基层单位水利档案规范化管理综合评估存在的问题及经验体会

文・钟兰桂

基层单位水利档案规范化管理综合评估存在的问题及经验体会

文・钟兰桂

2013年，水利部出台《水利档案工作规范化管理综合评估办法》，要求在水利系统内开展档案规范化管理综合评估工作。此项工作是事关治黄事业发展的一项基础性工作，目的是提高档案管理整体水平，服务治黄中心工作，彰显档案资料在治黄中的价值和作用。因此，推进水利档案工作规范化、标准化成为水利系统档案管理人员一项重要任务。近年来，山东黄河河务局档案工作规范化管理综合评估工作启动并有序开展。通过检查和评估，笔者发现基层单位在档案规范化管理方面还存在这样那样的问题。

一、存在的主要问题

（一）基层单位领导对档案工作的重要性认识不足。长期以来，各级领导对档案工作主流是理解和支持的，但档案工作的特性以及档案宣传力度欠缺等原因，造成部分基层单位领导对档案管理工作的认识过于片面，缺乏整体意识，无法把档案管理与治黄业务建设结合起来。 有的基层单位领导限于现有条件，在申报水利档案规范化管理综合评估级别上担心过多，主动争取意识不强。

（二）基层单位档案发展不平衡，人员业务素质有待提高。从上世纪90年代以来，水利系统就组织开展档案目标管理达标升级活动，并取得了较为明显的成效：2000年前后在档案目标管理达标升级中，山东河务局所属22个副县级以上单位晋升为国家二级单位，16个晋升为部级单位。各单位的档案管理方式基本是沿用传统的方式，原来做得好的，一直做得好，原来做得不好的基本没有大的提高。部分单位档案保管的基础设施条件相对较好，软硬件配备齐全，但还有部分单位基础设施不够健全。在50多名档案工作者中，兼职档案人员过多，队伍不稳定，更换频繁，业务素质也参差不齐，有的多年从事档案工作，业务过硬，有的单位人员变化过快，不少人对档案工作一知半解，业务不熟练，甚至有个别单位遗留问题较多，档案管理处于涣散状态。

（三）对档案工作投入力度不够。通过多次检查，我们发现，有些单位重视，经费充裕，档案工作水平较高，但还有不少单位对档案工作缺乏必要的经费投入，从人员配备到经费支持都尚有差距，专业化的档案设备、装具等普遍缺乏，从高标准严要求上来说还远远不够，致使本单位的档案工作水平长期落后于其他单位。

（四）个别基层单位档案人员和工作不落实，档案管理制度不健全，日常的档案收集、管理和编研利用工作严重滞后，部分档案不能及时整理归档，已危及档案安全；还有些基层单位档案库房面积较小，做不到三分开，档案安全保护措施落实不到位。

二、经验与体会

（一）深入基层，加强检查指导交流力度。为推动评估工作的开展，黄委、省、市、县局都积极行动起来，一级检查一级，深入各单位检查指导档案规范化管理建设情况。通过检查我们发现，各单位领导都能认识到档案工作的重要性，以这次综合评估为契机，加大了人力和资金投入。通过两年多的评估整改，各基层单位都改善了档案基础设施和办公条件。档案管理较薄弱的单位集中人力物力，全面整改。同时，检查指导的过程也是学习交流的过程，基层单位档案员之间互相交流探讨，互相学习各单位好的经验和做法，遇到共性问题集体讨论，形成了良好的工作氛围，多数基层档案员体会，此次综合评估是一边实践一边学习的过程，档案管理人员对各项业务知识逐条进行了学习和研究，不明白的地方积极查找资料或向上级询问，对模糊不清的问题有了清醒的认识和理解，档案人员的业务水平在各个方面有了新的提高。

（二）狠抓试点，重点工作谋突破。在前期摸底的基础上，我们以条件较好的单位为试点先行申报，获取可复制推广的经验。首批申报单位顺利通过水利部验收，总结试点单位的成功经验，主要有以下三点：一是建立了主管领导挂帅，办公室全程参与，档案室具体负责，各部门协助的四级档案管理模式，形成了齐抓共管，运转有序的工作格局。二是强化制度建设。结合工作实际，试点单位从完善档案管理、查阅利用、安全保密、库房管理等方面的规章制度入手，努力实现档案工作的制度化、规范化，做到了程序上有章可循，工作上责任分明，管理上规范有序。三是加强信息化建设，试点单位比照水利档案规范化管理综合评估标准，建立了电子文件和数字档案安全保管和备份等制度，购买了档案管理软件，对重要文件实现了全文录入和检索，查准率和查全率达到了98%以上。试点单位的成功实践，为山东黄河档案规范化管理综合评估工作打下了良好的基础，达到了以点带面的作用。

（三）多措并举，工作推进重效能。两年多来，山东黄河河务局从试点工作入手，本着自愿认定，成熟一个，申报验收一个的原则，积极稳妥地推进规范化管理综合评估工作。多个县局负责人专门到省局档案科汇报工作方案，探讨如何做好此项工作，有的县局负责人和工作人员一起加班加点，坐阵指挥。8个市局、30个县区局经过近一年的整改，做了大量工作，付出了辛勤的劳动，无论是硬件设施建设还是档案业务工作都上了一个新台阶，档案管理面貌大为改观，从一定程度上达到了档案规范化管理综合评估的目的。

（作者单位：山东黄河河务局）