综合档案馆馆藏档案的应对策略

文/马 竞

综合档案馆馆藏档案的应对策略

文/马 竞

档案是历史的原始记录，是蕴藏庞大信息的载体，本应得到广泛而有效的利用，而我国各大综合档案馆的馆藏档案利用率极低大量极具利用价值的档案被锁在“深闺”未得到有效利用。究其原因，与公众认知、服务意识、开放力度、查档效率等不无关系。因此，必须多项措施并举，积极推进档案开发利用工作，提高档案利用率，服务公众，服务国家与社会发展。

综合档案馆；档案；利用现状；应对策略

档案内含丰富的信息，不同的剖析角度能产生不同的利用价值，满足不同的利用需求。然而，这个极具价值的信息宝库在我国并没有得到充分的重视与有效的利用，大量馆藏档案被藏之箧笥，尘封待查，不为外界所知，不能发挥其固有效用，不能满足社会各界需求。我国综合档案馆（以下简称档案馆）要改变馆藏利用率低且逐年下降的趋势，档案部门必须以馆藏资源为依托，改变管理模式、提高服务意识、拓宽服务渠道，通过对档案资源的合理开发利用，通过强化与公众的有效互动来实现档案价值的最大化。

一、加强宣传工作，提高公众档案意识

公众利用档案必须先了解档案，有了认识，具备了一定的档案素养，方能关注档案，利用档案。而实现这一目标的最好方法与途径便是强化档案、档案工作的宣传。

宣传应秉持开放与参与的态度，贴近生活、贴近公众、贴近实际。要敞开大门，让公众参与进来。通过开展志愿者服务、开放交流日等活动吸引公众走进档案馆，通过现场观摩、体验让公众零距离接触档案，亲身体验档案工作，感受档案文化氛围；要以特色馆藏为依托，在举办展览、研讨会、座谈会、出版刊物、汇编资料、制作电视节目、发行音像制品、开发文创产品等工作的基础上，加大与广播、电视、报业等传统媒体及网络、数字产品等新兴媒体的合作，借助传统媒体及网络环境下的网站、博客、微博、APP等具有超强传播、渗透力的新型宣传平台，加大宣传力度，拓展、创新宣传模式，实现广覆盖为目标的多渠道、全方位、立体式宣传。

宣传要有的放矢，要紧扣公众需求、社会热点、关注点，通过公众喜闻乐见、寓教于乐的方式将档案、档案工作的政策、法规、知识、动态、经验、成果等信息及时提供给公众，激发其兴趣和需求，让他们参与到档案工作与建设中，让每一个参与者都成为档案工作的宣传者，档案事业的促进者，既拉近了档案与社会公众的距离，增强了社会的档案意识，也提高了社会对档案工作的认知度与美誉度。

二、立足社会需求，提高服务质量与内涵

档案馆作为文化事业机构，应竭力向公众提供方便、快捷、高效、优质的档案服务，帮助公众获取全面、详实的档案资料。因此，档案部门应转变以往“官本位”的思想，树立起以民为本的服务理念，尽快适应由此带来的信息资源服务对象和用户使用特点的变化，充实服务内容，改变服务方式，最大限度服务社会公众。这不但要求档案部门要在馆舍设计及功能建设上营造休闲、便利的利用环境，更要在如何服务上有所作为，积极探索。

如何服务？首先应确立“公众需要什么，我们就做什么”的思想。从需求出发，变被动服务为主动服务。以主动的靠前服务、跟踪服务、全程服务，提高档案的查准率、查全率。通过调研随时掌握档案需求的新变化与新要求；通过对社会需求的预测与趋势分析，增强档案信息供给工作的预见性。通过建立专题数据库，为公众定制特色产品，提供特色馆藏信息，提高利用工作质量。通过简化利用手续，优化服务流程，开发整合资源，拓展服务渠道，最大限度满足利用者需求。尤其是建立在数字档案馆基础上的网络环境下实现档案服务功能的拓展，以多样的档案咨询服务，教育培训服务，借助高质量的检索工具，使公众实现档案信息的在线查询。要以多样化、个性化、常态化的服务拉近与公众的距离，满足公众的好奇心和求知欲。

三、加大收集力度，丰富优化馆藏

我国各级档案馆普遍存在着馆藏结构单一、地方特色不浓、优质馆藏不足等问题，严重阻碍了档案馆文化服务功能的实现。其馆藏常以同级政府机构产生的文件为主，公务档案多而私人档案、口述档案少，文书档案多而科技、财务及其他专门档案少，纸质档案多而照片、录音、录像等其他载体的档案少。［1］

档案的开发利用是以档案馆的馆藏为基础和条件，以馆藏内容与利用者需求的相对一致来实现利用价值的最大化。因此，各级档案馆应加大征集力度，科学合理的确定馆藏收集范围、比例，除常规接收各立档单位移交的档案，有计划的收集具有凭证价值、历史价值的档案外，还应注重地方特色，社会历史面貌的全面反映。将涉及社会生活、民俗文化等与公众息息相关、喜闻乐见的民生档案，以不同载体的形式及时收集进馆，从内容上拉近档案与公众的距离，以结构贴近公众的多样化馆藏实现向平民化转变。此外，收集范围还应考虑到馆藏构成的多样性，将具有重要价值的出版物、实物、口述历史、再生信息等也列入收藏范围。有条件的档案馆还应突破地理区域的界限实现跨区域收集，甚至可将收集的范围延生至境外，以因应全球化、大数据时代公众对海量信息的需求。当然，丰富馆藏并不意味着无限扩大，要做好入馆鉴定，要注重精品档案的收集，在保证质量的前提下，定期将符合进馆范围的优质档案悉数收集。

