明太祖与明代地方档案制度建设

2016-02-03李志坚LIzhijian

山西档案 2016年4期

文/李志坚 LI zhi-jian

明太祖与明代地方档案制度建设

文/李志坚 LI zhi-jian

The First Emperor of Ming Dynasty and Its Local Filing System

明代的地方档案制度主要建立于明太祖时期。洪武年间的地方档案制度主要包括存放和管理两方面，地方档案的存放制度主要为架阁库制度。管理方面的制度主要有统一档案制式、定期检查严惩档案管理不善的行为、将档案管理视为地方官员的重要职责等。洪武时期的地方档案制度对当时的社会治理起了积极的作用，但后来却演变为文牍主义。

明太祖；地方档案制度；架阁库

明洪武年间，地方档案制度建设取得了很大的发展，对明代社会及后世的地方档案制度都有重要影响。明代地方档案制度大部分与中央一致，但在具体的形成、管理等方面也有自己的特色。目前学界对于明代档案的研究主要是整体式阐述，侧重于中央层面档案制度的有关内容，对洪武时期的地方档案制度方面的研究还较为薄弱，本文主要就明太祖对明代地方档案制度的建设进行描述，以利于明代档案研究。

一、洪武时期地方档案的形成

明太祖将档案看做治理国家的重要手段。洪武三十年（1380），他对其治国基本经验进行了概括：“朕有天下，仿古为治，明礼以导民，定律以绳顽，刊著为令，行之已久。”［1］（p3650）也就是继承“文治”传统，施行“右文”、“教化”政策，同时也强调“立法”，这直接催生了地方档案的快速形成。

洪武时期，地方档案主要有三类：一是为保障上下言路的畅通而形成的档案。明太祖曾谕中书省臣：“广言路以求直言，其有言者，朕皆虚心以纳之。尚虞微贱之人，敢言而不得言，疏远之士，欲言而恐不信，如此则所知有限，所闻不广。其令天下臣民，凡言事者，实封直达朕前。”［2］（p57）这些上下往来而形成的档案、文献，地方都有保存。二是法律、政策等的通俗化解说及教化文献。明太祖奉行礼法并用的策略，认为礼法并用，才能形成“上下相安、和气充溢、天地清宁”［1］（p3019）的社会局面。因此，洪武时期，形成了大量的法律和教化文献。明太祖曾命人编撰《礼制集要》、《公子书》、《农工技艺商贾书》等通俗读物，这些也作为地方档案而收藏。三是赋税档案。此类档案主要包括户籍档案和黄册。洪武十四年，明太祖下诏令各府州县编纂赋役黄册，“每里编为一册。册首总为一图……册成，一本进户部。布政司及府州县各存一本”。［3］（p357）

二、洪武时期地方档案的存放制度

明代地方上的档案库房一般称架阁库或黄册库，主要存放黄册副本和各类案牍。在明人看来，黄册库具有十分重要的意义，与国家政治密切相关。何乔新曾言：“惟王者，以民为天而黄册所以纪民数也。……版籍者，治忽所系也。”［4］

架阁库作为存放档案的机构，自宋代已在全国范围内普遍设立，元明因之。明代各地架阁库的设立时间前后不一，部分地方的架阁库继承于元代，时间较早，有的为后来新建。洪武二十四年八月明太祖下令“置天下诸司架阁库，以庋案牍，仍设吏掌之”。［1］（p3134）此后，五府、六部、都察院、通政司、大理寺等以及地方州县相继置架阁库以庋案牍，形成了全国性的架阁库体系，保存文书和档案。明林钺的《太平府架阁库记》对太平府架阁库档案的存放有较为具体的描述：“建库三连各五楹，左藏黄册，右藏卷牍。”［5］（p95958）此为明代地方档案存放的一般情形。

明代档案机构分布在各级政府机构中，总计档案机构240座，其中架阁库（包括案牍库和文卷库）220座，黄册库（包括册库和图籍库）20座。［6］

明代地方的架阁库大多位于县治或州治中轴线以西，亦即大堂之西及西南方向。如清流县“国朝洪武三年，知县朱仲恭重建，中为正厅，……西则架阁库附焉。”［7］（p56）

明代地方档案库房一般都有一个不断建设的过程。如江西布政司“所统郡县既广，版籍尤多，库不能容，则别藏于章江门之城楼，及广积仓之别室……天顺八年，建库房五十间，厅事三间，作门以谨启闭，凿池以防郁攸之灾。”［4］

为了保障档案的安全存放，明代地方档案库房形成了一些保护档案的简易方法，如屋内铺沙以防鼠，铺设地板以防潮湿。库房多设窗户，傍晚开窗通风，使库房内常燥不湿。

三、洪武时期地方档案的管理制度

（一）管理机构

明太祖参考元代地方档案管理制度，在地方设立经历司、照磨所和承发司。经历司主要掌理往来文移之事；照磨所是官府衙门下属办事机构，主管文书和卷宗；承发司主要掌发送文书，凡公文信札，皆在编号后分发各处转办。

州、县不设照磨所，档案类文献以六房、架阁库等机构掌管、保存，以吏目、典吏等司其事。如“黄册。户房吏掌其事，架阁吏专管收册籍。”［8］（p302）库子或典吏下属有数人到一二十人不等。如天顺间，江西布政司的架阁库“幕职一员，吏一人，卒徒二十人，责以典守”［4］。有的地方将架阁库和黄册库合二为一，有的地方将架阁库和黄册库分别建之。［9］（p21）

（二）统一档案制式

明太祖借鉴唐宋文书档案定制，为明朝的档案制式建立了规范，规定了具体的文书类别。明太祖于洪武十五年颁布《行移署押体式》、《行移往来事例》等规定，对各级衙门的往来文书进行程式、使用范围及行文关系等进行规范。

