食品安全档案规范化管理浅析

文·宋鹏燕　冯红丽

食品安全档案规范化管理浅析

文·宋鹏燕冯红丽

民以食为天，食以安为先。食品安全关系国计民生，责任重于泰山。近年来，食品安全事件频发，造成了严重的社会影响，食品安全已上升到国家战略层面，建立健全完善的食品安全保障机制也显得尤为重要。而规范、科学、真实的食品档案作为食品安全保障体系的重要组成部分，不仅可以规范食品生产经营者的行为，对减少食品安全事件的发生也颇有重要意义。

一、建立规范化食品安全监管档案的意义

食品安全监管档案，是指食品安全监管部门或食品生产经营者，在从事食品安全监管以及生产流通等活动中形成的，对监督管理机关和社会有保存价值的各种历史记录。

一是能够快速了解食品生产经营企业状况。完整、规范的食品安全监管档案包含了食品生产经营者的详细信息，以及产品的抽样检测、日常监督、投诉举报、行政处罚等信息资料，是企业生产流通最直接、最真实的反映。通过这些档案不仅可以了解食品生产经营者的经营状况，而且可以及时、准确发布食品安全信息，引导公众进行安全健康的饮食消费。

二是能够直观掌握区域食品安全总体情况。食品安全监管档案是日常监管工作的真实记录。通过研究食品安全监管档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率、食品抽检合格率等指标，有利于掌握区域食品安全监管情况、薄弱环节，从而指导食品安全监督机构高效开展食品安全监督。

三是能够为食品安全措施实施提供有效依据。食品安全档案的准确性、客观性，使其具有情报价值和凭证价值，能够为解决食品问题争端、处理食品安全事件等提供事实依据。对食品档案进行回顾和分析，能够发现食品安全监管中的短板，为修订食品安全相关法律法规提供重要数据参考和具体实例。同时，还能及时对一些食品安全风险进行预测，有目的地对食品污染和有害因素进行监测，有针对性地制定预警工作计划和安全预防措施。

二、食品安全监管档案规范化建设存在的问题

一是思想认识不足，建档积极性不高。档案工作的效益有隐蔽性、滞后性等特点，地方政府和企业多认为该项工作见效慢，短期内投入和产出不成比例，而对档案工作不够重视。另外，建立食品安全档案是一项长期工作，成本较高，不仅建设初期需要较大资金，后续监管阶段的信息录入、评价，以及对食品经营者信用等级的更新评估等都需要持续投入，在没有政府支持的情况下，不少企业特别是中小企业出于降成本考虑，不愿参与建档工作，使食品档案建设工作开展难度增大。

二是食品档案管理制度不健全。目前，我国具有食品安全管理权限的部门较多，在职权上存在交叉的现象，缺乏统一的规范和管理制度和工作标准，导致食品档案管理比较混乱。有些单位虽然建立了档案管理制度，但缺乏有效的监督，档案管理人员责任不够明确，分工不够合理，多流于形式。另有个别企业根本没有建立相关制度，严重影响食品档案管理的质量。

三是食品档案管理方式陈旧。在当前通信技术快速发展的大形势下，很多单位仍采用传统手段进行档案管理。档案仍以纸质档案为多，利用仍以人工检索为主，档案管理利用水平低下，难以满足食品档案管理需要和人们对食品档案的需要。

四是食品档案管理者素质不高。食品档案的管理者多是半路出家或兼职工作，素质偏低、能力不够、精力不足。他们没有学习档案管理知识和技术的机会和动力，又没有专门的时间、不能投入全部精力去管理档案，致使食品档案的管理工作始终处于被动应付的状态中。

三、食品安全监管档案规范化建设的对策及建议

一是完善食品档案管理和运作机制。首先，建立完善的食品安全档案管理制度，为食品信息的全过程控制和风险管控提供支撑，防范和化解食品不安全因素，强化食品生产经营者的责任意识。其次，要根据《档案法》要求和自身的实际情况完善地方法律法规，研究出台《食品药品档案管理办法》等规章制度，整合部门职能，明确人员职责，统一档案的收集、归档、保管、利用等流程标准，使食品安全信用体系建设有法可依、有章可循，推动食品档案工作走上科学化、制度化、规范化的轨道。再次，要加快食品安全信用体系建设，健全食品安全信用监管、征信评价和披露奖惩等制度，提高主动建档的意识和责任感。最后，要健全档案人员定期学习培训机制，让档案管理人员及时学习、更新食品药品档案管理知识，增强业务技能，提高档案管理水平。

二是加强食品档案管理信息化建设。食品档案信息化、管理数字化、检索网络化是今后档案管理的发展趋势，也是食品档案管理工作能否取得实效的关键。要将食品安全档案建设纳入信用体系建设当中，将食品生产经营者录入征信系统，与政府网、互联网连接互通，实现资源共享公用，便于消费者查询、验证和投诉。要在加快推动现有食品档案实现电子信息化的同时，逐步对以往的档案进行电子化整理录入，确保所有食品档案都实现信息化管理。相关部门要加大对食品企业建档扶持力度，按照档案管理设施设备要求，配备必备的硬件设施，不断改善食品档案建设条件。要研究出台相关扶持政策，对具备建档条件的大中型企业，可采取以奖代补的方式支持其尽快建立完备的档案管理体系；对小微企业，纳入同类型的大中企业一并建设，或以多企业联合共建的形式推进，及早实现食品安全档案管理系统建设全覆盖。同时，要加强宣传引导，强化建立食品档案和可追溯体系的重要性，呼吁企业积极参与建档，承担社会责任。

三是加强食品档案的监督和执法。要加大食品安全档案信息公开力度，创新档案服务方式，主动向公众提供查找查询服务，采取开办档案展览等形式吸引公众关注档案工作，以公开食品档案信息来警戒和监督食品经营者的行为。政府及相关部门要及时通过信用平台发布食品安全信息，保障公众的知情权，让消费者和社会力量积极参与，协同监管，加强食品安全信用档案的威慑力。要加大食品安全违法违规行为打击力度，对知法犯法的监管人员和经营者要严肃查处、坚决打击，让食品安全不法分子付出高昂的代价，切实维护食品安全信用档案的公信力。要将食品安全档案与企业的生产经营挂钩，对信用良好的企业在投资、用地、融资、信贷等方面予以支持优惠，为诚信守法企业发展提供良好的外部环境。

（作者单位：威海市文登区食品药品监督管理局/威海市文登区天福办事处）