论人事档案部分向当事人的开放工作

2016-02-03李丽环孙红磊

山西档案 2016年1期

文／李丽环孙红磊

论人事档案部分向当事人的开放工作

文／李丽环孙红磊

人事档案作为当事人重要的历史记录，记载着当事人关于身份、经历、学历等方面的信息，与当事人的切身利益息息相关，但是由于我国组织人事工作长期的“神秘性”，使得人事档案也蒙上了一层神秘的面纱，长期与本人呈“分离”状态。这与我国现行民主、公开、透明的现代法治精神不相符合，应随着组织人事制度的不断深入改革而改革，将人事档案部分向当事人开放。这不仅有助于增强公众的档案意识，也是对其知情权的一种尊重。

人事档案；当事人；查借阅

人事档案是当事人重要的历史记录，涵括了当事人在职称评定、学习经历、工作经历、政治经历等方面的重要信息，是证明当事人身份、落实工资待遇、印证组织关系等的重要凭据，也是组织部门历史地、全面地考察、了解和选拔干部的重要依据。作为中国人事管理制度的一个重要特色，我国人事档案长期蒙着一层神秘的“面纱”，处于组织的“掌控”之中，与本人呈“分离”状态。

一、当前关于人事档案查借阅工作的规定和普遍做法

中组部、国家档案局1991年颁布的《干部档案工作条例》明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，确因工作需要需进行查阅和借用的，“利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅”，并需履行相关手续，按相关规定进行查阅。

鉴于此，当前大部分单位都采取了只对部门提供服务的借阅方式，即只有跟人事档案工作相关的组织人事部门才有权限对人事档案进行查阅和利用，职工个人则不得查阅其人事档案。如个人有利用人事档案信息的需求，须委托组织人事部门人员办理，而组织人事部门人员则必须携有效证明才能对人事档案进行查阅和利用。因此对于当事人来讲，人事档案还很神秘。

诚然，人事档案具有政治性和机密性，这决定了它在一定程度上的“神秘性”，此外，当事人档案中的部分内容，如组织考核鉴定、单位评语、提拔考察、政治审查等材料，由于涉及其他人员，其内容的确不宜与本人见面。因此，档案管理部门只向组织开放人事档案信息，以部门为服务对象提供利用的查借阅制度，的确是在一定程度减少了当事人信息向外泄露的可能性，提高了人事档案的安全性，保障了当事人的合法权益。这种重保存保密、轻服务利用的做法看似司其职，尽其责，无可厚非，却也因此导致了人事档案长期的自我封闭状态，在一定程度上违背了“以人为本”的理念。与此同时，随着人们择业观念的改变和人员流动量的增大，当事人查阅核实自己的出生年月、工龄、学历学位、党龄、科研业绩奖惩等方面的需要逐渐上升，这在无形中增加了组织人事部门的工作量。

二、人事档案部分向当事人开放的必要性

纵观人事档案工作的历史，正是由于我国组织人事工作长期的“神秘性”，才给人事档案也蒙上了一层神秘的面纱。当前，随着社会的发展进步，社会开放程度逐步提高，组织人事工作也逐渐开始法制化、制度化。特别是2007年《政府信息公开条例》颁布以来，党和国家的观念逐渐转变，政府信息向群众开放，政务更加公开化、透明化。作为时代的进步的必然要求，人事档案工作也必然顺应历史潮流，开启社会化模式。如果此时依然蒙着那层“面纱”，难免让人产生“暗箱操作”的嫌疑。

党的十八以来，习“大大”一再强调要加强党的执政能力建设，增强执政为民的意识，凡涉及到与群众切身利益相关的事项要公开办事制度，增强办事透明程度。对于人事档案来讲，它跟着我们一辈子，但是谁都无法看到自己的档案里究竟装了些什么，无法确定自己档案里的鉴定是否公正。这种监管的缺失，有可能导致工作的失误，而这个小小的失误，有时能改变当事人的命运。为了避免更多的“汤国基事件”，人事档案管理工作要走出封闭状态，向当事人开放部分人事档案信息。

其次，当前人事档案提供利用主要面向组织，任何个人不能查阅自己的档案的制度，与民主、公开、透明的现代法治精神不相符合，也是对公民知情权的一种侵犯。虽然我国《宪法》中并没有明确的条款对公民的人事档案知情权进行规定，但这并不表明个人没有人事档案知情权。《宪法》第2条规定：“中华人民共和国的一切权力属于人民”，对国家政务公民个人尚且拥有知情权、参与权甚至互动权，更何况是对自己的人事档案。此外，《政府信息公开条例》也明确规定：“行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开：（一）涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；”人事档案记载的是关于当事人身份、经历、学历等方面的信息，自然是与当事人的切身利益息息相关的。

