高校档案工作相关利益主体研究

文/藏 萌 杜向民 吕建辉 Zang Meng Du Xiang-min Lv Jian-hui

高校档案工作相关利益主体研究

文/藏 萌 杜向民 吕建辉 Zang Meng Du Xiang-min Lv Jian-hui

Research on the Stakeholders of University Archival Work

在高校教育改革实践的过程中，档案工作的推进和价值实现需要明确各相关利益主体的责任及义务。各利益主体间的合作、竞争、冲突会影响档案工作的进程和发展。本文以相关利益主体理论出发，对高校档案工作相关利益主体进行界定，明确其角色定位与利益诉求，并提出各个利益主体应通过构建合作平台、利益诉求对接、实现产品化服务的方式进行合作，促进高校档案工作发展。

高校档案工作；相关利益主体；合作模式

一、问题的提出

随着我国高等教育改革发展的逐步推进，高校档案工作也在进行着发展模式和管理制度的探索研究。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对新时期高校档案工作的发展做出了更加清晰的指导和规划。但是，由于长久以来档案工作“服务性质”的制约，在改革实践推进的过程中，其价值导向及文化教育功能未充分发挥。鉴于档案工作实际上是多个部门协同完成的过程，是资源分配与利益平衡的过程，是各相关利益主体之间通过交易、协调、利益让渡和责任分配的过程，其之间的合作、竞争、冲突会影响档案工作的改革发展。因此，引入相关利益主体理论探讨高校档案工作的发展是十分必要的。

二、相关利益主体界定

利益主体理论思想（Stakeholder Theory）最初源于17世纪的公司管理领域。1963年，斯坦福研究所的备忘录中指“某些群体，没有他们组织将无法存在”。Freeman完善了利益主体理论，对利益主体定义为：可以影响组织目标的实现或受该目标影响的任何组织和个体，他们或者具有某种力量，能影响公司决策，或受制于该公司某一举措。［1］（p63）有学者认为，任何一个团体只要他与组织活动有合法的权益关系，就应该是相关利益主体。近年来，利益主体分析由企业管理领域逐步被引入到资源环境保护、政府改革及其他发展研究中，用于分析群体及个体发展的利益关系。但是，不同领域里相关利益主体的概念是有一定差别的。［2］对高校档案工作而言，相关利益主体侧重于所有和档案工作相关的利益主体的参与度。其利益主体纵向看有上级部门（教育部或省教育厅）、档案学会、高校主管部门、档案馆、档案利用者；横向上看有其他高校档案机构、校内各归档部门等。结合发展实际，本文将高校档案工作的相关利益主体界定为：对高校档案工作发展有重要影响或者受到高校档案工作影响较大，承担了一定高校文化传承与史实记载的社会责任并有某些方面利益诉求的个人和群体。具体分为上级主管部门、档案管理机构、校内其他部门、社会群体和档案利用者。

三、相关利益主体的角色定位与利益诉求

不同的利益主体在档案工作中角色定位各不相同。上级主管部门，主要指教育部、省教育厅或者学校主管档案工作的部门，该主体结合教育改革的发展实际与档案工作的现实要求，制定切实可行的方针政策与实施战略，为档案工作开展提供不同层次的行动纲领。档案管理机构，一般为档案馆或者其他负责档案业务的部门，其职能是深入落实上级主管部门提供的方针政策，直接负责档案管理的具体工作。校内其他部门，一般为档案管理机构提供本年度的各类归档资料，配合完成学校年度归档任务，是档案工作的直接参与者。社会群体，一般是指档案学会以及其他兄弟学校的档案管理机构，通过组织一些学术交流和参观学习，获取经验和思路，促进档案工作进步。档案利用者，一般指查档的学生、校友、社会群体和个人等，接收档案服务，感受档案工作的发展现状和存在问题，对档案工作起到一定的监督指导作用。

表1 高校档案工作的利益主体及其利益诉求

▲图1 各相关利益主体与高校档案工作的关系

五个利益主体的定位不同，其利益诉求也各不相同，但归根结底其诉求均是自己的利益得到最大限度的满足，即利益最大化。这种利益不是体现在经济层面上的，是一种责任与权力的平衡［3］，是共同促进档案工作前进发展的利益，具体体现在学校改革、文化传承、再教育功能、服务满意度等方面。从根本上讲，各利益主体承担的档案责任多少是最主要的方面，也是各个主体之间在管理体制内博弈的焦点。表1表示了它们各自的利益诉求。

为了促进档案工作的整体建设，应该平衡好各相关利益主体的利益需要，既要让个体得到满足，又不能影响其他主体的利益，在这个前提下使个体的利益最大化。只有档案工作规范发展，其各相关利益主体才具备实现自己利益最大化的前提和基础。图1就充分说明了五个利益主体与档案工作之间的紧密联系。