明太祖还制定了《建言格式》以对公文的具体行文进行规定，在其序文中明太祖说：“若官民有言者，许陈实事，不许繁文，若过式者问之。”［10］（p305）这种规定主要因当时的刑部主事茹太素上书言事而用一万七千字，这引发了明太祖的感慨，由此规定嗣后言事不允许繁文，提倡简洁。

明太祖对其他如抬头避讳、字体、用纸等方面，也都有具体而明确的规定。

（三）定期检查、严惩档案管理不善等行为

明太祖为了保障地方档案的正常存放，曾多次派遣人员到地方进行严格的检查，督促地方档案的妥善存放。洪武二十六年明太祖规定：“凡监察御史，并按察司分司，巡历去处，先行立案。令各该军民衙门抄案，从实取勘本衙门，并所属有印信衙门，合刷卷宗，分豁已未照刷。”［3］（p2810）这些巡查地方的御史在巡查过程中具有很大的权威，他们对档案的监察是地方档案管理的有效督促。

对于档案管理不善的行为给予严惩。洪武时期，明太祖还在国家法律层面对档案的保护进行了明确规定：“若弃毁官文书者，杖一百，有所规避者从重论。……凡遗失制书、圣旨、符验、即信、巡牌者，杖九十，徒二年半，若官文书，杖七十。……若主守官物遗失簿书，以致钱粮数目错乱者，杖八十，限内得见者亦免罪。其各衙门吏典考满替代者，明立案验，将主管之案交付接管之人，违者杖八十。首颁官吏不候交割符同给由者，罪亦如之。”［11］（p54）

另外，对于档案的转递、保存等诸多方面都有具体的规定。洪武二十三年，明太祖命所在布政司、都司如式备榜刊文，“红牌专字悬于公座之上，朝夕目击，所在咸知，毋违是令”。上刊圣旨曰：“今后敢有簿书不清，卷宗不明，……前后错乱，字样差讹，杖一百还役；若弃毁讹谬内务贴黄、户口黄册及弃毁钱粮、刑名、造作、孳牧草、供给军需军饷者，斩，家迁化外。”［12］（p510）榜文后开列十五起因不遵守档案保管制度而犯罪受罚的案例。

（四）档案管理为地方行政长官的重要职责

明太祖还将档案管理纳入行政长官职责之中。明王朝将档案管理列为各级长官职责之一。新官到任时，属吏要及时向新任官员如实报告有关的档案情况，“凡新官到任，其先任首领官、六房吏典限十日以里，将各房承管应有事务，逐一分豁依式攒造文册，从实开报。如有隐漏不实、及故不依式、繁文紊乱、并十日以里迁延不报者，该吏各以违制律论罪，有所规避从重论。”［3］（p173-174）同时，《明会典》也规定，新任官员需要详细验收前任官及六房所存档案，并督察下属妥善管理、保存好相应的档案。“六房吏典、各將节次承受上司來文、及照行事件、分豁已完若干。已作施行未曾完结若干。未作施行若干。各另开报。除已完外。未完事件、要分事体急缓重轻先后、催併完结。其未施行者，即作施行。毋致沈匿稽迟、以致耽误公事。”［3］（p170）

结语

明太祖对明代的地方档案制度进行了较为全面的建设，对当时的社会治理起到了一定的积极作用，为后世地方档案制度的发展也有积极意义。限于时代限制，明太祖所设计的明代地方档案制度还没能形成具体的技术性档案制度，而是与整个国家政治混在一起。明太祖建立地方档案制度的基本目的在于加强中央集权，随着时间的推移，其弊端也不可避免地日渐显现。一是制度的惰性。林钺曾在《太平府架阁库记》中描述嘉靖间太平府的档案管理的实际：“首询民数，吏以册籍对，究之则浥腐什三矣；继询利弊，吏以卷牍对，究之则损匿十五矣。”其原因有三：“库址卑污腐以渐也，椽员数易损于懈驰，矧夫地隐而究之者鲜也。”［5］（p95958）二是文牍主义。明人谢肇淛曾言：“至于文移之往来，岁时之申报，词讼之招详，官评之册揭，纷沓重积，徒为鼠蠢、薪炬之资，而劳民伤财不知纪极。噫！弊也久矣！”［13］（p278）文牍主义已十分严重，这些问题亦应为今天档案工作之注意。

（责任编辑：仝建平）

［1］明太祖实录［M］.台北："中央"研究院历史语言研究所，1962.

［2］（明）余继登.典故纪闻［M］.北京：中华书局，1981.

［3］（明）李东阳撰，申时行修.大明会典［M］.台北：新文丰出版有限公司，1976.

［4］（明）何乔新.椒邱文集［M］.文渊阁四库全书.上海：上海古籍出版社，1987.

［5］（清）陈梦雷编纂，蒋廷锡校订.古今图书集成·考工典［M］.成都：巴蜀书社，1985.

［6］所桂萍.明代档案机构设置及其管理研究［J］.江汉论坛，2007，（12）.

［7］（明）陈桂芳修纂.嘉靖清流县志［M］.福州：福建人民出版社，1992.

［8］（明）海瑞著.李锦全，陈宪猷点校.海瑞集［M］.海口：海南出版社，2003.

［9］王冰.明代政府对文书档案的管理及其对当代我国档案管理的启示［D］.长春：吉林大学硕士学位论文，2009.

［10］（明）朱元璋撰，胡士萼点校.明太祖集［M］.合肥：黄山书社，1991.

［11］中国人民大学历史档案系教研室.中国档案史参考资料（奴隶社会和封建社会时期）［M］.北京：中国人民大学，1962.