四、完善法律法规，依法履行开放职责

做好档案开放工作应首先完善现有的法律法规体系，建立标准、规范行为，为档案开放工作扫清障碍。如：《档案法》利用条款中应放宽开放限制，除涉密及个人隐私的档案加以限制外，其他档案均应开放，限制开放的档案应明确开放时间及内容范围；删除针对外国组织及个人利用已开放档案的限制；公布条款中，应赋予档案利用者对已开放档案的首次公布权；涉密档案，国家应规范涉密档案的内容范围与密级划分，从源头避免文件密级的滥用与过当使用，确已涉密的档案按涉密程度细化解密开放期限表，以便于档案的入馆鉴定与开放解密，文件中只有少部分内容不宜公开的，可利用数字化成果与信息技术，将不宜开放的部分刷黑或隐藏处理后再行开放。至于档案的鉴定划控，笔者认为该工作涉及面广，涉及行业、学科繁杂，仅凭档案馆自身之力实难精准完成。而行文机关，因能较好的掌握保密关键，对档案是否开放能有较准确的判断，应承担起开放划控工作，档案馆则转向业务协助、审查与监督。此外，在法律条款中还应强化监督机制，加大依法监督力度，对档案馆的不作为、失职行为制定相应的处罚规定。依法推动档案开放工作持续稳步的开展。

五、借助信息化手段，加强数字档案馆建设

建设数字化的档案馆，能确保传统载体档案的安全、提高档案工作效率、实现档案馆各项业务的网络化与自动化的科学管理、为公众提供更为便捷的服务。因此，在2013年全国数字档案馆建设推进会上，国家档案局明确提出，要用15年的时间，建立数字档案馆体系。这项工作的完成有赖于以下两项工作的实现。

一是馆藏档案信息化。建立数字档案馆的首要任务是按照标准化的信息结构，利用数据库技术、高速扫描技术等手段，加快推进馆藏的纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化，织成有序结构的档案基础数据库。档案馆要在做好原生电子文件的移交、接收、归档工作的基础上，从需求、利用率出发，根据各自实际情况，统筹安排，制订切实可行的馆藏档案数字化方案，本着积极、稳妥、实事求是的原则，量力而行，循序渐进，分布实施。

二是软件系统的开发利用。符合功能要求是数字档案馆建设的重要内容，其软件系统必须具备档案工作的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用、统计等功能，但它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。在软件建设上，国家应加强顶层设计，合理规划软件体系，统一标准，规范流程，为共享数据平台的的建立打好基础。档案馆应以此为基础结合《数字档案馆建设指南》，加强总体方案的设计、论证，开发、使用符合国家标准的，架构合理、功能齐全、扩展灵活、简单易用的软件产品，避免大规模重复建设，避免盲目上马造成不必要的损失。逐步建立起适应信息化社会发展，符合信息传递网络化，生成空间虚拟化，信息利用社会化，管理、服务自动化要求的智能化、数字化、科学化的档案信息服务系统。

六、借助档案网站平台，实现档案远程在线利用

全国省、市级档案局（馆）建成的400多家档案网站中，87.31%分布在东部，12.69%分布在西部，［2］大部分经济欠发达地区档案网站尚未建立。即便是建有网站的档案馆，相互之间也良莠不齐，存在内容、技术、管理、服务等方面的较大差异。多数只是介绍馆藏信息、服务项目、服务方式、业内动态、机构设置、法律法规等，缺乏对档案资源的在线利用，深层次组织与开发、在线展览及深度服务等也尚未得到足够的重视。

档案网站应建立在以公众需求为中心的档案资源有效利用的基础上。应尽可能的将所有已开放档案的目录信息与全文信息纳入在线数据库，以在线数据库、科学高效的数据检索系统、检索帮助服务为依托，提供各种类型的数字档案资源的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；应将馆藏资源进行合理组织、有效开发，向公众提供二次、三次，乃至更多的再加工信息。应加强馆际之间的信息交流，实现档案网站之间的链接与共享，互通有无、互查数据、互出证明，实现跨馆利用。国家档案行政管理部门应以大数据技术为基础搭建全国开放档案信息资源利用平台，实现数字档案资源的网上集成查询检索和利用，实现档案信息网络一体化与社会共享。此外，档案网站还应在强化与用户互动上下功夫，如通过电话、留言板、QQ、论坛等诸多与公众的沟通、交流形式来满足用户咨询、答疑、反馈的需要，藉此提高在线服务能力，促进公众对档案馆网站的利用。

总之，我国档案事业的发展受传统思想、政治体制、法律法规等诸多因素制约，政府、档案部门应以信息化、网络化为契机，适时转变观念，加强法制建设，以更自信、开放、透明的态度，促进档案的有效利用，促进档案事业的发展。

（责任编辑：杨秋梅）

［1］ 张晓霞.中美档案馆比较—以档案馆的公共性为切入点［J］.档案与建设，2011，（4）.

［2］ 陈晓晖，赵屹.我国档案网站建设情况综述［J］.档案学研究，2013，（4）.

The Utilization Status and Countermeasures of Collections in the Comprehensive Archives

Ma Jing

G275

A

1005-9652（2016）02-0053-03

马 竞（1975—），男，江苏扬州人，扬州市苏北人民医院保卫处馆员。