海外工程项目文书档案的分类研究

文/国 测

海外工程项目文书档案的分类研究

文/国 测

海外工程项目的文书档案，不仅是项目施工的全部记录，更是在海外规范的施工管理下，保障中资企业利益的武器。做好海外工程项目文书档案的管理工作，首先从合理的分类开始。因海外工程项目文书档案具有“来源”相对集中，且不同“来源”的档案作用明显不同的特点，在管理中，可按照来源原则进行分类。通常分为来自业主、监理、项目上级单位、分包和日常管理这五个类别。

海外工程项目；文书档案；来源；分类

海外工程项目的文书档案，即指项目实施过程中，由书信往来、商务信函、以及日常施工生产中生成的，并最终以文书档案的形式保存下来的文件。海外工程项目的文书档案是项目档案的重要组成部分。［1］海外工程项目的文书档案，是项目日常工作进行的直接写照，也是在项目进行中、结束后，进行变更索赔、项目追责等工作的重要凭证。

海外工程项目文书档案的管理，应尊重海外工程项目档案的特点，充分利用“来源”原则，［2］来指导海外工程项目文书档案的管理工作。来源原则，即档案馆按照档案的来源，进行整理和分类。根据不同的“来源”，海外工程项目的文书档案，主要可分类为来自业主、监理、项目上级单位、分包和日常管理这五大档案来源。

一、业主

业主，是工程项目的所有者，对项目目标实现起主导作用，是工程项目的责任主体，是项目的出资人，对项目具有绝对的权力。

海外工程项目的业主，通常是当地具有实权的机构、部门。海外工程项目，与这些实权部门业主之间的文书档案，［3］对项目具有十分重要、甚至决定性的作用。

业主的文书档案主要包括：

（一）项目合同

项目中标时，与业主签订的项目承包合同，是项目最重要的文书档案之一，也是贯穿项目始终的文书档案。

（二）开工令

是开工日期时，由业主下发的下达开工的书面文件，是项目工期开始计算的正式文件，也是标志着项目从追踪、签约，到正式实施的重要标志。

（三）停工令

指非项目自身原因，被迫停工，业主下发的停止施工的证明。

停工令在海外工程项目实施中，比开工令更为重要。在海外施工中，因为非项目自身原因停工的情况屡见不鲜。能够及时拿到停工令，将大大降低施工的风险。

（四）与业主的往来文件

与业主日常的往来文件，均是关乎项目施工的重要内容，通常只有业主有能力处理。这些与业主间的往来文件，需妥善保存。因为文件格式往往比较统一，所以按照复文和来文的方式整理，再按照时间顺序排列即可。

二、监理

监理，由项目业主派驻到工程项目，负责履行委托监理合同的组织机构。监理受雇于业主，对项目的验工计价、材料供应商、施工分包商、图纸审批、施工申请、施工审批、整改要求、安全控制等各个方面，进行全面的管理与监控。

（一）验工计价

对施工建设过程中已完合格工程数量或工作进行验收、计量和对验收、计量的工程数量或工作进行计价活动的总称。验工计价是项目向业主收款的唯一渠道，通常是每个月提交一次。

（二）材料供应商审批

项目部使用的钢筋、混凝土、模板等主要材料，均需通过监理的资格审批，才可以使用。

监理针对每种材料，会有既有通过审批的供应商，也就有了相应的供应商名录、资格审批报告的文书档案。项目根据实际施工情况与需求，有时需要引进监理尚未审批的材料供应商。这时，项目就需要根据监理的要求，提供全套完整的供审批的文件、资质证明、报告等。待监理通过审批后，方可进场使用。

（三）施工专业分包商审批

海外工程项目中，可以引进专业的分包商，进行某一项专项工程的分包。这些专业分包商也需要具有监理的认可，具有资格审核的一系列文书档案。与材料供应商的审批文书档案类似。

（四）图纸审批

海外工程项目中图纸的审批是一个长时间且反复多次的过程。特别是有些设计，会通过对施工方法的修改变更，起到节省钢筋、增加混凝土使用量等对于项目部有利的作用。这时，会产生沟通中的描述、说明，以及监理的认可审批等文书档案。

（五）施工申请

海外工程项目在进行每个施工之前，均需得到监理的同意才可施工。即项目部递交施工申请，并得到监理的同意认可。施工申请是所有施工合理、合法、合规的证明。

（六）施工审批

海外工程项目在完成每一项具体施工后，均需要得到监理的认可，表示本次施工的材料、技术等是符合要求的，在工程量的数据上是得到认定的。这是项目部进行验工计价的依据。

（七）整改要求

如果项目在施工过程中收到来自监理的整改要求，这些整改要求必须在规定时间内有效处理，否则会造成被责令停工整顿、项目罚款等严重后果。针对每个监理发放的整改要求，项目部均需做出合理的解释、说明，提出有效的解决措施，以书面形式提交至监理，并得到监理的审批。这些会形成围绕整改要求的文书档案。