四、各相关利益主体合作模式探讨

根据相关利益主体理论，各利益主体在动机、目标、作为和效益上有着显著不同，但均处在合作、竞争的博弈状态，并以谋求自身利益最大化为出发点。［4］各个利益主体应通过构建合作平台、利益诉求对接、实现产品化服务的方式进行合作，共同促进高校档案工作发展。

（一）构建合作平台

合作平台实际上是指档案工作的“利益共同体”。除了上级主管部门、档案管理机构能够十分明确自身的权力与责任，其他的利益主体还未意识到自身与高校档案工作的关系，对档案工作重视程度不够，将完成任务或者获得信息作为参与档案工作的惯性思维，大多采取消极完成及配合的博弈态度与行动策略，信息资源是单向传递，忽略自身的反馈影响。因此，建立有效的合作平台，让各利益主体明确自己的权力与责任，培养参与档案工作的能动性意识，创建参与渠道和利益表达平台，形成良性合作的互动关系。上级主管部门可针对现状，在政策上予以方式指导和责任划分，发挥好主导作用；档案管理机构在此基础上做好本职工作，加强与其他主体的合作和交流；校内其他部门提升档案工作责任感，及时做好归档资料的筛选及基础工作，维护档案资料的全面性和安全性；社会群体要及时反馈信息，做到互通有无，资源共享；档案利用者则更应该树立参与档案工作的意识，明确自身作为档案工作一份子，做到有所需、有建议、有监督。

（二）利益诉求对接

合作平台框架下各利益主体有很多的利益联系点，包括管理办法、模式、经费、文化、技术等各个方面［5］，应该从各方意愿最强烈和最容易取得成果的领域入手。从各利益主体的发展步骤看，工作体系、技术和文化等应是推进的重点，其中发展体系是最大的利益契合点。各利益主体基于自身的利益取舍，判断现有发展体系，并采取与之相适应的工作策略，并对不适合自身客观条件的体系制度提出意见，促使其不断完善。在这个过程中，各利益主体的诉求达到了一定程度的统一，即需要一个相应规范、健全的运行机制。在技术层面，各主体的都需要先进、完备、迅速的档案收集和处理系统。特别是网络信息技术的支撑，建立统一、有效的档案信息处理系统，则会大大提高各主体归档管理和借阅利用的效率。从文化挖掘层面，校园文化深度体现在档案资料中。各主体的作为不仅在传承校园文化，同时受到了校园文化的熏陶与教育，是一种情感的交流与互通。文化内涵赋予了档案工作生机和活力，使其呈现出热情饱满、朝气蓬勃的精神风貌，提升各主体参与档案工作的积极性和主动性，促使各个主体利益对接。

（三）实现产品化服务

档案服务是档案借阅利用的集中体现。档案管理机构可看作档案服务的提供者，档案利用者作为服务的接收者，其它所有主体划分为协助档案服务提供者的群体。随着档案工作的不断发展和完善，服务成为档案工作的窗口，衡量着档案工作的发展程度。档案工作的产品化服务，通过改变服务的产生方式，把服务过程变得像产品制造一样，将其内容分解实现标准化，然后把产品交付给档案利用者。这一过程将档案借阅过程变为档案服务的体验过程，使档案管理机构和协助提供服务的其他利益主体建立规范的服务标准，促进管理方式的升级；并能根据利用者的不同需要提供个性化、定制化的服务；在档案服务结束后也能获得档案利用者的反馈和评估，从而优化服务过程。实现产品化服务改变了过去无法解决的效率、标准、时间以及评估等难题，让档案利用者能切实感受到学校对档案工作的重视，获得对档案工作及学校发展的信心；对其他利益主体而言，档案利用者的反馈和评估使其工作更加有的放矢，获得成效。

（责任编辑：仝建平）

［1］ ［美］Freeman著.王彦华，梁豪译.战略管理：利益相关者方法［M］.上海：上海译文出版社，2006.

［2］ 陈胜.校企合作利益主体的责权与角色定位研究［J］.教育与职业，2013，（10）.

［3］ 陈晨.利益相关者理论与大学的善治理念［J］.教书育人（高教论坛），2015，（8）.

［4］ 盛峰，戚安邦，王进同.政府投资项目相关利益主体的博弈及其利益最大化［J］.管理工程学报，2015，（S1）.

［5］ 蔡小慎，牟春雪.基于利益相关者理论的地方政府行政审批制度改革路径分析［J］.经济体制改革，2015，（4）.

D648

A

1005-9652（2016）04-0087-03

藏 萌（1986—）女，陕西西安人，长安大学校长办公室档案馆馆员，硕士。

杜向民（1957—）男，黑龙江明水人，长安大学党委书记，教授。

吕建辉（1962—）男，陕西宝鸡人，长安大学校长办公室档案馆馆长，副研究馆员。