肥城市数字档案馆建设发展的历程、成就及经验启示

文・李庆红

肥城市数字档案馆建设发展的历程、成就及经验启示

文・李庆红

数字档案馆建设是档案管理模式从以档案实体保管利用为重点，向以档案数字化信息向社会提供服务为重心的转变过程。肥城市档案局（馆）扎实践行“忠诚守护肥城记忆、忠实记录肥城轨迹、忠心服务肥城人民”的工作理念，抢抓机遇，创先争优，在泰安市六个县市区中率先建立并持续推进数字档案馆建设，使档案信息化建设有了质的飞越，档案管理手段有了划时代的变革。

一、肥城市数字档案馆建设的探索与发展历程

1978年至1995年是馆藏档案数字化的探索研究阶段。当时，肥城市档案局（馆）软硬件设施落后，没有配备计算机、存储设备及相关的档案软件等，根本不具备数字化的基本条件。档案检索利用只能依赖案卷目录、卷内文件目录、人名卡片、专题目录等原始落后的手工检索工具，利用服务的效率很低。

1995年至1999年是馆藏档案数字化的萌芽起步阶段。随着计算机的逐渐普及，肥城市档案局（馆）的硬件设施上了一个新台阶，配备了办公电脑，可以通过最简单的office办公软件，将馆藏的案卷目录及卷内目录录入到办公软件里，从而有了最原始的机读目录，逐渐进入馆藏部分目录级文件数字化初级阶段。这个阶段主要依靠手工与机检相结合，但是由于机读目录的数量不大，而且不够齐全完整，检索利用仍然很不方便，机读目录起作用有限。

1999年至2006年是馆藏档案数字化的快速推进阶段。安装了专门的档案管理软件，借助软件，形成了专门的档案信息数据库，进入了馆藏部分目录级文件的数字化发展阶段。这个阶段，肥城市档案局（馆）开始探索有没有一款档案方面的软件，可以完成录入、整理、形成目录、快速检索等程序。于是，先后尝试了广东绍林科技有限公司开发的我国第一个文档一体化管理软件——SLWS、泰安同力计算机软件公司开发的TL-DA综合档案管理软件等，但智能化程度仍然不高，检索局限于目录，不能实现原文检索，并且检索利用时效率、查准率、查全率较低，服务效率和水平有所提高，但不明显。

2006年至今是馆藏档案数字化的系统发展阶段。根据信息化发展需求，借助专门的数字化档案管理软件，搭建网络管理平台，建立“三网四库”模式的档案数据库，真正实现了馆藏档案全部目录级文件和部分重要全宗原文档案的数字化阶段。这个阶段，在总结前期经验教训的基础上，在保持和上级档案部门一致的前提下，积极探索研究，通过政府招标，与北京八九数码科技有限公司通力协作，在软件系统功能设置、档案著录标准规范、检索利用、用户权限管理等方面结合档案工作实际提出自己的意见建议，不断改进和完善肥城市数字化档案管理系统，确定了“三网四库”（三网即局域网、政务网、因特网，四库即专题人名库、专题基建库、多媒体数据库、照片档案数据库）的建设模式，全面开展数字档案馆建设，实现了真正意义上的目录和原文的数字化，档案的查准率和查全率显著提高，检索效率大幅提升，从而为人民群众提供高效便捷的档案利用服务。

二、肥城市数字档案馆建设取得的重要成效

（一）档案利用服务工作整体水平显著提升

一是提高档案利用效率，提升为民服务效能。通过数字档案管理系统，输入相关的文件题名、文号、责任者、成文日期等为关键词的信息内容，通过复合检索、二次检索等方式，快速检索定位档号，进而链接原文，进一步提高档案利用服务的查全率查准率，为社会公众提供更加快捷高效的档案服务，满足人民群众的利用需求，更好地为经济社会发展提供档案利用服务。

二是建立网络管理平台，改善传统的档案利用模式。首先不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要的人共享。其次不再受“空间”限制，数字文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输和查阅，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案利用空间。再次不再受“时间”限制，档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

（二）档案实体安全得到最大限度保护

一是对馆藏档案进行了及时抢救修复。数字化加工过程中，通过对已破损的档案的修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案及时进行加固，以防破损；对已褪色褪变的档案进行抢救性恢复并及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，及时采取措施加以预防；对产生霉变的档案，及时除霉去污；对一些胶片、磁带进行音频视频的转换，确保了长期保存。

二是尽可能地降低对档案原件的使用次数。传统的档案保存保管方式一直采用纸张保存和目录式管理，不仅占用大量的库存空间，而且提供利用需到库房直接调用档案原件，管理成本高，档案易受损，容易发黄、发粘、发脆等。可以通过权限控制直接在网上查阅打印，能够大大减少对库存档案原件的调阅次数和复印次数，降低库存档案的老化速度，解决了档案反复利用与档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案原件进行有效的保管和保护，确保档案实体的安全。

