菏泽市优抚对象电子档案扫描工作启示

文·任维娜

菏泽市优抚对象电子档案扫描工作启示

文·任维娜

自2012年10月份开始，按照山东省民政厅建立“金民工程”的要求，菏泽市开展了优抚对象电子档案扫描录入工作。近两年来，笔者在实际工作中归纳了一些优抚对象电子档案扫描中遇到的问题，有针对性提出了一些意见和建议，希望能够对于民政档案工作有一定的借鉴作用。

一、优抚对象电子档案扫描的背景及意义

2011年全国民政信息化工作推进会，明确提出了要加快我国民政信息化建设步伐。10月，山东省民政厅《关于下发“金民工程”市、县级民政部门和相关单位建设技术要求的通知》和《关于加快市级民政数据分中心和民政政务外网建设的通知》，要求在全省民政系统实施“金民工程”。优抚信息系统是金民工程的重要组成部分，被省厅确定为首要建设的四大业务系统之一。优抚信息化建设是优待抚恤管理工作的基础性工程，优抚对象电子档案扫描是民政信息化建设的重要组成部分，也是提高民政工作质量和工作效率的有效手段，更是公平服务的重要保证。做好这项工作，关系到优抚对象政策的落实和社会的和谐稳定，对于有效改进优抚工作方式，提高优抚工作效率，推动优抚政务公开具有重要意义。

二、优抚档案数字化扫描存在的问题

（一）优抚对象档案扫描不规范

优抚档案扫描录入工作流程，主要包括档案整理、扫描准备、正式扫描、图像处理等，其中档案整理和正式扫描是最容易出现问题的两个环节，整理的不规范性直接降低了扫描的速度，并且带来漏扫与重复扫描的问题。正式扫描这一环节中参数设置不规范也会导致计算机存储空间与录入图像的清晰度之间的不平衡。档案整理与正式扫描过程中对档案原件处理不当也会对档案造成一定程度的损害。主要表现在，一是漏扫描部分原始档案记载信息。有的原始档案页面折字或遮字，信息没有全部扫描出来；有的只扫描其中一部分，少扫描或漏扫，如在多张审批表或身份证明中只扫描了一张，无法证明档案材料的连续关系。二是对列为不需要进行数字化处理的对象进行扫描，如已经扫描过原件的复印件、优抚对象住院病历中的临时医嘱单等无须列入数字化处理的对象，进行了扫描。二是重复扫描同一份档案文件。由于档案整理不规范，在扫描时扫描人员为了追求扫描速度很容易忽视扫描原件的内容，在不经过认真核实的情况下，对已经案卷内存在的重复档案进行扫描。

（二）优抚档案扫描重使用轻管理

优抚档案的数字化是一项程序繁琐、环环相扣的工作，扫描工作量大，而档案数字化后的管理工作至关重要，影响到“金民工程”优抚业务办理的质量。因档案扫描后期管理工作主要体现在对扫描件的检测与档案的还原两个方面，后期管理不力将造成数字化档案的不规范性，也会减损原有档案的凭证价值与历史价值。主要表现在，一是不注重纸质档案使用后的归档。有些扫描档案人员并不注重档案的后期还原工作，还原后的优抚档案经重新装订与封装，序号混乱、纸张破损等现象时有发生。工作人员以为完成前期扫描工作便可，损害了档案的原貌，同时也直接造成了档案凭证价值与史料价值的缺损，这种行为违犯了本末倒置的错误，没有抓住优抚业务信息化的根本目的，将手段与目的混为一谈，致使档案重新装订与原貌不符。二是不注重损毁档案的安全维护。实施档案扫描的操作过程，须对原有优抚档案进行撤架、拆封、编号、标记、扫描、还原等一系列的处理工作，这一过程如操作不当会对档案有一定的损害，比如扫描人员在登记、标注时，书写字体偏大过重，易破坏原始档案的原貌，尤其是一些建国前后入伍老退役军人的部队原始档案，由于年代已久，纸张脆弱，受损程度更大，或者在扫描过程中对档案原件压制用力，翻页时动作幅度较大，也容易对档案原件造成损伤。三是不注重电子档案的及时补录。在扫描时发现缺失或遗漏部分档案的情况，没想到及时解决，而是继续扫描齐全的档案，就容易导致过后忘记补录或寻找缺失部分。