（八）安全控制

海外工程项目对于安全的要求不仅来自国内政府、施工单位，还来自当地的政府。按照监理的要求，会形成日报、周报、月报及突发事件报告等有关安全控制的文书档案。

三、项目上级单位

项目上级单位，即项目部在国内的总公司和项目部所在国的分公司或办事处等，对项目部具有垂直领导、或直接领导的权力。

项目上级单位向项目部的发文，大致可以分为针对项目的文件、对项目请示事宜的批复文件、具有普发性质的文件三类。［4］

（一）针对项目的文件和对项目请示事宜的批复文件

此类文件对项目有直接的指导、指示作用，需要作为重要的项目文书档案予以保存。这一类文书档案可起到规避责任，证明特殊行为合理合法的作用。

（二）普发性质的文件

普发性质的文件，不是只针对项目的文件。但是因为普发性质的文件中的内容具有权威性和严肃性，是合规的、负责的，对项目具有参考、查考利用价值。

四、分包

分包，指从事工程总承包的单位将所承包的建设工程的一部分依法发包给具有相应资质的承包单位的行为，该总承包人并不退出承包关系，其与第三人就第三人完成的工作成果向发包人承担连带责任。项目与分包之间的文书档案，主要在项目给付分包单位工程款时使用。

（一）工作安排

项目在与分包单位签订分包合同之后，并不是一次性完成所有工作，而是根据项目推进，按照合同，逐步进行工作。每一次的工作安排，都详细记录着开工时间、工作内容等信息。

（二）材料购买

项目部大到钢筋、混凝土等大宗主材的采购，小到木方、防水卷材等小额辅材的采购，都需要按照项目进度分批进行。所以，在每次采购前，均应形成相应的材料购买单，详细记录本次采购的数量、单价、总价便于项目对供应商的支付统计，以及项目的物资管控、和成本核算。

（三）整改通知

项目对于专业分包商、劳务分包商在工作中存在的问题，造成的损失，如不构成直接罚款程度的，应发放整改通知。通过整改通知，将问题解决在萌芽阶段。

（四）罚款通知

项目对于任何分包商，都具有直接扣款的权力。在项目下发整改通知后，如果分包单位不予以重视，或者改正不够彻底，也可以适当下发罚款通知，予以警觉。

（五）验工计价

项目向业主、监理递交的验工计价，是项目每月收款的途径。同样，分包向项目递交的验工计价也是分包单位每月收到自身工程款项的渠道。

（六）人员手续办理单

在海外的工程项目施工中，劳务人员的招聘成本远大于国内的施工。其中主要体现在签证成本和机票成本。签证成本中包括签证的直接费用，和因为签证所产生的属地化经营等相关费用。人员手续的有关文书档案，可成为海外工程项目文书档案的一个独立分类。

五、日常管理类档案

日常管理类档案，指项目在实施过程中，由项目的工作人员形成的各类文件，主要包括合同、周会纪要、月度汇报等。这类文书档案与国内工程项目颇为相似。针对海外工程项目，值得一提的是合同和月度汇报。

（一）合同

合同在海外工程项目的施工中，利用率非常高。海外工程项目的合同一般可分为供应、服务、分包、人员等几个大类。这些合同在签订之后，都需要一个长时间的履行过程。

（二）月度汇报

海外工程项目的施工地点在海外，对于国内总公司而言，最直接了解工程情况的材料就是月度汇报。在编制月报的过程中，要全面覆盖项目部人、材、机的实际情况，重点突出验工计价、工程进度、变更索赔等项目等关键方面，同时要格外突出项目所在地的特殊情况对项目的影响。月度汇报需要整合项目的方方面面，也要根据项目各类文件，形成负责的各类数据。月度汇报对海外工程项目而言，是最重要的门面工程。

中资企业的“出海”，在承揽项目时，不仅要和老牌的美国公司、德国公司竞争，还要与新晋的土耳其公司、印度公司竞争，靠的不是背景，而是施工的实力、技术的实力，融资的实力。在海外工程项目收取验工计价款、完成变更索赔、索要质保金时，靠的更不是背景，靠的是证据、是文书档案。保存好海外工程项目的文书档案，将为中资企业的“出海”上一层保险，为企业维护自身利益提供坚实的保障。有条理地保存好海外工程项目的文书档案，从合理正确的分类开始。

（责任编辑：李淑芳）

［1］ 邵淑英. 海外工程承包建设档案管理工作浅析［J］. 机电兵船档案，2010，（5）.

［2］ 张丽君. 如何做好海外工程档案工作［J］. 中国档案，2010，（1）.

［3］ 杨淑娥. 试析多元化经营条件下海外工程档案管理的问题与对策［J］. 档案，2014，（6）.

［4］ 李本强. 透过海外工程项目档案工作看档案意识的重要性［J］. 兰台世界，2011，（10）.

Archival Classification of Overseas Construction Projects

Guo Ce

G275

A

1005-9652（2016）02-0090-03

国 测（1987—），女，河北保定人，中国土木工程集团有限公司馆员，硕士。