此外，西方一些国家也非常重视公民对人事档案知情权的维护，将人事档案内容向当事人开放。比如在美国，所有在职、离职的人员就都可以在法定工作日内向美国国家人事文件中心提出申请，查阅本人人事档案中除了鉴定、考核、录用等以外的材料，并且可以就产生质疑的内容向主管部门提出申请，如果是人事档案中的内容有误，则可将其剔除或是由本人提交一份澄清事实的备忘录存入人事档案。而在法国，启动对公职人员惩戒程序以前，必须告知当事人，相关材料也必须先由本人签名确认后才能归档，从而维护当事人对其人事档案信息的知情权。因此，我国的人事档案管理工作也应借鉴以上经验，向当事人开放不属于保密范围的人事档案，保障公民对自己档案的知情权，体现以人为本的思想。

最后，从人事档案包含的十大类材料内容来讲，这些材料绝大部分出自事档案形成者本人之手，也就是说，其实人事档案中的大部分内容本人已经知道或者变相知道，只有个别材料如鉴定、考核、考察材料本人只知结果不知具体过程和内容。但是这部分材料，数量少之又少。由此可见，人事档案材料中，真正需要对本人保密的材料只是很小一部分，如果因为这一小部分内容而过分强调人事档案的保密性，难免给人一种无视知情权或者“故弄玄虚”的感觉。

因此，应适度地向当事人公开部分人事档案信息，将人事档案部分向当事人开放。这不仅可以方便人事档案本人，方便其查询记忆不清晰的日期等信息，还利于提高人事档案的利用率，是沉闷的人事信息活跃起来，更有助于增强公众的档案意识，加强其对人事档案工作的监管，提高人事档案的真实性、准确性。

三、人事档案部分向当事人开放的措施

首先，人事档案管理部门应转变传统观念，以人为本，增加透明度，开放不属于保密范围的人事档案。具体措施如下：

（一）尊重人事档案保密性的特征，尊重人事档案主体的权益，不向组织以外的其他当事人开放他人档案，也就是说，开放部分当事人档案面向的主体是档案所属人。（二）当事人只能查阅本人档案的目录和已知的档案内容，如出生年月、入党入团时间、职称评定时间等，对于考核鉴定等材料只能知结果不能知过程，即不得查阅上级和组织的鉴定、考核评语等内容。（三）查阅人必须出示本人有效证件，认真填写档案查阅登记薄，报考硕士、博士需复印成绩等材料的，必须出示与相关部门签订的有关协议。（四）人事档案向当事人开放并非是本人可以直接接触人事档案，而是查阅人向档案管理人员说明查询内容，由档案员代为查找，防止本人涂改篡改档案内容。

其次，人事档案管理人员必须改变自己“保管员”的角色，与时俱进，积极学习现代化科学技术，不断更新知识结构，摒弃重管轻用的思想，变被动服务为主动服务。人事档案的查借阅服务只是一种初级服务，根据实际信息需求，探索、开发各种实用、特色的信息数据库，才是人事档案部分向当事人开放的最终途径，也是实现人事档案由“保管员”向人事档案信息资源的“提供者”转变的唯一途径。

建立方便公众查询的人事档案信息查询系统包括以下几个步骤：（一）通过运用计算机、扫描仪等设备，将人事档案资料进行数字化，这是建立人事信息查询系统的基础。（二）运用EXCEL表格建立人事档案数据库。该数据库内容设置不仅应包括姓名、性别、出生年月、入党、入团时间、参加工作时间等基本人事信息，还应该涵盖包括学习经历、工作经历、职务、职称、工资、奖惩、考核等变更情况的数据。（三）当事人经过人事档案管理部门批准授予权限后，便可以在人事档案信息查询系统中查阅自己所需的信息。当然，当事人只具有信息的查看权，而没有信息的修改权。如当事人对某些信息存疑，可提出复核申请。

如此，公众便可随时获悉哪些材料已归档，有没有丢失，是否失真，对档案管理人员起到监督的作用，亦可堵住假材料或“汤国基”材料的可乘之机，提高归档材料的真实性、准确性，实现真正的“档若其人”。对于组织人事部门而言，一些人员信息的查询也不需再翻阅纸质档案，既可以从繁琐的手工劳动中解放出来，提高工作效率，又避免了重复翻阅档案对档案本身的磨损。

当然，在信息数据库建立过程中，人事档案管理部门必须认真研究人事档案相关管理政策，对人事档案资料的保密与利用做出正确划分，并运用信息技术加密技术对人事档案信息资源进行权限划分和加密。还应根据人事档案动态性的特点，时时注意采集人事信息，确保数据库的信息的及时更新，与实际情况相符。

最后，必须再次强调的是，在人事档案信息库建设过程中，一定不能忽视人事档案信息的安全问题，必须采取有效的保护措施，防止信息泄密和被破坏。比如，及时对数据库信息进行备份，处理好数据库各种权限的界限，严格把好人事档案利用审查关，对于不能提供利用的内容坚决不予公开。同时，要进一步建立健全人事档案《安全保密制度》，明确人事档案相关责任制度，保障人事档案信息的安全。

（本文系2016年度河北省档案科技项目计划项目“高校档案工作运行状态监测系统”的研究成果，项目编号：2016-Y-03）

（责任编辑：闻道）

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[6] 陈岩.关于人事档案信息公开工作的若干思考[J].黑龙江档案,2012,(3)

[7] 中共中央组织部、国家档案局.干部档案工作条例[Z]. 1991-4-2

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