三、做好优抚档案扫描工作的对策

（一）做好档案扫描的前期处理

优抚档案扫描前期处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，要整理好需扫描的档案目录，如文件名与目录是否对应、档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误等，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，视需要进行登记或作出标识，确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时，要注意保护档案原件，页面需修整的要按规定维护。为避免出现重复扫描、拆好的档案大量堆积或档案丢失等情况，笔者认为应该拆装档案与扫描速度相配合，一般拆完一卷扫描一卷，亦可以两个人为一个小组，进行分工协作，一个人负责拆装，一个人负责扫描。

（二）规范有关操作流程与标准

规范有关操作流程与标准是对与扫描工作有关的各个环节操作方法的统一，以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依，防止无效劳动的产生，造成人力、物力资源的浪费。一是明确责任，以防在出现问题时互相扯皮，以及由于责任不明确造成管理上的混乱。二是规范操作流程，确保各个环节工作之间的有效衔接。如扫描人员从库房中领取要扫描的优抚档案要履行严格的借阅程序、扫描数据移交的程序等。三是统一扫描数据质量标准，如扫描数据信息的存放格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。同时，还应该加强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求。

（三）做好档案扫描的后续维护

对于扫描档案的维护，主要是确保档案信息的完整性以及对扫描质量的保障。一是做好对扫描数据完整性的审查。在扫描过程中，由于工作不慎，可能会导致某份档案或一卷档案内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时地查出，必将会给后续的利用工作带来麻烦，因此应该对扫描档案做好审查工作，谨防漏扫或重扫给档案带来的不完整或不规范。二是做好档案信息的质量控制。扫描时，避免盲目追求速度，而忽视质量，牢记扫描质量是最重要的，在扫描过程中，对因操作原因致使数据极不清晰而无法使用的，要重新扫描，对因有些档案原件本身就是复印件或纸张陈旧、色泽明暗不均、局部有污点，在扫描的图像上又出现重度阴影的，扫描后就需要由扫描人员对其进行洁净处理，图像歪斜的进行纠偏，重度阴影的需将阴影部分利用软件处理。三是做好档案的清点和移交。对完成扫描的档案原件要进行检查。档案装订后，要对每卷档案进行检查。检查中容易出现的问题主要有，少量目录装订顺序有误，备考表装订有脱落现象，档案实体卷内页码有错，这些都是需要引起注意的地方。在归还档案室时，还要对档案做最后一次检查，清点档案数量，确保档案的完整性。在移交过程中，扫描人员与库房管理人员应该履行有关交接手续，对档案进行消毒、杀虫，以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫，对库房中其他档案造成感染和破坏。

（四）做好档案扫描人员的保障工作

扫描人员是扫描工作的主体，是最为积极的主动因素。给予工作人员适当的关注，做好各方面的保障措施，将有利于效率的提高和工作的推进。一方面是工作量的合理制定。工作量的制定既要考虑到优抚业务对扫描工作进度的需求，又要兼顾扫描人员自身的承受能力以及熟练程度，使他们在相对宽松的任务要求下开展工作。菏泽市制定了一年内完成工作任务的目标，经过全体优抚工作者的共同努力，仅用10个月就全面将原有纸质档案完成扫描录入。目前，工作步入正轨，做到了随产生档案材料随时扫描录入，实现省、市、县、乡四级网络化办公。二是专业知识的加强。档案人员的素质直接影响优抚信息化建设的进程，要提高工作人员的素质，不仅要掌握扫描技能，还要使其参加各种档案业务学习，有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，掌握现在信息技术，如计算机通信、数据库、网络技术及其他专业领域的相关知识，为金民工程信息化管理水平的提高提供良好的人力资源。

（作者单位：菏泽市民政局）