关于工程档案案卷题名的讨论

文/刘春科

关于工程档案案卷题名的讨论

文/刘春科

档案案卷题名中使用“资料”等概称，是对档案概念的混淆，还是由行业习惯称谓或无法具体化文件类型名称而采用概称这些原因造成的，其存在是否合理

工程（或称基本建设）档案是以卷为单位进行整理的，整理者要给每卷档案拟写一个案卷题名，案卷题名应揭示案卷文件内容，以便区别案卷，方便检索利用。案卷题名一般应由工程项目名称、结构或阶段名称、文件类型名称三部分组成，如《***煤矿井下污水厂预沉淀池改造工程施工日志》，这样的案卷题名，大家都认可。但有的单位的工程档案有如下题名：《***矿选煤厂厂区硬化工程管理资料》、《***矿选煤厂厂区硬化工程技术资料》、《***矿选煤厂厂区硬化工程结算资料》、《***办公楼粉涮工程结算资料》，这些题名则不被一些档案人员，特别是档案行政管理部门认可，他们在档案执法检查、业务指导、业务培训或工程项目档案验收时认为是案卷题名拟写错误，要求更改。其理由主要为题名中“资料”二字混淆了档案和资料的概念，也未揭示卷内文件具体类型名称。笔者理解反对者的看法，但质疑其理由，更不赞同做为业务检查正误判别的标准。笔者认为这样的题名是可以存在的，理由概述如下：

一、案卷题名和案卷是否是档案没有必然的逻辑关系。是否是档案，只和案卷内文件来源、形式、保存价值有关。只要是本立档单位形成的，反映本单位工作情况的，有保存价值的，原始的文件材料，就具有档案属性，应予归档，通过归档流程，它就成为档案案卷。至于案卷题名中用了“资料”字样，并不影响本卷文件的档案性质。

二、案卷题名并不承担案卷是档案还是资料的判定责任。对案卷题名中出现“资料”字样的否定意见，主要是认为这样的题名混淆了档案和资料的属性区别，把档案标为资料，这是对案卷性质的改变。笔者认为这种意见拘泥于文字，是从形式出发，是机械，教条和形式主义的表现，是混淆了案卷题名拟写和归档鉴定的关系。工程档案是工程过程中相关单位、岗位形成的。工程单位在工程过程管理中一般都习惯将工程过程中形成的各种文件称为工程资料。工程资料一般由施工单位整理立卷，施工单位在整理工程文件时可以把它当资料对待，故其在案卷题名上冠以“资料”字样是情理之中的。施工单位给案卷拟写题名只是给该案卷起一个名称，并不是在给该案卷进行资料与档案的鉴定标签。工程项目业主单位对工程资料进行归档鉴定，主要是根据卷内文件内容及形式是否具有档案属性，而不是用案卷题名来判别是否归档。资料亦有广义的资料和狭义上的资料区别。广义的资料，顾名思义就是可资利用的文件材料，从这个意义说档案也是资料。狭义的资料就是相对于档案的概念，即资料中那部分不符合档案特征的，不是按照档案来管理的文件材料。而本文中列举的如《***办公楼粉涮工程结算资料》一类案卷，其义就是用于工程结算的依据性文件材料，其题名中的资料二字是广义上的资料含义，而不是区别于档案的那个狭义的资料概念，所以不涉及档案与狭义上的资料性质的判定问题

三、案卷题名用“资料”字样结尾，是对卷内文件类型的高度概括，是对大卷题名的一种拟写方法。有时由于卷内文件数量和文件类型很多，内容跨度也很大，拟写案卷题名既要揭示卷内文件内容和类型，又要文字尽量简明精干，确实很难兼顾，只能使用具有高度概括性的词语，如文件、资料等字样。笔者接触过的工程档案，有的案卷厚达300多页，内中文件有30多件，文件类型涉及多种，案卷题名竞有150多字，盒脊上无法填写，在案卷封面上密密麻麻写了整个版面，读起来非常艰难，根本不象个案卷题名。其原因就是卷内文件多，文件类型难以概括，又想尽量把卷内文件具体地反映出来，结果把案卷题名变成了卷内文件名称的罗列。其实如用文件、资料等词语就可简化案卷题名，拟写也就很容易了。笔者理解，将文件、资料等概称词语用于案卷名称，是解决大卷文件类型多难以列举或概括的矛盾的一种方法。

四、档案部门应尊重业务部门的管理方法、习惯用语和历史沿袭。工程建筑行业经常使用工程资料、工程档案资料这样的习惯用语。一些法规性文件题名也用“档案资料”字样，这里的“档案资料”二词实际上是同义词，就是档案的意思，更进一步细究，亦可理解为档案形态的资料。如国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，该文将档案资料并称达27次之多。再如国家经委、国家档案局发布的《关于做好技术改造和技术引进中档案资料工作的通知》，文中也将档案资料全部并称。又如2012年9月27日中国煤炭建设协会、煤炭工业建设工程质量监督总站发布的《煤炭建设工程技术资料管理标准》，文中将属于归档范围的工程文件统称为资料，其第三条：“工程技术资料按管理资料、技术资料和质量控制资料三大部分进行收集、整理、组卷、归档”，明确为组卷分类标准，执行此标准的煤炭建设施工单位即很简洁的将工程文件对应分类组卷，案卷标题拟写为如本文开头所列举的案卷题名《***矿选煤厂场区硬化工程管理资料》等。再如某些企业要求施工单位报审结算时必须将该工程结算审定的依据性文件汇编成册，提交审查，该文件汇编就叫结算资料。如《***矿办公楼粉涮工程结算资料》。这类结算资料的名称在使用单位是约定俗成多年沿袭大家都明白的，档案部门将其归档保管，其案卷题名需要更改吗？更改成怎样的题名更合适？笔者认为作为下游的档案部门，应尊重上游业务部门的管理方法和工作成果。

五、档案工作的出发点和归结点都是档案的保管利用，判定档案整理方法合适与否的根本标准也应该是是否有利于档案的归档、保管及利用。以笔者多年的档案工作实践，并未发现因案卷标题中出现“资料”字样而造成归档、保管困难或利用价值下降的问题。所以笔者认为既然案卷题名中“资料”二字无碍于档案的保管利用，就无需认定其为错误。对具体的档案整理方法，只要无碍于保管利用，又便予简化操作，均应理解包容，尊重历史，尊重现实，尊重他人，给予别人必要的自由工作空间。况且我国任何档案法规标准文件中都没有明确规定档案案卷题名中不能有“资料”字样。

综上所述，笔者认为档案案卷题名中使用“资料”等概称，并不是对档案概念的混淆，而是由行业习惯称谓或无法具体化文件类型名称而采用概称这些原因造成的，其存在是合理的。笔者撰文细述期望引起档案同仁、档案行政管理部门关注讨论，明辨是非，形成共识，便于档案整理操作。

（作者单位：中国神华神东煤炭集团公司）