优化县级档案馆馆藏结构的思考

文・武玮

优化县级档案馆馆藏结构的思考

文・武玮

县级综合档案馆是保存本地区综合档案信息的基地和利用档案信息的中心，其馆藏质量的高低代表着一个档案馆工作的水平，也决定着一个档案馆能否长久地生存下去。目前绝大多数县级综合档案馆的馆藏由于种种原因，馆藏结构不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直在低谷中徘徊。笔者结合近几年的工作实际，拟就馆藏现状及优化措施的对策谈几点粗浅的认识。

一、从现有馆藏看其结构的不合理性

根据《中华人民共和国档案法》及有关文件的规定，区县级综合档案馆所保存的是本地区党政机关、人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而，由于有些县档案局（馆）多由县委、政府档案科（室）发展而成、有些档案馆建制时间较短等原因，致使很多档案馆馆藏不适应现代化社会发展的需求，馆藏的结构存在着诸多不合理性。

（一）门类单一

目前，馆藏档案中普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏档案资料102708卷（件、册），其中文书档案达35000余卷（件），占总数的66%以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政机关文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集的齐全完整固然重要，但只有齐全完整的文书档案所反映的历史只能是片面性。

（二）载体单一

走进各县档案馆库房，我们看到的是一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案寥寥无几。据笔者了解，目前纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是500∶1到100∶1之间，也就是说一个拥有10万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有200至1000个保管单位。

（三）内容单一

在以纸质文书档案为主体的馆藏中，其内容的单一性在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们看到的内容多是党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等。从这些材料中我们只能了解一个单位工作开展的部分情况，对某一项业务的具体运作及发展变化也只能了解个梗概，因为更深入、更详细的信息可能会隐含在一些科技档案或专门档案中。

（四）重复混杂

档案质量上存在的问题很多，归纳起来有重份文件归档立卷问题；保管期限划定过长问题；重复进馆问题，像干部任免文件，县委组织部存一份，被任免的干部所在单位也存一份，且都是永久保存。像各单位党组织情况和干部年报，各单位的存为永久，上报到县委组织部或人事局的被存为长期，十年后同时进馆。像上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为30年，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件，等等。

二、解决的对策

（一）扩大接受档案的范围，增加馆藏门类

要实现馆藏结构的优化，首先要扩大接收档案的范围，增加档案的门类。这需要做好两方面的工作，一是要扩大所接收单位的范围。县档案馆对辖区所有立档单位的档案都可以接收，既要接收重要机构、重点部门形成的档案，也要接收非重要机构、重点部门的档案， 既要接收综合部门形成的档案，也要接收专业职能部门形成的档案，既要接收大单位形成的档案，也要接收小单位形成的档案。二是扩大进馆档案的门类。在接收移交档案工作中，要避免以前接收过程中易出现的只接收纸质档案、载体单一的情况，既要接收纸质档案，同时也要接收照片、声像、录音、光盘、实物档案，使档案载体丰富，形式多样。要大量接收与纸质档案并存的电子档案，为馆藏档案的数字化、信息化打下良好的基础。同时要加大专业档案接收力度。在接收过程中，要兼收并蓄，既要大量接收各级党政机关、部门形成的文书档案，为党政机关服务，同时又要贯彻以人为本、科学发展观的要求，着眼于综合档案馆的大众化，着力为居民群众服务，加大专业档案的接收力度。大力接收婚姻、会计、科技、诉讼、公证、人物、城建、地籍等专业档案，为档案馆的公众化、社会化服务，适应社会各界利用档案的需要。

（二）强化档案征集工作，体现地域特色和馆藏特色

地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是档案馆的工作者们一直努力的方向。优化馆藏，必须强化档案征集工作，使馆藏档案具备浓郁的地方特色和别具一格的馆藏特色。其一，地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地区都会有其独到之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯……将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。其二，馆藏特色。这个概念相对“地方特色”而言。地方特色指的是馆藏档案能反映本地区的某一独到之处的特色，而馆藏特色是说，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。地方特色和馆藏特色概念不一样，在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充，地方特色档案肯定是馆藏特色，但馆藏特色不全是地方特色。地方特色突出，馆藏特色就明显，馆藏特色明显，馆藏档案价值就高。

