，涉及面广，建设周期长，统筹规划尤为重要。在制定地区疾病预防控制信息化工作规划时， 实现互相之间的“信息交流与资源共享”是一项重要的目标。规划方案中要充分考虑整个地区统一的、无阻挡的信息交换平台；充分考虑到日常业务运行信息管理系统与档案信息管理平台的结合；充分考虑本单位档案信息管理平台与相关部门（单位）交互的信息接口。因而在制定规划的过程中，与上、下级和横向部门的联系沟通十分关键，要先易后难分步实施，取得谅解，达成共识，从而实现信息资源共享的目标。在进行档案信息化建设的同时做好档案信息利用工作，边建边用不断完善。

（四）加强投入，配备和完善必须的软硬件设施

基础设施建设，是档案信息化的条件。主要包括各类存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建立合适的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。在硬件的投入上，应避免盲目追求“高、精、尖”贪大求洋，不适当地购买过高的配置，如服务器、终端设备等，要进行充分的论证，以满足使用为目标，在硬件设备更新换代频繁的今天，更应预留一定的升级空间。在软件的选择上，不光要考虑其主要性能指标，更要考虑提供商的售后服务能力，确保系统的运行长期稳定有效。

档案信息是人类社会一种巨大的信息资源，疾病预防控制工作档案是卫生事业发展不可缺少的重要组成部分。加快疾病预防控制机构技术档案信息化建设，对疾控机构的自身建设与发展起着至关重要的作用。档案信息化不仅能为公共卫生管理系统和其他应用系统数据传输提供可靠平台，还能实现各类疾病预防控制工作信息安全、快速传递[4]。各级疾控机构要在上级卫生主管部门的领导下，在档案专业部门的指导和帮助下，要切实抓住机遇，努力学习和掌握当代先进的科学知识和科学手段，积极探索开发疾病预防控制档案资源的途径， 加快档案工作融入信息化步伐，推进档案信息化建设，促进疾控机构档案工作的跨越式发展，使档案工作更好地为疾病预防控制事业的可持续发展提供有力的支持和保障，为维护广大群众的身体健康作出积极的贡献。

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[1]彭韶霜．论高校档案管理信息化建设[J]．湖南人文科技学院学报，2005（5）．

[2]曾瑞蓉．疾病预防控制中心档案的信息化管理研究[J]．办公室业务，2014（1）．

[3]吴峰．信息化建设的思路[J]．疾控中心档案信息化建设的实施策略，黑龙江档案，2014（4）．

[4]王凤．疾控档案信息化管理思考[J]．办公室业务，2013（3）．

（作者单位：泰安市疾病预防控制中心/青岛市市北区社区卫生服务中心）