（三）档案工作围绕中心服务大局的能力显著提高

一是服务政治建设有了新进展。进一步规范政府信息查阅，通过政务网平台，积极主动地向社会公众提供现行文件服务，在切实保障公民及其他组织利用政府信息的权利、化解群众矛盾纠纷等方面发挥积极作用，有效维护社会稳定，促进社会和谐。

二是服务经济建设有了新举措。随着经济的发展，在开发利用珍贵档案资源的基础上，创造性地开展了“桃都记忆”“重大项目建设档案”等档案记忆工程，记录肥城发展变迁，为领导决策提供依据借鉴，更加积极主动地为经济建设服务。针对各类档案的不同特点，通过建立的专题基建数据库，在为领导决策、维护社会和谐稳定、平息上访纠纷、处理突发事件等方面发挥应有作用。

三是服务民生工程有了新成效。在数据库建设中，始终坚持以人为本的服务理念，想民众之所想，急民众之所需。优化整合现有档案信息资源，积极接收数字化民生档案资源，将关系民生、利用率高的档案优先进行数字化，建立了专题人名数据库和民生档案专门数据库，通过依法出具相关的档案证明，为人民群众解决一系列的实际问题，切实维护他们的根本权益。

三、肥城市数字档案馆建设的基本做法

（一）切实解放思想，以人为本，率先争先，扎实推进数字档案馆建设进程

一是切实解放思想，推动档案工作实现新一轮的大发展。在信息化高速发展的今天，进一步解放思想，转变观念，从保管好档案就万事大吉的思想中解放出来，从重保管轻利用的观念中解放出来，将数字档案馆建设作为工作重心，抓住了泰安市实施县级国家综合档案馆建设工程的新机遇，以时不我待的精神，创造性地开展数字档案馆建设工作。

二是坚持以人为本为核心，建好“两个体系”。肥城市在数字档案馆建设中积极将涉及人的档案资源接受进馆并优先数字化，丰富馆藏资源进而方便人民群众利用。转变重事轻人、重物轻人的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的数字档案资源体系；转变重机关团体利用轻个人利用，重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。

三是率先争先，扎实推进数字档案馆建设进程。肥城市档案局（馆）把数字档案馆建设工作作为头等大事来抓，以全部馆藏为目标，以重要档案、民生档案为重点，坚持保护档案实体、方便查阅利用的原则，在泰安市六个县市区中，率先建立起覆盖全部馆藏的目录数据库248万条、原文数据库242多万页、照片档案数据库2930张、多媒体数据库9898分钟。

（二）争取支持，整合资源，搭建平台，全力建好民生档案资源信息数据库

一是争取领导支持，把数字档案馆建设纳入市政府信息化建设总体规划。首先科学制定数字档案馆建设实施方案，多次向市委、市政府提出建设数字档案馆的可行性研究报告，寻求市委、市政府的政策支持与资金支持。其次积极主动地向省、市档案局争取业务和技术方面的指导支持。近年来，各级领导多次到档案部门实地调研，听取相关工作情况汇报，研究如何贯彻落实省、市档案工作部署要求和会议精神，共商数字档案工作大计。肥城市委、市政府也高度重视档案信息化建设工作，按照国家、省、市档案部门信息化的标准要求，及时将数字档案馆建设工程纳入全市经济社会发展重点工作及市政府信息化建设总体规划。

二是争取财政支持，在软硬件建设上持续加大投入力度。自2006年以来，为满足信息化需要，市委、市政府累计投入200多万元，先后购置了数字档案管理系统软件，以及服务器、磁盘阵列、微机、扫描仪、刻录机和数码相机等硬件设施设备。2014年对数字档案管理软件、服务器和磁盘阵列进行了升级更新，投资配备了电子档案备份一体机、库房远红外电子监控系统、火灾声光报警系统、光电感烟探测器及消防基础设备，更新改造了库房老旧线路及电力设备等。

三是进一步整合资源，搭建好民生档案信息资源平台。肥城市档案局（馆）充分认识到服务民生的重要性，进一步增强抓好民生档案工作的主动性和敏锐性，将涉及民生、群众利用率高的档案优先进行数字化，建好婚姻、农村房产、林权证、农村土地承包、独生子女、知青、招工、待业、退休、干部职工关系转移、干部职工任免奖励、职称评定等民生档案专门数据库、专题人名数据库和专题基建数据库，搭建起专门的民生档案管理服务平台，方便群众查阅利用。

（三）服务至上，质量为先，全程控制，严格把好数据质量关

一是强化源头防控，实行谁著录谁审核谁负责的首问负责审核制，分阶段分步骤实施一系列源头防控措施。一建立档案数字化的全程控制制度、档案借阅制度、保密制度、档案审核制度等，用制度规范约束工作人员。二严格按照《档案著录规则》的要求，制定著录扫描信息采集标准，对数据加工公司每名上岗人员进行专门岗位培训，确保全部掌握标准规范。三对需要著录的人名专题条目和基建专题条目，由局（馆）业务骨干人员严格按照确定的录入范围筛选标记，制定相应的录入标准并指导数据公司工作人员准确规范录入。四对全文数字化的档案实体，要求数据公司明确有责任心的专人进行拆装，确保档案实体安全。