（三）强化档案鉴定工作，提升馆藏档案价值

优化馆藏，必须强化档案的鉴定工作，对进馆及馆藏档案进行价值鉴定。通过价值鉴定，留优汰劣，优化结构，提升馆藏档案总体价值。档案的鉴定工作应把握两点。

一是在接收档案时，应严格把关。实践证明，在优化馆藏的工作过程中，最初的案卷质量高低至关重要。如果前期的工作做好了，案卷质量有了可靠的保障，在档案进馆时，其工作量就会相应减少。因此，在平日的业务指导工作中，就要严把质量关，把案卷的瑕疵消灭在萌芽状态。首先，要经常开展对基层文档工作人员的培训工作。基层文档工作人员流动性较大，且大部分为兼职人员。如果不抓好培训工作，不但会增加业务人员的工作量，还难以保证立卷工作的质量。其次，要加强立卷指导工作，重点抓好进馆前的业务指导工作。在接收纸质档案时，要对立档单位文书档案的保管期限进行认真检查，现在很多单位文书档案保管期限划分较长，造成文书档案进馆量多但总体价值不高。另外还要对重份文件立卷归档问题，重复进馆问题进行检查，保证进馆档案价值较高。在接收非纸质档案如录音、录像、照片、光盘等档案时，要对档案的安全性、完整性、标准性进行检查，确保这些非纸质档案符合国家标准、能长久存放、能安全使用档案交到档案馆入库前再严格检查一遍，发现问题继续整改，直至达到标准要求方可入库。

二是对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。这项工作目前在很多馆尚未开展，是档案馆管理工作的一个薄弱环节。做鉴定工作，馆藏量较小的馆应集中人力和时间，打一场歼灭战，经过鉴定，使馆藏案卷个个“货真价实”。馆藏量过大的馆则可分批进行，最好的办法是与开放档案的审查，或计算机录入前的处理工作同步进行，即在审查到期档案是否符合向社会开放条件的同时，做案卷价值的鉴定，在对案卷做分类标引或主题词标引的同时，分析其价值的有无及高低。对应剔除的案卷，经手人签署了剔除意见后要有主管业务的局（馆）领导把关，对确应销毁的案卷分全宗、按时间顺序造册登记，并报请档案形成的单位批准予以销毁。这样做既提高了馆藏质量，也避免了具体业务工作中容易出现的交叉和重复。对馆藏到期的档案通过价值鉴定，及时清理整合，留优汰劣，将无使用价值的档案及时造册销毁，一方面为档案库房腾退了空间，另一方面也调整了结构，优化了馆藏。

（四）强化档案信息开发，深度挖掘馆藏资源

优化馆藏，必须强化档案的信息开发，深度挖掘档案资源。档案的信息开发工作要把握以下几点。一是要完善目录中心。因为综合档案馆馆藏比较丰富，信息量大，有的综合档案馆资料浩如烟海，通过完整的目录中心，就可以方便地查阅馆藏各种档案。二是做好编研工作。基于馆藏档案基础上的各种编研资料，如参考资料、开放档案目录、文件汇编、专题成果等档案信息开发工作，可以极大地优化馆藏，提升馆藏档案的价值。三是要及时收集相关资料。及时收集与馆藏档案相关的各种资料，如地方志、专业志、统计年鉴、数字汇集、大型画册、大型图片、书籍等，可以作为馆藏档案的补充和辅助，进一步优化馆藏，提升馆藏档案的利用价值。

综上所述，档案馆在优化馆藏工作中存在许多需要解决的问题。诸如丰富馆藏、开展档案鉴定活动、档案信息开发等方面，都需要我们拿出足够的精力去做大量的工作。只要有了正确全面的认识，就能牢牢掌握工作的主动权，把优化馆藏工作真正做好，为进一步开展档案利用服务工作，打下坚实的基础。

（作者单位：聊城市东昌府区档案局）