企业退休人员人事档案管理探索实践

沈海燕/绍兴市档案局

企业退休人员人事档案指反映企业退休人员个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的资料，主要包括退休人员履历材料、体现学历、学位、培训、岗位技能等方面的材料、退休手续办理材料等，一般分为10大类28项，它们全面地、真实地反映了企业退休人员的相关情况，具有重要的凭证价值和参考意义。然而，当前企业退休人员人事档案管理存在诸多问题。概括来说，一方面，各地制定的相关管理规范大相径庭，各企业制定的管理规定也不尽相同，大多数企业不重视档案利用工作，档案实行集中统一管理未落到实处，企业退休人员的档案利用需求得不到有效满足。另一方面，由于企业档案管理不善、档案管理硬件设施设备缺乏、档案保管条件不达标、企业破产改制等各种原因的影响，档案遗失受损现象较为严重，安全状况堪忧。面对企业退休人员人事档案管理和利用的历史问题这一“短板”，以及我省《关于解决为参保集体企业退休人员及其他相关人员基本养老保障等遗留问题的实施意见》等文件出台后，企业退休人员人事档案利用率不断攀升的现实需求，绍兴市档案馆于2011年6月创新性地开展了档案馆保管企业退休人员人事档案管理的新实践。

1 工作实践分析

1.1 做好前期准备工作。首先，赴杭州市灵隐街道、古荡街道等长期开展企业退休人员档案管理的单位，学习其先进经验，并多次深入绍兴市工贸国资公司、二轻集团等企业进行抽样调研，掌握企业退休人员人事档案的基本情况。其次，对档案接收、整理、利用等工作进行论证，制定完善的工作方案，确保工作顺利启动。方案明确了档案整理的内容与流程，要求使用统一的档案袋、档案箱，同时部署了档案数字化工作，要求对档案进行全文数字化扫描，建立企业退休人员人事档案数据库；第三，在绍兴市档案信息网上设立“退休职工”专栏并及时更新内容，方便企业退休人员了解相关信息。

1.2 强化档案规范化管理。首先，充分发挥市档案馆专业人才与软硬件设施设备的优势，特别是利用自主研发的“档案馆综合业务管理系统”，规范企业退休人员人事档案管理工作。设置存放企业退休人员人事档案的专门库房，在库房内安装摄像监控系统、红外报警系统、门禁控制系统、火灾自动报警和消防联动系统、库房温湿度控制系统，确保档案集中统一保管和安全。

1.3 与市社保局合作共享。一是会同市社保局对相关企业开展退休人员人事档案接收进馆工作动员会，让企业和退休人员了解工作情况与具体流程，明确工作意义与重要性。二是要求企业退休职工在市社保部门办理好退休手续之后，凭市社保局退管处开具的介绍信向市档案馆移交人事档案，联合市社保局对移交工作进行监管，避免档案漏交情况发生。三是及时对档案进行数字化处理，把数字化成果发送给市社保局，由市社保局负责对数字档案的完整性与真实性把关。

截止到2015年底，市档案馆已经接收企业退休人员人事档案49078卷，完成了全部档案的整理工作，实现了档案条目与全文的数字化。同时，市档案馆提供档案利用3188人次，受到社会好评。

2 下步工作方向

2.1 进一步完善档案查阅利用制度。开展企业退休人员人事档案管理工作没有先例可循，必须加强顶层设计，进一步完善开展工作的规章制度。其中，最重要的是进一步完善档案查阅利用制度，这就需要市档案馆继续与开展人事档案管理工作较好的单位和部门保持密切联系，深入学习其工作经验，结合自身情况对现有制度加以完善；还要多方了解企业退休人员对于档案查阅利用的需求，确保更好地满足他们的需要。

2.2 根据职业不同建立专门的档案数据库。在加大档案收集力度、丰富档案资源的基础上，市档案馆要根据企业退休人员的具体职业，建立专门的档案数据库，比如，建立退休医生人事档案数据库、退休教师人事档案数据库等等，既可为企业退休人员查阅利用档案提供便利，也便于档案馆开展相关专题的档案编研工作。