二是注重过程管理，对数据边加工边审核，由数据公司抽取不低于百分之十的案卷进行审查，实行数据验收前的自我抽查审核制。

三是加强监督指导，实行由档案局（馆）专人按比例抽取卷宗，对数据加工情况进行监督、指导，及时反馈发现的问题并要求予以限期整改的抽检审核制。

（四）防患于未然，多套容灾备份，定期更新，注重加强档案数据安全保障工作

一是实行多套备份。在做好实时在线备份的基础上，采取与设备隔离的多套备份措施，将各类数据同时在磁盘阵列、光盘、移动硬盘等不同介质的载体上进行多套备份。

二是进行异地备份。将馆藏档案信息数据分别在山东省档案局和泰安市档案局进行了异地容灾备份，以确保在发生万一情况使档案遭到毁灭性损失时，用备份档案来避免或弥补档案损失。

三是定期更新备份。当数据更新后，通过对备份一体机备份周期设置，数据至少每周定时更新一次；每半年对移动介质存储数据更新一次；每年对异地备份数据更新一次。通过定期更新，保证数据的准确性、规范性和完整性。

四、数字化建设的几点启示

（一）解放思想，转变观念，是建好数字化档案馆的前提

一要进一步更新思想观念。要用科学发展观统一思想，打牢思想根基。要深入调查研究，摸清现状，把档案工作中影响和制约科学发展的主要问题找准、找足、找实，切实转变不适应、不符合科学发展观要求的思想观念，不断提高运用科学发展观分析和解决档案工作实际问题的能力，提高服务经济社会发展大局的水平。

二要进一步增强民生意识。要充分认识档案的特有作用，树立正确的档案价值观，增强档案的民生意识，自觉在档案工作中贴近民生、服务民生。在解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题中，找准档案工作与民生工作的结合点。

三要进一步创新服务机制。要突出服务这个主题，进一步强化服务意识，更新服务观念，改进服务方式，增强档案服务的及时性、针对性和实效性，以开拓进取的精神，努力实现档案服务机制的不断创新，切实把档案服务工作提高到一个新水平。

（二）领导重视、多方支持，是建好数字档案馆的保障

一是领导重视是根本。领导对档案工作价值的认识程度，决定着他们对档案工作的态度，也在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把数字档案工作列入领导的议事日程至关重要，这是时代发展的需要，也是规范档案工作的需要。而如何以有力有效的工作服务中心大局，以争取领导的重视支持，则是对档案人水平能力的检验。肥城数字档案馆的建设发展，正是“有为才有位，有位更有为”的具体实践。

二是多方支持是保证。建好数字档案馆离不开各方的支持，离不开省、市档案局等上级业务部门的强有力的指导和技术支持，离不开相关部门单位的大力配合，离不开财政部门的强有力的资金支持，也离不开数据公司的必要的软件支撑和相关的数据库技术支持。

三是政策推动是依据。在国家政策的推动下，数字档案馆建设已成为各级各类档案部门的重心工作。2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要 》将持续推进数字档案馆建设作为主要的任务和指标。

（三）前端控制、全程管理，是建好数字化档案馆的关键

数字档案馆的建设质量是档案数据的生命力所在，也是档案利用服务的前提和保障。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强对数据的质量管控，千万不能因为外包给数据处理服务机构，而产生数据加工项目管理、数据加工质量监管不力等方面的问题。为避免出现这些问题，切实保证数据的质量，必须从源头上防控，关键是实行前端控制，在整个的数据加工过程中全面从严管理。数字档案馆的建设是一项资金投入大、建设周期长、技术难度大、维护成本高的系统工程，涉及前期准备、标准规范的制定、软件功能相关设置、人员业务培训、著录、扫描、存储、质检、审核、数据链接、数据验收、数据安全等多个环节，涉及数字化设备的成套性和配套性，项目硬件与软件的集成性、数字化方案与局（馆）实际的适应性等方方面面，每一个环节、每一个方面都至关重要，忽略了任何一个环节，数据的质量都难以保障。

2016年9月，肥城市档案局（馆）启动数字档案馆续建项目，“十三五”期间，完成10万条条目著录（包括案卷级、文件级及人名级）、260多万页档案原文数字化扫描、档案管理系统全文检索功能升级及档案自助查询系统配置等多项工作目标，使馆藏档案数字化率达到90%以上。今后，肥城市档案局（馆）将继续管理好、维护好、利用好已建成的数字档案馆，并继续不断扩展完善。同时，紧紧围绕社会需求开展档案业务建设，实现档案的在线收集、存储、管理、利用，逐步达到档案信息资源共享化、管理自动化、服务在线化，使档案工作更好地为全市的经济社会发展大局服务，为“五城”建设，谱写“中国桃都、美好肥城”新篇章作出新的更大贡献。

（作者单位：肥城市档案局）